如何加強新時期辦公室業務建設

張玉滿++李江山

【摘要】辦公室的內部工作結構是以職能體系的協調發展作為辦公室業務建設的首要任務。并且，辦公室的工作效率會對整個企業的經營與發展造成影響?；诖?，本文就新時期辦公室業務建設中存在的問題進行探討，并提出一些改進策略，僅供相關人員參考。

【關鍵詞】新時期；辦公室業務；建設；管理

辦公室的職能主要體現在兩方面：一方面是對內執行上級領導分配的任務，將命令傳達給下級各部門，是整個企業的信息中轉站；另一方面是對外進行協調與溝通，負責接待外來人員，解決外部人員與企業之間存在的問題，并做好詳細的尋訪記錄，促進企業與外部的協調發展。

一、辦公室業務的重要作用

辦公室是一個企業發展的靈魂，在企業進行決策時發揮著重要作用，各個辦公室分擔著不同角色，處理著企業內存在的不同事物，相互交流與合作、統籌兼顧，最終達成一致，制定出適合企業發展的最佳模式。在新形勢的發展背景下，社會市場中存在激烈的競爭，這就需要辦公室業務發揮到極致，提高決策的科學性，只有這樣才能使企業發展更具競爭力。

二、新時期辦公室建設存在的實際問題

（一）對外來人員的信息錄入不能完全掌握。企業需要隨時與社會進行溝通，加強與企業外來人員的交流與合作。但是在溝通的同時，企業辦公室往往不能完全掌握外來人員的信息錄入情況，可能會給企業的管理工作增加難度。另外，如果外來人員在進入企業學習、交流時，得不到辦公室重視，就會使外來人員對企業形成不好的印象，不利于企業的進步與發展。

（二）辦公室建設存在信息傳遞不及時的現象。在大多數企業中，普遍實施8小時工作制度，有些辦公室人員存在“上午盼午飯，下午盼下班”等消極思想，對本職工作不上心，有時候上級領導下達了命令，辦公室不能及時地將信息傳達到下級區域，不僅耽誤了企業職員對新命令的了解，影響了決策信息的時效性，更是阻礙了企業的健康發展。

（三）辦公室人員存在懶惰心理。受傳統的管理理念影響，辦公室人員存在嚴重的懶惰心理，創新意識較差，不能對新出現的問題進行及時的研究與解決。另外，還有一些辦公室人員只會紙上談兵，在實際的工作中，表現出嚴重的經驗不足現象，在進行方案制定時，不能給出有效的建議，影響企業決策的科學性，不利于企業單位的健康發展，弱化企業的經濟利益。還有的辦公室人員開會時不善于思考，在工作時開小差，利用辦公用具做工作之外的事：比如，利用電腦玩游戲、購物等不正當行為，心理狀態極度松散，難以培養主人翁意識。

（四）辦公室人員明爭暗斗，心胸不夠寬廣（辦公室人員存在自私心理）。由于存在自私心理，有些辦公室內存在著惡意競爭，相互排斥，各自為戰，導致辦公室的日常工作環境氛圍不和諧。另外，有的辦公室人員的工作態度不夠端正，不能完全遵守辦公室的各項規章制度，在上班期間處理私人問題，長時間接打私人電話，存在遲到早退現象，還有一些工作人員存在灰色收入，這些情況都會給辦公室業務造成極大的負面影響。

三、新時期辦公室存在問題的解決措施

（一）熱情接待外來人員。對于外來人員的參觀與學習，需要給予熱情的接待，保持飽滿的工作熱情來應對外部人員的提問，為辦公室樹立良好的外部形象，促進辦公室與外部的交流與合作。另外，對外來人員進行及時的登記，提高對外來人員的重視程度，并做好回訪工作，使交流工作發揮更大的作用。

（二）加強辦公室工作的執行力。在新時期提高辦公室執行力的方法主要有以下幾點：首先，培養辦公室人員的組織協調能力，對同事以禮相待，建立和諧的辦公室環境，堅持工作原則，自覺遵守辦公室規定。其次，培養辦公室人員的奉獻精神。使辦公室人員能夠養成吃苦耐勞的堅韌性格，以及不計較個人得失的寬廣胸懷，將企業的利益放在第一位，樹立主人翁意識。最后，提高辦公室人員的監督意識，加大監督人員的監督權力，保證辦公室人員能夠在發現問題時及時上報給決策層，并要始終堅持“求結果”的監督原則，從而提高企業辦公室的整體管理水平。

（三）糾正辦公室人員的懶惰心理。在長期的重復與復雜的工作中，辦公室人員難免會產生一些懶惰心理，需要企業管理部門針對這一情況進行有效的管理，才能夠提高辦公室業務的工作效率。因此，在實際的工作過程中，企業管理部門需要創新管理方法，改善辦公室環境，并增加一些趣味性的實踐活動來緩解辦公室人員緊張的工作壓力，目的在于克服管理人員的懶惰心理。辦公效率會直接影響到企業建設的實施和發展。

（四）打造和諧健康的辦公室工作氛圍。辦公室人員大部分時間都是在辦公室度過的，如果不能打造一個和諧健康的環境，則會對工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此，可以在辦公室擺放一些盆栽，緩解員工的視覺疲勞。還要加強同事之間的交流，定期開展小組內的交流活動，增強團隊意識，培養員工的創新思維能力，確保辦公室的工作效率，使企業能夠獲得最大的經濟利益。

四、結語

隨著新時期的到來，企業的發展與經營在面臨機遇的同時，還要應對前所未有的挑戰，需要辦公室發揮自身綜合性職能作用，為企業的發展提供強勁的動力，同時還要建立和諧的辦公室環境，協調好企業內部與外部的發展關系，促進企業不斷向前發展。

【參考文獻】

[1]閆文禮.淺談如何加強新時期辦公室業務建設[J].辦公室業務，2015（1）：167.