事業單位檔案規范化管理探究

蔣周凌

摘要：在社會各項建設改革制度不斷完善和健全的帶動和影響下，社會生產生活領域當中各種各樣的檔案文件信息，需要專門的部門和工作人員，對其進行及時有序的整理。各種各樣的檔案文件信息，已經逐漸成為社會人力、財力以及生產管理資源當中的重要組成部分。本文在簡單介紹目前事業單位檔案管理工作開展過程之中存在的問題后，將能夠有效規范檔案管理秩序的方式和途徑，進行了深入的分析和探究。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化管理

前言：

隨著社會主義建設事業的不斷完善和發展，來源于社會上的檔案信息無論是在數量還是在內容方面，都有逐漸上漲的發展趨勢。隨著社會成員和單位檔案信息管理內容的不斷增加，相應管理工作開展的規范性也隨之被提出了更高水平的要求。有秩序的檔案管理工作的開展，能夠直接對相關人員工作效率和質量的提升起到顯著的推動作用。如何實現檔案管理的規范化，就成為事業單位領導人的重點研究內容。

一、事業單位檔案管理工作的發展現狀

事業單位當中檔案信息管理工作的開展，發展到今天已經有幾十年時間的歷史。在以往檔案管理工作開展的過程當中，大部分工作人員普遍采用人為統計和管理的工作方式[1]。不僅在統計過程之中容易出現信息記錄的失誤，而且大量紙質的檔案信息材料，也為其保管和儲存工作的展開帶來了難度。紙質信息的保存周期是有限的，對環境和空間有著極為嚴苛的要求。一旦在管理儲存的過程之中出現主客觀方面突發的影響因素，極容易造成事業單位檔案信息內容的損毀和缺失。

在社會現代化電子信息技術應用手段不斷提升的帶動和影響下，工作人員逐漸轉變了自身的管理理念，將部分檔案信息內容的搜集和管理工作的開展，結合應用了大數據信息庫的統計方式。但由于個別事業單位當中的領導人，仍沒有真正認識到檔案規范管理的重要性。導致在實際規范化管理章程推行和實施的過程之中，經常出現應付了事等敷衍的工作態度。管理人員自身的業務工作能力低下，沒能掌握靈活應用科學信息技術手段的要領的，導致整體檔案信息管理工作的開展，其規范化的發展程度仍舊偏低。

二、規范事業單位檔案管理工作的思考

（一）完善檔案信息管理的工作制度

想要實現檔案信息儲存統計工作的規范化管理，就應當設立相對應的管理制度作為約束力量。事業單位當中的高層決策領導者，應當在結合目前國家后自行部門檔案立卷管理規劃的基礎之上，在單位內部建立統一的檔案工作管理制度。將檔案管理負責人的工作編號、在職時間、編制支撐以及工作費用支出等，統一列入到檔案信息管理的制度章程當中。做到檔案信息管理崗位上的工作人員，其所有的工作流程可以有章可依。在適當的時機條件下，還可以在單位檔案管理科內部建立工作激勵制度。對工作能力較高、業績表現突出的工作人員，適當給予獎金或者榮譽稱號等各種形式的激勵嘉獎，讓員工能夠在激勵規章制度的帶動下富有工作熱情，更加積極主動的投身到自己的工作崗位當中[2]。

（二）建立檔案信息管理的兼職工作崗位

為更好的緩和目前事業單位檔案信息管理崗位空缺的矛盾現象，單位負責人應當轉換人力資源的儲備方式，擴大專業檔案信息人員的儲備規模。在必要時，人力資源管理部門還可以通過設定臨時兼職檔案管理崗位的方式，避免事業單位內部出現崗位空缺的消極管理現象。無論是加入到檔案管理部門的兼職還是全職的工作人員，事業單位都應本著專業化人才培養的工作目標，對其定期開展檔案信息內容管理的專業技能培訓，讓職能崗位上的工作人員，能夠及時擺脫傳統管理思想的束縛，掌握更多現代化、高科技的管理方式，最終實現事業單位檔案信息內容管理工作的規范化開展。

（三）強化檔案信息安全保障體系的建設力度

事業單位的工作人員還可以不斷強化檔案信息安全保障體系的建設力度，避免因出現檔案隱私內容外漏的現象，擾亂單位內部檔案管理工作開展的秩序。需要相關工作人員尤為注意的是，檔案信息內容管理工作的開展，需要工作人員自身能夠具備高水平的責任心認知觀念。在此基礎之上，建立起來的信息安全保障體系，才能實現信息內容儲存和傳輸的科學化和規范化。相應信息安全保障體系的構建，應當嚴格遵循國家信息安全數字化系統構建的實際要求標準。無論是在硬件設施的配備還是在軟件系統的構建水平方面，都應盡可能滿足大數據信息庫的規范化建設要求。統一的檔案信劃分標準已經成為目前事業單位檔案信息管理工作開展的基本原則之一。

（四）實現檔案信息管理方式的優化創新

想要實現事業單位檔案信息內容的規范化管理，還要實現實現檔案信息管理方式的優化和創新。我國國家領導工作人員已經于上個世紀的八十年代中期，在針對結合事業單位檔案信息內容管理近況的基礎之上，提出了有關“檔案信息電子文件規范化管理方案”的規劃和設想。其中著重論述的電子OA檔案信息規劃管理系統，已經成為目前事業單位檔案管理工作開展的主要技術應用手段之一。事業單位的決策人員，還可以派遣檔案管理部門的工作人員，讓其能夠有機會親自參與電子檔案信息管理系統的開發和升級工作。在觀摩和學習的過程之中，檔案管理人員能夠學習到更多系統信息統計管理的功能和應用方式。對提升其檔案管理的時效性，有重要的推動和保障作用[3]。

結論：

總而言之，檔案管理一直是事業單位眾多工作流程之中較為主要和關鍵性的工作環節。檔案管理規范化發展程度的高低，有時能夠直接影響整個事業單位內部各項工作開展的秩序和質量。工作人員要在認識到檔案管理工作開展的重要性的基礎之上，發現目前檔案信息規范化管理之中存在的欠缺和不足。只有管理人員能夠采用更加先進和現代化的管理理念，才能應用合理的工作方式，實現其工作效率的穩步提升。

參考文獻：

[1]陳俏麗.機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略探討[J].科技展望，2016，15：241.

[2]丁峰.新時期事業單位檔案規范化管理的具體方法探討[J].辦公室業務，2014，13：75.

[3]郭雪瑩.論影響行政事業單位檔案質量的因素分析及規范化管理對策研究[J].辦公室業務，2014，17：91.endprint