新時期辦公室行政管理精細化的思路與策略探究

摘 要：以精細化方式開展辦公室行政管理工作，能夠使企業管理水平不斷提升。其實施過程中涉及到的相關內容比較多，不僅要對管理目標、工作流程等具備清晰的認識和了解，更要予以量化和細化，以相關制度為依托，使管理過程更加精細，實現企業員工職業素養的提升。本文主要論述辦公室行政管理精細化內容，并提出具體精細化管理思路及策略，使辦公室行政管理工作能夠順利進行。

關鍵詞：辦公室 行政管理 精細化

前言

當前經濟市場環境下，將精細化管理理念應用到辦公室行政管理工作中極為必要。其既注重管理過程中的科學性，也講求社會分工和服務質量方面的精細化。現如今，很多辦公室行政管理工作過于隨意，導致管理效果不佳。開展具體管理工作時，應了解該過程中存在的相關問題，采用針對性方法予以解決，為后續各項工作開展奠定良好基礎。

1、辦公室行政管理精細化重要性

辦公室作為企業重要組織架構，在其運營及發展中不可或缺。既要服從上級管理，及時完成上級領導下達的各項工作任務，還要與基層員工進行良好關系建構。工作內容多且復雜。將精細化管理理念及思路應用到該過程中極為必要，既能夠消除日常管理工作中的各項安全隱患，又能夠規避各類不良現象，有助于辦公室工作質量及效率提升，對企業發展極為有利。

2、辦公室行政管理精細化內容

（1）定崗和定責，實施權責制衡。開展日常工作時，結合定崗和定責要求，構建完整的辦公室責任體系。根據辦公室工作內容，進行明確的工作崗位設置及分工；對各崗位職責具備清晰的認識和了解，將各項銜接工作落實到位，實現分工明確；依據功能，在各工作崗位上，實施管理標準分解，生成有效的工作規范。

（2）進行流程優化及運作。將現代化管理理念應用到辦公室行政管理工作中，精簡工作流程，能夠確保辦公室管理工作科學有序的開展。依據具體職能，采用信息調研的方式，對辦公室各項工作進行梳理，使其具備流程化特征。該過程中，不僅提前制定明確的管理目標，也應將各環節工作落實到位，確保其銜接性和有效性[1]。

（3）考核評議，提高績效。明確具體考核標準，針對具備量化和程序特點的辦公室工作，合理設計量化指標是非常必要的。部分工作具備主觀性特點，需要設計定性評價指標。借助網絡信息技術，將各工作指標適用性發揮到最大。該過程中，也有部分指標很難進行實踐量化，可采用人工方式，保障考核效果。

（4）完善相關制度。改革以往辦公室行政管理工作模式，使政務服務和事務管理更加完整，進行內部運作，減少管理過程中的問題及疏漏。不斷完善集團決策和專家咨詢、聽證等相關決策機制，達到良好的輔助決策效果。更新機制，實施科學、有效、完整的專業管理系統建構。

（5）采用新型管理手段。將先進的信息科學技術應用到辦公室行政管理工作中，使其運作流程及相關評價工作等更加完整、規范，具備自動化、標準化和信息化特點，以科學的方式，實現精細化管理目標。

3、辦公室行政管理精細化思路與策略

3.1 加強企業文化建設

辦公室行政管理工作中，企業文化建設尤為重要。將精細化管理理念應用到辦公室行政管理工作中，應注重細節呈現，在該層面上對管理成效予以顯示，實現社會、經濟效益最大化。同時，辦公室領導也應明確下屬員工職責，增強其工作空間和彈性。以業務部門為例，依托于企業經營理念，實施市場業務接洽，并進行正確的宣傳和推廣，經高層和基層管理人員共同商議之后，將辦公室行政管理工作交由下屬完成，僅予以督促檢查即可。

例如，近年來，很多企業對外參與到各類公益活動中，對內構建各層級培訓機制，實施文化平臺建設，以微博、微信的形式建立企業公眾號，倡導正能量等，使員工在該過程中受益和發展，從而更樂于參與到辦公室行政管理工作中，認真對待工作中遇到的各種問題。

3.2 以制度化推進精細化

將精細化管理理念及方法，應用到辦公室行政管理工作中，能夠實現管理水平提升。具體實施方法是：依據辦公室行政管理工作要求，制定一套與之相匹配的管理制度，詳細規定各環節工作內容。針對重大事項和集中決策，需要采用民主式，以確保決策質量及效果。同時，保留有用機制，摒棄無用機制，使管理過程更加科學、有效，確保精細化管理工作的有效實施。向員工普及相關規章制度，并在各部門之間建立良好的溝通互動關系，確保監督過程的有效性[2]。

3.3 培養管理者意識及實踐能力

企業領導層應定期或不定期到基層辦公室進行調研，依據各崗位要求，制定完整、針對性的管理方法，注重精細化特點。細化各項管理工作，了解它們之間的共同點和不同點，幫助企業員工成長和進步，將員工個人優勢發揮到最大。全面了解與辦公室行政管理相關的規章制度，構建良好的辦公室工作氛圍，定期對企業員工進行培訓，保障其利益，引導他們積極參與到辦公室工作中，提高辦公室整體工作質量，達到良好工作效果。

3.4 提升員工職業素養

在辦公室行政工作中，實施精細化管理，必須注重員工學習意識培養，為其營造良好的學習環境，提升其專業技能和職業素養，在具體工作中，加以嘗試和應用，實現工作質量及效率的雙向提升；培養員工經濟化意識和團隊精神，使其參與到團隊合作中，相互學習和包容；注重細節管理，辦公室行政管理工作力求規范，及時發現該過程中存在的相關問題，予以解決，實現創新，使企業員工具備良好的工作習慣，并在具體工作實踐中加以落實，充分發揮辦公室行政工作的有效性[3]。

4、結語

綜上所述，辦公室行政管理直接關系到企業的運營及發展。該過程中，涉及到的相關內容比較多，對行政人員提出了很高的要求。將精細化管理理念應用到日常工作實踐中，能夠充分發揮辦公室的職能和作用，使企業各項生產及管理工作順利進行，達到良好的企業管理效果，提高其市場競爭力，樹立良好的口碑。

參考文獻

[1]鞏其晶.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].經濟管理：文摘版，2016，（6）：75.

[2]王欣.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].科技與企業，2013，（5）：69.

[3]韋新.辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].大學教育，2016，N0.72（6）：185-186

作者簡介

李斌（1971.09），男、漢族，大學學歷，江蘇泰州人，主要負責辦公室日常管理工作。