加強檔案的安全管理

摘要：在各行各業的發展中檔案管理工作都是十分重要的，尤其是對于行政機關、事業單位、大型企業等，檔案管理工作一直都有專門的部門負責，在檔案管理工作中安全始終是最首要的問題之一。但是在檔案管理的實踐中，安全問題始終存在，尤其是近年來隨著電子檔案的增多，安全問題更顯突出，對此筆者在本文中在對檔案安全管理的概述基礎上，詳細分析了當前檔案安全管理中存在的問題，并且結合問題提出了加強檔案安全管理的對策和建議，旨在通過本文的研究，為檔案管理部門強化安全管理提供有益的借鑒。

關鍵詞：檔案；安全管理；問題；對策

一、檔案安全管理概述

（一）檔案安全管理的內涵

檔案安全管理是指是指建立檔案的有關單位或者專門的檔案館、檔案室對保管的檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。當前檔案安全管理工作形勢出現了新的變化，除了要預防傳統紙質檔案的損壞風險，還要預防電子檔案的安全風險，同時管理方式上應用現代信息化技術在帶來便捷高效的基礎上，也存在著很大的安全隱患。

（二）檔案安全管理的重要性

檔案的安全管理不但是檔案管理工作中最基礎重要的工作，影響著其他工作的開展，同時也關系到相關單位和主體的機密，對其發展也是具有重要影響的，例如國家軍事部門的檔案安全管理、有關企業的技術秘密檔案管理等，安全問題是最基礎的也是關系到發展命脈的大事。

二、當前檔案管理中存在的安全問題

隨著當前檔案形式內容的多樣化以及管理的多元化，檔案安全管理也受到了更多不安全因素的影響，包括檔案管理人員主觀認識上的問題、客觀方面檔案管理設備設施的不完善，安全管理制度的不完善等，使得檔案在安全管理方面產生了一些較為突出的問題。

（一）對檔案安全管理的重視程度不夠

無論是在機關、事業單位或者是在企業，檔案管理工作雖然一直作為管理工作的組成部分，但是并不受到重視，同時檔案管理人員自身也認為檔案管理不重視，更不用說檔案的安全管理了。有些專門的檔案館在檔案管理問題上會比較重視，但是在具體的安全管理上也存在著不足，缺乏安全風險防范意識，也缺乏應對處理能力。由于思想上的不重視，使得檔案安全管理具體工作存在著很多落實不到位甚至根本沒有進行安全防范的問題。

（二）檔案存放場所和設備設施方面存在的安全問題嚴重

從檔案管理對象上來看主要有紙質檔案和電子檔案兩種，在安全管理上所面臨的風險也是不同的。首先，在傳統紙質檔案的安全管理問題上，主要包括檔案存放場所存在的安全隱患，場所所處地在地形地勢上或高或低；檔案存放場所溫度濕度也有可能造成檔案的損壞，尤其是溫濕度變化較大的地區。檔案存放場所安保措施的不健全也是檔案安全管理的隱患，例如缺少防盜門窗設計、電路老化等問題。其次，電子檔案的安全管理面臨的潛在威脅嚴重，包括計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機病毒、黑客攻擊的防范措施。

（三）檔案安全管理制度不健全

目前在大多數的檔案管理部門都有相應的規章制度，但是制度中存在著不完善的問題，從目前檔案安全管理制度來看，主要存在兩方面的問題，一是現有制度規范框架化嚴重，缺乏具體明確的崗位職責、安全管理措施責任人不明確，導致工作中缺少分工，出了事沒有人負責，相互推脫；二是制度中缺乏監管內容，工作人員在工作中缺乏監督，工作落實中很多疏忽、錯誤得不到糾正。

（四）檔案安全管理人員能力素質有待提高

在機關、事業單位的檔案管理人員都是體制內的人員，對檔案安全管理工作不夠重視，工作中得過且過，防范意識差。檔案安全管理人員的素質能力不足體現在日常工作中安全管理工作落實不到位，例如定期的檢查工作只進行表面檢查，不細致，甚至有的根本不按照檢查要求進行定期檢查，導致一些檔案損壞而不知。

三、加強檔案安全管理的對策

對檔案進行安全管理要在嚴格執行的基礎上，貫徹預防為主，防治結合的原則，對包括檔案實體、電子檔案和存檔場所進行全面的安全管理。

（一）強化檔案安全管理的意識

檔案安全管理可以說是檔案管理工作的首要要求，因此必須予以高度的重視，強化檔案管理部門從領導到具體崗位人員的安全管理意識，這樣才能將安全管理的措施貫徹落實到位。這就需要檔案管理部門加強檔案安全管理的重視并向檔案安全管理崗位人員進行宣傳，讓他們認識到檔案安全管理的重要性，樹立起安全責任意識，強化崗位職責意識，嚴格貫徹落實有關檔案安全管理的法律法規、本單位的規章制度，樹立防范意識，建成檔案安全管理的思想堡壘。

（二）加強檔案管理部門的安全場所建設與硬件建設

由于當前檔案既有紙質形式又有電子形式，因此在檔案管理場所的選擇上要充分考慮到各種情況。首先，在地勢位置上不能過高或者過低，同時還要選擇溫度、濕度較為適宜的地方，這樣有利于保證紙質檔案的安全。其次，在檔案保管場所還要設立可靠的安全防盜門窗、監控，并定期的進行檢查和維護，尤其是電路檢查，避免發生火災造成檔案的毀損。

（三）加強檔案安全管理的制度規范化

檔案安全管理制度是確保檔案安全管理的保障，只有完善的規范化的檔案安全管理制度才能確保檔案安全管理的貫徹落實。在制度完善的過程中，我們要嚴格的依照國家有關的法律法規，結合本單位的檔案安全管理需要制定具有可行性的規章制度，并在制度中明確崗位和職責，實施崗位責任制。

四、結語

檔案資源不但能夠作為歷史資料起到依據性作用，同時檔案也是重要的文化資源，但是許多單位的檔案管理尤其是安全管理沒有被重視，檔案安全管理問題突出，從基礎設施、設備到制度規范、管理人員能力素質等都存在著一定的欠缺，本文在問題分析的基礎上提出了改進的建議。實際上檔案管理中不只安全問題，還有許多其他問題需要我們進行系統研究，對此筆者將在今后繼續研究。

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作者簡介：王靜（1979.04.20）女，籍貫：四川，單位：云南省地方病防治所，研究方向：檔案管理。endprint