淺談如何做好檔案管理工作

閆薇薇

摘 要：隨著經濟的快速發展，以及產業化進程的逐步加快，檔案的管理模式及利用方式方法也發生了巨大的變革。作為單位管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞，決定著工作質量和效率，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。因此，加強檔案管理工作各環節的規范性、完整性，加強資源共享，已經成為今后檔案工作發展的必然趨勢。

加強檔案管理工作各環節的規范性、完整性，加強資源共享，從而提高檔案工作的效率與質量，可以給領導的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，作為檔案管理工作人員，務必認真做好、完善檔案管理各個環節的工作。

1 對檔案管理工作要有正確的認識

檔案管理工作人員對檔案管理工作是否有正確的認識，直接決定著檔案管理工作的質量和水平。很多人在開始接手檔案工作時，會遇到很多問題，很多人對檔案管理工作的認識不夠全面，感覺無非是把上級來的文件和本單位下發的文件歸類封存而已，以為是一個特簡單的工作，這樣的人不在少數。正是由于有這種看法，所以開始整理時毫無頭緒，無從下手，文件堆滿桌子，手忙腳亂。直到這時才會真正認識到檔案管理工作其實是一項非常重要的工作。從宏觀上講，檔案是在各項社會活動中逐步形成的文件轉化物，是歷史憑據也是人類發展歷程中的寶貴財富，對人類文明進步具有重要的參考價值和憑證作用。從小處講，小到各單位，檔案資料是單位發展過程的經歷紀錄，記錄著單位經濟、政治、文明等方面不斷發展完善的過程。這個過程，包括思路的形成、制度的完善、措施的制定、人事的安排等重要方面，所以說，做好檔案管理工作，對單位發展具有非常重要的意義。

2 要了解檔案的重要作用

檔案資料的重要性具體體現在以下幾個方面：

1、機關工作的查考憑據

檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一人政府、任何一個機關單位連續工作必須查考的憑據我們黨和國家歷來強調辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業等單位的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。

2、生產建設的參考依據

檔案中記載了各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產手段到生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為工農業生產和經濟管理的科學依據和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現代化生產管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經濟活動的情況，都能為以經濟建設為中心的現代化建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制訂經濟計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經濟管理，促進生產力發展，提高經濟效益，具有直接的作用。

3、政治斗爭的必要工具

檔案中記載了社會、階級、經濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統治和進行各種政治斗爭的工具。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據和銳利武器。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權、同霸權主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內長期存在，仍須正確發揮檔案的政治作用。

4、科學研究的可靠資料

無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據以潛心鉆研，探索事物發展的規律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。

5、宣傳教育的生動素材

檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。由此可見，檔案在生活中具有多么重要的作用。

3 檔案管理人員必須具備基本的專業素質

檔案工作是整個單位發展過程中的重要組成部分。檔案工作人員要具備專業知識，勇于開拓創新。

1、檔案管理人員要具備較強的組織文字材料的寫作能力。文字處理也是檔案管理工作的一部分。檔案管理者要有一定的文學修養、扎實的文字功底、較強的文字書寫能力和概括能力，這樣才可以將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為各項工作服務。

2、檔案管理人員一定要把好公文形成關。公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基石。而公文的擬制，是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發。由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。

4 檔案管理人員應具備應用現代化手段的管理能力

隨著電子信息技術的飛速發展，檔案管理的工具選擇也極大地豐富起來，使檔案管理工作面臨更多考驗。為適應新時期對檔案管理工作提出的各類要求，在檔案管理部門加強檔案管理的信息化建設的同時，檔案管理人員首先要積極學習掌握計算機基礎知識，加速檔案信息的電子化和數字化進程，在提高工作效率的同時，注重檔案信息的完整性，為使用者提供快捷、高效的檔案查詢服務。

參考文獻

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