用友ERP—U8采購管理系統初始設置

李江霞+李竹梅+王達

[摘 要] 采購管理系統是供應鏈管理系統中的重要子系統，其初始化設置工作的正確性，不僅對采購管理系統本身，而且對其他與之相關聯的系統也有影響。文章分四個步驟對采購管理系統的初始化工作進行了闡述，企業在進行初始化時可以對照使用，從而避免出現問題。

[關鍵詞] 初始設置；采購管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04

0 引 言

采購是企業供應鏈活動中一個重要的組成部分，通過采購，企業從上游合作伙伴獲得生產所需的物資，保證企業生產經營需要。用友U8采購管理系統從供應鏈管理的角度，為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺，幫助企業建立一個圍繞采購活動的全面管理系統。用友U8采購系統與生產制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統、委外加工系統等多個系統都存在接口關系，其在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發現，很多工業企業圍繞采購活動的全面管理系統并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤，并導致后續一系列錯誤的發生。因此，企業應提高對采購管理系統初始化工作的重視程度，避免以后在進行業務處理時出現不必要的麻煩。本文分四個步驟對采購管理系統的初始化工作進行了闡述，企業在進行初始化時可以對照使用，從而避免出現問題。

1 系統啟用

以賬套主管的身份注冊進入企業應用平臺，在頁面左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執行“基本信息—系統啟用”命令，啟用采購管理系統。需要注意的是，執行系統啟用操作一定是在進入企業應用平臺后，且不能進行任何操作的前提下才可以。

2 錄入期初數據

采購管理系統的期初數據通常包括兩種情況：

一種是期初暫估入庫，是指采購的貨物已入庫，但是還沒有收到供應商開具的發票的業務，就是常說的貨到票未到；

另外一種是期初在途存貨，是指采購貨物的發票已經送到，但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況，就是常說的票到貨未到。

錄入期初數據是為了將來貨、票齊全時及時進行結算。

2.1 貨到票未到——期初采購入庫單的錄入

在企業應用平臺左側的工作列表中打開“業務工作”選項卡中的采購管理模塊，執行“采購入庫—采購入庫單”命令，進入“期初采購入庫單”窗口，如圖1所示。

單擊“增加”按鈕，錄入相應信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息，可先打開“入庫單列表”，再雙擊打開需要修改的入庫單，單擊“修改”按鈕進行修改后“保存”。如果需要刪除入庫單，則在“入庫單列表”中雙擊打開需要刪除的入庫單，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“入庫單列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單，執行修改或者刪除的操作。

需要注意的是，在采購管理系統期初記賬前，通過點擊采購管理系統的“采購入庫—采購入庫單”只能錄入期初入庫單；而在期初記賬后，采購入庫單則不能在采購管理系統中錄入，而需要在庫存管理系統中錄入。此外，在采購管理系統期初記賬前，期初入庫單可以修改和刪除，但在期初記賬后，期初入庫單將不允許修改和刪除。

2.2.2 票到貨未到—期初發票的錄入

期初存貨在途，但企業已收到供應商開來的采購發票，此時需要錄入期初發票的信息。發票有編號，可以由系統自動編號，也可以由用戶自行編號。

很多企業需要自行編號，這就要求在錄入前將相應的發票設置成允許手工修改發票編號。具體操作如下：

在企業應用平臺左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執行“單據設置—單據編號設置”命令，在打開的“單據編號設置”對話框中單擊選中需要修改的單據類型（如采購專用發票），同時將“手工改動，重號時自動重取”復選框打鉤，保存后退出，完成設置，如圖2所示。

單擊“增加”按鈕，按要求錄入發票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發票的信息，可先點擊“采購發票—采購發票列表”，在打開的“采購發票列表”中找到需要修改的發票行，雙擊后打開，單擊上方的“修改”按鈕進行發票信息的修改后“保存”。如果需要刪除發票，則執行同樣的操作步驟，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“采購發票列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發票，執行修改或者刪除的操作。

2.3 特殊業務兩種期初數據錄入

期初數據除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據外，有的企業因特殊業務的需要還會錄入以下兩種期初數據：

（1）期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統后，要將之前沒有與供貨單位結算完的受托代銷入庫記錄輸入系統，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進行受托代銷結算。

（2）期初代管掛賬確認單。在啟用采購管理系統后，要將之前已與代管的供應商進行了耗用掛賬，但還沒有取得供應商的采購發票，因而不能進行采購結算的代管掛賬確認單輸入系統，在取得發票后再與之進行結算。

3 采購管理系統參數設置

采購管理系統的參數設置，是指在使用采購管理系統進行日常業務處理之前，要確定采購業務的范圍、類型以及對各種采購業務的核算要求，這是采購管理系統初始化的一項重要工作。

在采購管理模塊中執行“采購管理—設置—采購選項”命令，在彈出的“采購選項設置”對話框中進行相應的設置。“采購選項設置”共分“業務及權限控制”、“公共及參照控制”、“采購預警和報警”三個頁簽，應分別進行設置。

需要注意的是，在進行采購選項設置之前，企業一定要詳細了解選項開關對業務處理流程的影響，應結合企業實際業務的需要進行設置。

因為有些選項在期初記賬或開始日常業務后將不能隨意更改，所以企業最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統有影響的選項，設置時更要考慮清楚。

4 采購期初記賬

期初記賬是指將采購期初數據記入有關采購賬，它標志著采購管理系統的初始化工作全部結束，相關的參數和期初數據將不能增加、修改和刪除，除非取消期初記賬。

期初記賬的操作很簡單，在采購管理系統中執行“設置—采購期初記賬”命令，在打開的“期初記賬”對話框中單擊“記賬”按鈕，如圖4所示，在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”，從而完成采購管理系統的期初記賬。

需要注意的是，如果企業沒有期初數據可以輸入，也必須執行期初記賬操作；如果企業期初數據是運行“結轉上年”功能得到的，則為期初未記賬狀態，同樣需要執行期初記賬。

以下情況采購期初恢復記賬按鈕是灰色的，即不能取消采購期初記賬：①采購系統月末已經結賬；②采購系統未結賬但進行了采購結算；③存貨核算系統已經期初記賬。相應的解決方法如下：①恢復采購系統月末結賬前狀態、取消采購結算；②取消采購結算；③先取消存貨核算系統的期初記賬，再取消采購系統的期初記賬。

5 結 語

至此，經過以上四個步驟，采購管理系統的初始設置工作結束。企業在開始日常的采購業務之前最好將賬套做個備份，以免意外情況發生造成數據的丟失。

主要參考文獻

[1]李震，袁巖鳳.ERP財務管理與供應鏈管理系統實驗教程[M].北京：清華大學出版社，2011.

[2]王成.ERP理論與實踐[M].北京：清華大學出版社，2011.

[3]王峰.ERP-U8會計信息化應用實務[M].北京：機械工業出版社，2013.