論人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

楊宗芬

摘要：隨著二十一世紀的到來，經濟的快速發展，科學技術的不斷革新，以及企業的現代化發展水平的加快，人才逐漸成為各個企業和部門競相爭奪的主要資源。而由于我國開始了從計劃經濟向市場經濟轉型的關鍵期，人才資源的流動頻率越來越高，范圍也越來越大，傳統的人事檔案管理已經不能夠滿足當前的人才流動的要求，在新時代的環境中呼喚新的人事檔案管理方法。本文從人事檔案的管理現狀及出現的新問題入手，為了應對新時代背景下人事檔案管理中出現的新問題，提出了加強人事檔案管理規范以及提高管理人員的工作素質等具體措施。

關鍵詞：人事檔案管理；問題；改革路徑

人事檔案與我們每個人都息息相關，它是對我們在受教育情況、獎懲情況、個人成長過程中的表現、經歷等的記錄，是我們在具體求職過程中企業或者其他用人單位對我們個人進行綜合考量的參考資料[1]。因此做好人事檔案管理工作有著至關重要的意義。而當前，我國的人事檔案管理工作正處在轉型期，如何在新時代背景下做好人事檔案管理工作，并解決當前人事檔案管理工作面臨的新問題，對于人事檔案管理工作來說是重中之重的任務。

一、人事檔案管理現狀及面臨的新問題

隨著我國改革開放的進一步發展，國家的市場經濟體系的逐漸完善，市場競爭越來越激烈，人才資源也出現越來越多的流動。人才流動性過大致使我國的人事檔案管理工作出現了更多的新問題。在新的時代背景下，人事檔案管理工作出現的新問題主要有以下幾個。

（一）“人檔分離”現象普遍

市場和人才競爭的激烈化導致了人才流動性較大，由于人才流動頻率高，速度快，導致人事檔案不能夠及時的隨著人才流動進行相應的調動，出現“人檔分離”現象[2]。在這種情況下出現了眾多“無頭”檔案，造成現有工作單位有人卻沒有檔案，原有工作單位有檔案卻沒有人的“人檔分離”狀況。這種狀況持續將導致人事檔案管理工作無法正常運行，影響人才的自由流動，造成不必要的人才資源的浪費，也給檔案管理的工作人員帶來無盡的困惑。

（二）人事管理制度不健全，標準不統一

我國當前的人事檔案管理制度不完善，現行的人事檔案管理辦法是1991年由國家技術監督局頒布的，距今已有近三十年的歷史，早已經不能夠適應當前的發展現狀。而且我國的人事檔案建檔標準不統一，《干部檔案工作條例》中規定，人事檔案的相關材料紙張要用16開辦公用紙打印，而隨著信息化的發展，越來越多的人事檔案部門開始采用A4紙來進行檔案材料的打印[3]。用不同大小的紙張來進行檔案打印導致工作人員在立卷歸檔時出現問題，對于過大的紙張要進行適當的縮印裁減，增加了工作人員的工作負擔。

（三）檔案資料不健全

人事檔案的相關資料不是一時就能夠搜集全面的，它是一個動態的過程，隨著相關人員的具體情況的變化而不斷更新。所以檔案資料必須要及時的進行更新，才能夠在之后發揮出人事檔案的作用。而我國的人才資源廣大，人員流動快，導致人事檔案資料搜集難度大。

二、人事檔案管理的改革路徑

（一）加大對人事檔案管理工作的重視力度

在以往的工作過程中，習慣將人事檔案管理工作只當做一種用人時的固定程序所要走的流程來看待，對人事檔案管理工作重視程度不高，導致一系列人事檔案管理過程中問題的出現。如數據不完整，資料缺乏真實性等問題。要想改變這一狀況，提高人事檔案的使用價值，就必須要從思想上進行轉變，認識到人事檔案管理工作的重要性。同時單位及相關部門要對人事管理工作給予最大的支持，提供足夠的人力財力，保證人事檔案管理工作的順利進行。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

人事管理制度的完善是人事檔案管理工作是否能夠順利進行的一個很關鍵的因素。所以必須要加快推動建立起完善的人事檔案管理規范，使工作人員在工作過程中有具體可參照的條款規范，減少工作中出現的困惑。如具體規定人事檔案資料的打印紙張的大小，將所有的紙張大小都規范起來，避免因紙張大小不一致導致的一系列問題的出現。

（三）建立信息資源庫，確保檔案真實完整性

在傳統人事檔案管理方法的基礎上，充分借助現代化信息手段，完善人事檔案信息資料。由于人事檔案資料具有較強的流動性和變化性，所以必須隨時隨地依情況對檔案信息進行完善和充實。但是傳統方法采集人事信息具有較大的難度，且及時性不能夠保障。在數字信息化時代，互聯網等科學技術可以很好的解決這一問題。可以充分借助這種手段來進行資料搜集，建立信息資源庫，保證人事檔案資料完善及時性、數據完整性的同時，還可以提高數據的真實性。

三、結束語

人事檔案管理工作的順利進行能夠更好的推動人才資源的流動，保證人才資源的合理充分利用，避免人才資源的浪費。所以為了充分發揮出人事檔案的作用，使其價值最大化，就要在進行人事檔案管理工作時，加快推動管理規范制度的建立，提高管理人員的專業素養。同時不忘借助信息技術手段，為人事檔案管理工作做輔助，使我國的人事檔案管理工作能夠取得更大的效率。

參考文獻：

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理，2013，06：99-102.

[2]朱莉，張麟.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討[J].人力資源管理，2014，07：282.

[3]劉瑩.試論人事檔案管理面臨的問題與改革路徑[J].信息記錄材料，2016，04：97-98.