工會(huì)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

徐素萍

摘要：檔案管理對(duì)工會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義，但目前相關(guān)部門對(duì)工會(huì)檔案管理工作重視不夠，工會(huì)檔案管理制度不夠完善，檔案管理人員崗位不夠穩(wěn)定。解決這些問(wèn)題，建議做好檔案的收集整理工作；提高檔案人員專業(yè)水平；建立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制。

關(guān)鍵詞：工會(huì)；檔案管理；經(jīng)濟(jì)社會(huì)

工會(huì)檔案是工會(huì)事務(wù)的詳細(xì)記錄，是工會(huì)工作的重要組成部分，也是工會(huì)組織的一種信息資產(chǎn)，在工會(huì)事業(yè)發(fā)展中的作用非常重要。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，工會(huì)在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用越來(lái)越重要。在工會(huì)的日常工作中，檔案的管理對(duì)工會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)有著重要的意義，對(duì)規(guī)范工會(huì)的建設(shè)，提高工會(huì)工作水平等方面都有很好的促進(jìn)作用。

一、工會(huì)檔案的基本含義

工會(huì)檔案是工會(huì)組織在組織建設(shè)、維護(hù)職工合法權(quán)益、評(píng)選表彰勞動(dòng)模范、舉辦文體活動(dòng)中自然形成的，是工會(huì)組織履職過(guò)程的真實(shí)記錄，是工運(yùn)事業(yè)發(fā)展的歷史憑證。通過(guò)對(duì)檔案的查找和利用，可以清楚地看到工運(yùn)發(fā)展的足跡，看到各個(gè)時(shí)期取得的成績(jī)、榮譽(yù)和存在的不足，為今后工作的開展提供參考與借鑒。同時(shí)，還可以促進(jìn)各級(jí)工會(huì)組織之間的信息交流，提升工會(huì)工作水平，推動(dòng)工會(huì)工作的創(chuàng)新發(fā)展。

二、工會(huì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)部門對(duì)工會(huì)檔案管理工作重視不夠

當(dāng)今社會(huì)作是經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，各個(gè)企業(yè)的主要目標(biāo)是發(fā)展自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，工會(huì)的領(lǐng)高層將目標(biāo)定在對(duì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)工會(huì)的作用沒(méi)有正確的估計(jì)，對(duì)于工會(huì)組織的社交類活動(dòng)認(rèn)識(shí)不足，大部分領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得這類福利活動(dòng)是多余的活動(dòng)，無(wú)需進(jìn)行檔案的記錄。認(rèn)為工會(huì)檔案在整個(gè)工會(huì)的未來(lái)發(fā)展中的作用微乎其微。正是由于輕視工會(huì)檔案工作，導(dǎo)致在工會(huì)全年的工作中忽視對(duì)工會(huì)檔案的安排，工會(huì)檔案沒(méi)有詳細(xì)的計(jì)劃，對(duì)檔案管理工作研究少，檔案管理中遇到的問(wèn)題無(wú)法得到解決，在工作場(chǎng)地與資金方面更是缺少專業(yè)性的安排。

（二）工會(huì)檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前許多工會(huì)在檔案管理方面制度不全，直接導(dǎo)致許多珍貴資料在工會(huì)整理、搬遷過(guò)程中丟失，檔案的丟失就是工會(huì)財(cái)產(chǎn)的損失。大多數(shù)的工會(huì)就是因?yàn)槿鄙倭送晟频臋n案管理制度，在工會(huì)人員借閱與保存的過(guò)程中將許多寶貴的檔案遺失了。沒(méi)有嚴(yán)格的制度約束管理人員的行為，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理工作的輕視，缺少工作該有的認(rèn)真負(fù)責(zé)，最后還是導(dǎo)致了工會(huì)財(cái)產(chǎn)的損失。分類在檔案管理過(guò)程中是個(gè)十分重要工序，將不同種類檔案依序分類能夠提高檢索檔案的效率，同時(shí)也有利于檔案的整理工作。制度的不完善，不僅僅是對(duì)管理工作的不方便，若因此引發(fā)了檔案的遺失更會(huì)對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生相當(dāng)大的影響，更加得不償失。

（三）檔案管理人員崗位不夠穩(wěn)定

大多數(shù)工會(huì)在檔案管理崗位的投入不夠，會(huì)導(dǎo)致大部分的從業(yè)人員流失。就目前的形勢(shì)來(lái)說(shuō)工會(huì)的檔案管理崗位對(duì)人才需求還是比較大的，綜合各個(gè)方面的原因以及壓力來(lái)說(shuō)，相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的市場(chǎng)得不到滿足，而且從業(yè)者的工作崗位經(jīng)常會(huì)隨著其他工作的要求變化，這對(duì)本來(lái)匱乏的市場(chǎng)來(lái)說(shuō)不是什么好消息，檔案管理的從業(yè)人員也要進(jìn)行劃分，也可以分為全職與兼職兩個(gè)方面，兼職職工對(duì)工作投入的熱情有限，在專業(yè)領(lǐng)域的技巧方面有很大的不足，沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，這直接導(dǎo)致了兼職職工業(yè)務(wù)知識(shí)不精通，在管理的過(guò)程中，兼職職工都存在應(yīng)付了事的工作態(tài)度。

三、解決工會(huì)檔案管理工作中問(wèn)題的建議

（一）做好檔案的收集整理工作

由于實(shí)際的工作比較繁雜，因此工會(huì)相關(guān)工作檔案的形式種類就比較繁雜，日常的歸檔處理工作也會(huì)有較大的工作量。在收集整理工會(huì)檔案時(shí)，要切實(shí)處理好“有文必檔”和“有文不歸”之間的內(nèi)在關(guān)系，使檔案文件的收集歸檔更加明確，以便保全資料避免丟失。這個(gè)過(guò)程需要注意：首先是要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的作用使管理體制得以健全。要根據(jù)工會(huì)的機(jī)構(gòu)體制特點(diǎn)，結(jié)合檔案材料生成的過(guò)程和特點(diǎn)建立起涵蓋面比較廣的管理網(wǎng)絡(luò)體系，這樣方便于檔案信息的交流協(xié)調(diào)，能夠通過(guò)上下之間的密切配合形成檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這也是檔案收集整理工作的基礎(chǔ)性工作。其次是在發(fā)揮能動(dòng)作用的基礎(chǔ)上提高工作的效率效能。各部室的兼職檔案員要忠于職守，勤于動(dòng)手動(dòng)腦，將各自的工作做好做到位。一方面要主動(dòng)根據(jù)文件檔案生成的時(shí)間進(jìn)行細(xì)致地收集工作，將重要的能夠反映工會(huì)活動(dòng)記錄進(jìn)程的材料系統(tǒng)整理收集。另一方面也要加強(qiáng)與綜合檔案室的溝通工作，及時(shí)反饋收集信息，避免文件與資料的遺漏。每一個(gè)收集的階段工作完成之后，應(yīng)該主動(dòng)將文件收集歸檔。

（二）提高檔案人員專業(yè)水平

檔案人員的專業(yè)水平直接影響著工會(huì)檔案管理工作的有序、高效開展。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，工會(huì)應(yīng)建設(shè)一支具備較高專業(yè)化水平的檔案管理隊(duì)伍，確保檔案人員擁有較強(qiáng)的洞察能力、分析能力、管理能力以及信息專業(yè)技術(shù)的應(yīng)用能力，不斷提高工會(huì)檔案工作的管理效率。要為檔案人員提供充足的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)起檔案人員參與培訓(xùn)的積極性，及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，提升自己的業(yè)務(wù)處理能力和專業(yè)水平。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案人員的政治思想和職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其愛(ài)崗敬業(yè)、盡忠職守的工作態(tài)度，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)和事業(yè)心。

（三）建立檔案管理可持續(xù)發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制

工會(huì)檔工會(huì)各項(xiàng)工作的開展，都需要嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，推進(jìn)工作的規(guī)范化、程序化，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。工會(huì)檔案工作主要分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)。對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)制訂相應(yīng)的管理制度，如《檔案借閱利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，這樣才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。工會(huì)檔案工作制度的制訂要在結(jié)合實(shí)際情況的同時(shí)，體現(xiàn)合理性、科學(xué)性， 以適應(yīng)工會(huì)檔案管理的需要。工會(huì)組織要成立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化責(zé)任分工，明確目標(biāo)責(zé)任，推進(jìn)工會(huì)檔案工作可持續(xù)開展。endprint