淺談人事檔案的管理

杜雨萱

摘要：人事檔案管理是組織人事部門核實年齡、工資和學歷，考察任用干部，落實政策，辦理離退休手續的重要依據，同時也是人事工作的重要組成部分，是一個人工作和學習的歷史縮影。因此，人事檔案管理是否規范不僅會影響組織上的各項決策，也關系到個人的切身利益。目前，有些單位在人事檔案管理上還存在諸多問題，結合自己在工作中的新的體會，簡要談一下人事檔案管理中需要注意的問題。

關鍵詞：人事檔案；管理；規范化

1.導語

檔案工作涉及到社會的各個方面、各個領域、各個時期。搜集、整理、保存檔案的目的是為了對歷史負責、為現實服務、替未來著想。檔案是前人和今天的我們留給自己和后代的寶貴精神財富。檔案是由一張張紙、一本本書、一張張光盤、一件件實物構成的，是沒有生命的，但是它們承載的歷史，記敘的事件是一個個鮮活的人經歷過的，是有生命的。人事檔案管理是組織人事部門核實年齡、工資和學歷，考察任用干部，落實政策，辦理離退休手續的重要依據，同時也是人事工作的重要組成部分，是一個人工作和學習的歷史縮影。人事檔案可以為個人求職就業，組織人事部門求才提供大量真實、豐富、有效的信息，因此管理好人事檔案，對人事任免、錄用有著重要的作用。

2.人事檔案的重要性

2.1 人事檔案是領導干部選拔任用的重要依據。近年來，國家機關和企事業單位對人事檔案的重視程度越來越高，在選拔、任用、培養、接收人員前，都要先查閱個人檔案。這了解考察人員的重要途徑，也增加用人單位對擬接收人員的信任度。

2.2 人事檔案是最有效、有力的憑證。在人員加入中國共產黨及其他民主黨派時，審核人事檔案是考察人員落實黨的政策、歷史是否清白的有效措施，同時也為個人確定和澄清有關問題提供了有力的憑證。

2.3 人事檔案是最準確的信息庫和重要歷史材料的來源。人事檔案的信息可以為領導決策提供有價值的信息和參考，同時具有很高的史料價值。在現階段和今后一個很長的歷史時期內，人事檔案無論對單位和個人都有不可替代的作用。

3.人事檔案管理工作中存在的問題

3.1 缺乏檔案管理的先進設備和對辦公自動化的更新改造。目前的人事檔案管理在人員較多的單位一般是采用微機和軟件的管理辦法，在管理相對薄弱的單位，甚至還采用老式的存放和管理方法，在網絡化迅速發展的今天，已經遠遠不能適用于發展的需要。檔案管理手段的落后主要原因為：一是管理層領導對檔案工作的重要性認識不足，沒有投入足夠的財力物力。二是有點單位雖然采購了部分先進的設備，但是由于檔案管理人員操作不熟練，沒有做到物盡其用。

3.2 檔案管理人員意識淡薄。有些檔案管理人員沒有充分認識到檔案管理的重要性，沒有引起對檔案管理工作的高度重視，在檔案管理工作中缺乏責任感、職業道德、奉獻的精神和認真的工作態度，有的還欠缺專業扎實的檔案管理理論，對檔案管理的重要性人事不夠。

3.3 檔案管理制度化水平低，管理不規范。主要表現在：一是入檔材料收集不規范。在收集入檔材料的過程中，沒有嚴格的流程和制度，有的材料想交就交，不想交就不交，致使有些制度形同虛設。二是檔案整理不規范。沒有嚴格按照卷內文件目錄的順序進行排序，或者卷內目錄與實際檔案不相符，資料不全的現象很常見。三是檔案利用不規范。在檔案借出查閱的過程中，有時借出的檔案沒有按期歸還，

4、人事檔案科學化管理措施

人事檔案工作必須要有科學的管理方法，才能保持工作的高質量。隨著形勢的發展，人事檔案管理工作要求也隨之發生變化，檔案工作必須緊跟干部工作的要求，與時俱進，實現管理的規范化和信息化。

4.1 做到檔案材料收集、歸檔的規范化。要實現干部檔案管理的高質量，必須要及時的收集和補充檔案材料。在2015年開始開展的領導干部檔案材料集中審核中，凸顯出很多檔案材料存在的問題，如入檔材料不規范、有些工資審批等重要材料缺失、出生信息等不一致，鑒于以上問題，對于收集到的材料，要第一時間鑒別是否符合相關標準要求，是否符合進檔材料的質量，對于不符合要求的檔案材料要及時退回，限期整改再進行歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，要及時退給有關單位，做到檔案材料的不積壓、不丟失、不破損。

4.2改進檔案的查閱方法。目前通常采用的干部人事檔案的檢索方法是“四角編碼”法 和“筆形編號”法，這兩種方法均有一定的優缺點，有點是科學準確，但是缺點是繁瑣，難記憶，工作效率不高。為了提高工作效率，建議可以采取英文字母的順序號進行排列，一方面便于記憶和查找，另一方面大大提高了工作效率。在信息化高速發展的現在，要充分運用計算機等設備，將檔案目錄完整有序的存在電腦上，使查檔人員通過檢索系統和利用系統，就可以在不接觸紙質檔案的情況快捷地查詢到需要的信息，提高查詢速度，在一定程度上保護了原件，有利于干部人事檔案的保密。

4.3分類管理。國家公務員、事業單位人員的檔案由組織人事部門建立并管理，改變過去一個單位的檔案由組織部門、本單位和人才交流中心等多個單位共同管理的混亂狀態；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4.4充分利用現代化的管理手段。檔案管理人員要及時進行知識更新，不斷掌握現代化的檔案管理理論和新技術的運用，與時俱進、開拓創新、加大投入，建立數字化檔案和多媒體檔案，并進行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

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