論檔案管理工作在路橋養(yǎng)護中的作用

陶京

[摘 要]檔案管理在一定程度上能夠幫助人們提高整個工程的質(zhì)量。路橋養(yǎng)護行業(yè)也不例外，通過對路橋養(yǎng)護卷帙浩繁的材料進行檔案管理，能夠提供最原始的數(shù)據(jù)，方便以后查找和學(xué)習(xí)。可以說，在整個路橋養(yǎng)護工作中，檔案管理有著統(tǒng)籌與宏觀管理的重要作用。因此，必須要確保路橋養(yǎng)護檔案的本真狀態(tài)，保證資料完整、真實、有效。本文對路橋養(yǎng)護的檔案管理工作進行了闡述，包括特點、工作的流程和重要性等。

[關(guān)鍵詞]路橋養(yǎng)護；檔案管理；作用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.098

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

在各行各業(yè)迅猛發(fā)展的當(dāng)下，道路橋梁工程建設(shè)的發(fā)展十分迅速。但在這過程中，道路橋梁不可避免地會出現(xiàn)一些質(zhì)量問題，需要進行養(yǎng)護工作，其中會涉及很多內(nèi)部資料，也就是人們說的檔案，其記載著路橋養(yǎng)護工作的工作進程、質(zhì)量情況、設(shè)計的方案等原始信息，這些都是道路橋梁養(yǎng)護工作中重要的數(shù)據(jù)信息，都是今后查找、校閱的原始出處。目前，路橋建設(shè)的工期相對較長，而且會涉及很多的內(nèi)容與項目，導(dǎo)致檔案登記時可能存在不完整的情況，信息殘缺或不全的情況時有發(fā)生。此外，由于每個工作人員的專業(yè)能力、個人敬業(yè)素質(zhì)不盡相同，導(dǎo)致了在檔案管理和保存上出現(xiàn)一些不完整的混亂現(xiàn)象。

1 路橋養(yǎng)護檔案管理的特點

1.1 專業(yè)性強

路橋養(yǎng)護檔案中囊括的知識系統(tǒng)紛繁復(fù)雜，主要包括工程、材料、經(jīng)濟等。這就對整理、保管人員提出了較高的要求，需其具備一定的綜合素質(zhì)，能把這些知識整合在一起，并且合理地放進檔案中。管理人員必須要對這些知識都有所深入了解，才能做好道橋養(yǎng)護的檔案管理工作，不致出現(xiàn)混亂。

1.2 周期較長

道路和橋梁的養(yǎng)護工作具有經(jīng)常性，工程從開始到竣工驗收工時較長。所以，檔案管理的周期較長。所以，工作人員一定要有耐心和細心認真對待。

1.3 牽涉面廣

在道路和橋梁的養(yǎng)護工作中，除卻需要遵守諸多法律法規(guī)外，還需要對國家相關(guān)部門頒行的政策進行了解和掌握，這些也是檔案管理工作者要進行整理和保存的。

1.4 載體多

隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化、電腦化，甚至人工智能也在生活中日益稀松平常。路橋養(yǎng)護的檔案也不再像以前那樣都是紙質(zhì)的了，也出現(xiàn)了很多的電子檔案和照片、攝影、光盤等形式。

2 高速公路檔案管理的工作流程

2.1 相關(guān)資料的收集

關(guān)于文件的檔案有一定的時效性，在所有的檔案里面相關(guān)人員都要保證檔案的真實性，不能弄虛作假，否則就與檔案工作的初衷相悖離。相關(guān)人員要按照一定的流程對所收集的資料材料進行整理加工，并且按照具體的管理條例進行保管。

2.2 文件整理和組卷

相關(guān)文件的整理和組卷需要工作人員認真對待，要求檔案工作人員除了具備一定的專業(yè)知識外，更需細致認真。首先，在進行工程的養(yǎng)護之前，檔案工作人員要把所需要的文件類材料分類規(guī)劃好，方便使用的時候查找。其次，施工建設(shè)單位要根據(jù)上述的文件進行總結(jié)，這就要按照文件的時間或者形成的時間進行組卷工作。第三，工程的設(shè)計文件必須要保持本來的面貌，并且不能和其他文件一起組卷。第四，項目在施工時也會產(chǎn)生一些文件，對于這些文件，施工單位要根據(jù)產(chǎn)生的時間進行組卷。第五，養(yǎng)護結(jié)束時，也不能馬虎，需要把工程的總花費和財務(wù)的預(yù)算決算進行比較匯總，還有一些設(shè)計、竣工的圖紙，都需進行組卷。對于這些內(nèi)容的組卷要求倒不是很嚴格，按照單位的管理要求進行即可。第六，項目在統(tǒng)籌規(guī)劃時也會產(chǎn)生一些文件，這些文件工作人員要按照時間和程序進行組卷，還有一些重要性的情況也要考慮進去。最后，在組卷了的文件里面，一般順序是：前面的文件是批復(fù)的內(nèi)容，后面是請示的內(nèi)容。遵循正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；正文內(nèi)容在前，參考文獻在后；文字在前，圖片、圖表在后。

2.3 工程檔案的驗收和移交工作

只有通過合格驗收的工程才能夠竣工，竣工以后，檔案的相關(guān)工作人員要對工程里面涉及的文件和材料進行分類匯總和收集，以便日后查找。項目檔案驗收的申請報告里面，有諸多必須包括的內(nèi)容，如，基本的工程檔案、項目工作管理的檔案、文件整理和收集的記錄、完成工程的圖表和設(shè)計報告、合格的質(zhì)量檢測報告，以及此次養(yǎng)護解決了什么樣的問題，采用了什么樣的方法，養(yǎng)護進行時的一些數(shù)據(jù)和工作情況的記錄及養(yǎng)護的施工單位等。

有關(guān)工程檔案的移交工作也有很多要準備的和注意的方面。工程檔案的移交工作要注意以下幾點內(nèi)容：在工程項目檔案通過專項驗收后，要在項目竣工的90天內(nèi)把有關(guān)聯(lián)的資料文件移交給有關(guān)政府管理部門；在資料移交過程中應(yīng)做好工作記錄，目的是不造成遺漏或者弄丟重要文件，如果有涉及國家法律、管理條例或是科研成果、技術(shù)獎項的工程項目，都應(yīng)該根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，將檔案移交到交通部檔案館進行保存。

3 橋梁檔案的重要性

毋庸置疑，路橋養(yǎng)護的檔案十分重要，比如，有的路橋壞了，需要進行養(yǎng)護，個別技術(shù)的參數(shù)就很關(guān)鍵。比如，某些基地的地質(zhì)情況和基礎(chǔ)的深度情況、隱藏的尺寸多少等都很重要，若是沒有這些數(shù)據(jù)，相關(guān)工作人員就不能進行有效的養(yǎng)護。再比如說，有的橋臺會出現(xiàn)開裂和掉皮等病害，橋面的混凝土也會出現(xiàn)流量增加的情況，沒有原始的檔案數(shù)據(jù)就會很麻煩，無疑會加大維修的成本。

所以，為了在源頭上防止數(shù)據(jù)遺失，就要及時投入人力進行收集整理。比如，某單位從20世紀90年代就開始對所管轄的線路中的橋梁進行檢查并登記。對一類橋、二類橋、三類橋做出了詳細的登記。通過橋梁檔案的初建和規(guī)范，促進了養(yǎng)護管理的規(guī)范化。由原來的不可預(yù)見性養(yǎng)護，發(fā)展到現(xiàn)在的提前預(yù)防，實現(xiàn)了超前管理，避免了盲目性，既節(jié)約了養(yǎng)護經(jīng)費，又提高了公路的安全性。同時也要將定期和不定期的檢查情況，及時反映到橋梁檔案上，提高橋梁檔案的使用價值，當(dāng)然在登記時務(wù)必做到詳細，方便日后查詢。

檔案管理工作的扎實與否在某種程度上可能決定著一個企業(yè)的生產(chǎn)情況，并且影響著以后的發(fā)展。有了完好的檔案，在今后再次進行道橋養(yǎng)護作業(yè)時，就有了一定的依據(jù)，可以充分查找道橋的信息，方便工作，節(jié)約人力、物力、財力。因此，檔案工作人員一定要做好路橋養(yǎng)護的檔案管理工作，為企業(yè)和國家做好服務(wù)。現(xiàn)在在檔案的管理工作里面仍然有一些問題，面對這些問題，其要充分想好對策，推進檔案管理的信息化進程，要充分利用現(xiàn)在先進的電子信息技術(shù)，如，利用電腦和錄像的功能，多做備份，以防丟失，提升檔案管理的總體質(zhì)量。

4 結(jié) 語

電子信息技術(shù)的發(fā)展賦予檔案管理工作新的意義和內(nèi)涵，世易時移，作為新時代的路橋養(yǎng)護檔案管理工作者，只有不斷根據(jù)新形勢的需要，與時俱進，努力學(xué)習(xí)新的技術(shù)和知識，不斷提高自己的綜合素質(zhì)，才能具備適應(yīng)新時期綜合檔案工作的能力。

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