文秘工作與檔案管理的一體化研究

詹萍

摘要：文秘工作可以提高領導的決策準確性、改善單位或部門工作效率。另外，文秘與檔案管理工作密不可分，做好文秘工作與檔案管理工作的一體化研究，有助于提高企事業單位工作效率。

關鍵詞：文秘工作；檔案管理；文檔；一體化；建設；質量管理

引言

檔案管理工作的基礎是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯系。應時代發展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設，不僅可以提高文件管理、利用的規范性，同時也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現實意義

文秘-檔案一體化建設是社會發展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續及整體性角度出發，和互聯網、計算機等技術以相關標準為規范建立的綜合檔案管理系統，這樣將實現對公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設意義非凡。它使檔案事業的關注焦點從文件實體轉向文件形成過程；從注重分散的個別文件的性質和特征，轉向關注導致文件產生的業務職能、活動、任務、事物處理和工作流程；從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定，轉向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動，挑選出反映其主要工作活動的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質量，這對信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國內文秘工作和檔案管理一體化銜接時的問題

首先，缺乏原稿文件，編號不規范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領導的重要批示無從顯現；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復印存檔的情況下進行存檔，這就導致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規范的附件。在實施檔案管理的過程中，多數實施歸檔的文件缺乏印發部門、抄送單位、發放時間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進行案卷標題確定的難度。

最后，應用了錯誤文種，辦理程序缺乏規范性。在應用文種時經常發生“意見”和“決定”不區分情況，同時“通告”、“通知”亂用現象嚴重，這就降低了文種應用的規范性，給公文受理單位的辦公帶來了阻礙，降低了工作的實際作用。另外，在公文辦理中，也將長出現違規、不按照程序辦事的現象，很多單位都存在越級行文、不登記印發等違規現象，這位后續的檔案管理帶來了負面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設的對策

首先，應實現案卷質量管理標準化、規范化建設。①實施安全全面普查。一般企事業單位沒有精力對綜合檔案室進行定點檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內會遺留大量沒有利用價值的文件；所以，可以運用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎。企事業單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質量對之后的檔案管理質量、效果由直接影響，進而也會對檔案管理的規范化、標準化建設產生影響。因此要提高公文的質量，要用幅面尺寸規格統一、標準、質量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側裝訂的排版形式；認真檢查制發公文履行簽發手續的情況，是否與審批權限相符，公文標題、主送單位及抄送單位的準確性，落款、日期等；在書寫公文時要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長期保存的效果。另外，要科學選擇文種，做好格式、行文等的規范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統紙質文件管理更具優勢，但是電子文件收到文件形式、儲存條件等影響，一定要做好文件儲存介質的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業內部建立質量管理意識，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質量管理意識，通過推行個人責任制的方式，提高全過程管理質量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設，所以要調整基礎機構，建立健全規章制度。因此要建立專業部門同意處理文書、檔案管理問題，對文書及檔案整理、收集工作的銜接進行監督，為文檔管理部門提供橫縱聯系、協商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓工作，為其提供外出學習的機會，提高員工的綜合專業業務素質，改善文檔提提化管理隊伍整體質量。并且要完善管理制度，嚴格落實公文新聞規定，嚴格審核公文減法制度，確保發文文件在規定權利范圍之內。③要加強文檔一體化管理模式硬件建設工作，積極的選購性能、品質過關的設備與工具，通過培訓提高員工操作的熟練度和規范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時不可或缺的環節，同時文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系統性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應交由文秘人員進行統一管理，并基于立卷原則和方法實施文書立卷，讓文件立卷常態化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結束語：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設已經成為社會發展的必然選擇。因此，企事業單位要積極攻克文檔一體化建設中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻：

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