檔案信息化建設進程中幾點問題的探討

狄悅

【摘要】隨著信息社會的到來，檔案信息化建設已經成為新時代檔案管理追求的目標，本文論述了信息化給傳統檔案工作帶來的挑戰、機遇及加快檔案關系信息化建設要做好的幾點主要工作。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；進程

檔案的信息化建設是指在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。

一、檔案信息化建設現狀

檔案以傳統的紙質檔案存儲形式最為普遍，紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。由于其直觀性的特點，紙質檔案更真實、更可靠，檔案的鑒定也比較簡單，這一點是數字化檔案無法替代的，但是紙質檔案在保存中對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環境及保護技術有著極密切的關系，檔案信息的利用率也會低于信息化檔案。由此可見，檔案信息化建設是一項重要而緊迫的任務，特別是在國家電子政務建設全面展開的形勢下，必須加緊檔案信息化建設工作。

（一）舊的檔案管理模式已不能適應時代發展需要。舊的檔案管理工作一直是重保管輕利用，對檔案信息資源僅限于收集、保管。而現代社會信息資源日新月異，人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息的需求量越來越大，如何共享這些檔案資源，如何對檔案資源進行分類、提取、分析、加工、管理，已經成為檔案工作的出發點和發展方向。因而，傳統的檔案管理模式及各業務環節已不斷受到新的挑戰。

（二）資金問題困擾著新時期檔案工作。檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化受到資金的制約。要搞好信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要大量的資金投入。僅靠政府有限的撥款只能是杯水車薪，不能滿足創建工作的需要。

（三）資源共享下的檔案信息安全。檔案資源共享環境下，存在著諸多不安全因素。如信息來源的可靠性和真實性甄別起來難度非常大；管理一時適應不了新要求，造成信息受到破壞，甚至丟失；電腦病毒橫行，黑客的惡意攻擊等等。所有這些，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，我們必須要高度重視，并加以研究解決。首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。雙套制正好融合了紙質檔案和信息化檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。

二、檔案信息化建設是挑戰也是機遇

面對迅猛發展的社會信息化趨勢，檔案信息化建設不能墨守成規，必須把握機遇，迎接挑戰，使檔案信息化建設跟上社會信息化發展的潮流，并且有所作為。

當今社會是信息爆炸的時代，已經有越來越多的人認識到檔案信息資源的重要價值，檔案部門作為信息資源管理部門的作用日益顯現。尤其是大量科技、經濟活動檔案的開發利用，產生了一定的經濟效益。如教育檔案、醫療檔案、信用檔案等等的建立，使檔案與社會每個公民就業、保險、醫療、教育等權力聯系得越來越密切，從而也使社會公民的檔案意識得到明顯增強，給整個檔案事業的發展提供良好的群眾基礎。伴隨著電子政務與辦公自動化、電子商務、計算機輔助設計、制造、教學等的發展，檔案的載體和含義及管理也將發生根本性的變化。傳統的手工管理模式將逐漸消失，電子文檔、數字化檔案館、檔案信息共享系統、網上服務等都將應時而生，檔案現代化進程也將大大加快。

三、檔案信息化的建設是未來檔案工作的目標

檔案管理信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，檔案存儲環境控制檔案存儲載體更新改造的科學化。要加快檔案管理信息化建設，主要做好幾方面的工作。

（一）提高認識。加快檔案信息化的建設，要更新各級領導的知識領域，使檔案信息化有一個明確的領路人。同時，部分檔案管理人員仍停留在檔案為保管而保管的狀態中。各級檔案主管部門應在提高現代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現有知識結構。以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入。加快檔案信息化的建設，要加大財力投資，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。要確定合理的人員編制，保障檔案工作順利進行。

（三）培養人才。信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。這種情況下，盡快改變檔案管理隊伍素質結構，以適應新形勢的需要，已經成為刻不容緩的事情。

檔案工作信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用，檔案工作必須與社會接軌，與國際接軌、與未來接軌，同時也需要檔案工作者及各級檔案業務管理部門的共同努力，只有大家齊心協力，檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。

【參考文獻】

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