企業檔案管理信息化建設的經驗及思考

趙璐婷　高媛

摘 要 檔案在企業的生產活動中起著至關重要的地位，它是企業的生產經營活動的最原始的記錄，真實地反映了企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的科學技術資源和信息，而這些都對推動企業的發展起著至關重要的作用。企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。

關鍵詞 企業 檔案 信息化

一、檔案信息化管理的意義

隨著大數據時代的到來，作為檔案工作從業者，勢必要順應時代和社會發展的選擇，讓企業檔案管理工作，在數字化的管理方式中得以快速發展。檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。檔案信息化是檔案管理工作發展進程中的必然選擇，通過對檔案信息的數據化，運用現代的信息技術加以管理利用，來提高檔案在生產活動中的利用率，為企業的生產活動提供更高效的服務。信息時代信息的爆炸對檔案工作提出了挑戰，信息量的大幅增加，使信息的獲取變得越來越容易，但也越來越難以確保信息的真實性，這都是檔案信息化進程中所面臨的問題。

二、我所目前檔案管理工作現狀

自剛進入工作崗位開始，我從最開始對檔案的陌生，到現在對檔案的日漸熟悉，這讓我慢慢從實際工作中得出了很多對檔案工作的經驗感想。剛接觸檔案工作，我還是一名剛畢業的大學生，所學專業和檔案毫無關聯，我必須從頭開始認識檔案工作。

由于我所管理水平滯后，很多先進的管理手段都沒有在生產經營中得以利用。以我所的檔案管理的工作為例，我入職時已是信息時代高度發展和應用的2011年，但我所接觸的檔案工作，還是停留在最原始的模式當中，無非就是收集，整理，保存，利用這幾個環節。在生產經營過程當中，各個環節所產生的文件資料，技術人員會在完成相應流程的時候，把產生的全部紙質文字資料歸檔至檔案人員手中，樂觀來講，生產經營活動進行得順利，文件資料歸檔的也就相對順利，可不免會有進度拖沓，資料生成人員不及時歸檔，所歸文件資料不符合歸檔要求被退回的時候，這一來二去的，檔案工作的效率不但低下，而且文件資料難免有遺漏，檔案人員的收集難度非常之大。如果進展順利，工作將會進入手工整理環節，檔案人員要將收集齊備的文件資料進行線裝包裝封皮，立卷之后方可入庫。這在以前沒有信息化的時代中，也是為了文件資料的長期保管和利用著想，但這在現如今的檔案管理工作中，是非常耗時的一項工作。這一系列工作完成之后，一個工程項目檔案的生命才剛剛開始。將整理好的所有紙質檔案整理入檔案庫房，然后在需要的時候通過人工的保管提供加以利用。

事實上，由于在工程一開始總設計師就沒有將文件簽署表歸至檔案人員處，檔案人員一般都是根據工作經驗，來掌握工程進展節奏，自我判斷工程進展程度，來決定何時將已收集的檔案整理入庫的。這對于檔案人員的工作來說，無疑是一種反復、低效的拖沓模式，并且，在檔案的利用層面，在正常的工作流程以及制度中，這都是非常不嚴謹的。

在我所的檔案管理工作中，不僅有對文件資料的管理，還有一項巨大的工作，那就是對圖紙的收集、管理及利用。我所的技術圖紙，在設計人員將設計原稿投入生產之前，都要將圖紙以硫酸紙的形式，以整件為單位，以工程為集合，打印出來，經由所里相應審核流程，最后歸至檔案人員手中。這其中，圖紙張數不等，大小不一，檔案人員要根據歸檔要求，對圖紙進行審核，然后修剪得當，對圖幅較大的圖紙進行包邊處理，再整理入庫。在圖紙需要利用的時候，再將需要的圖紙從庫中提取，通過曬圖機產生藍圖，將藍圖用于生產，再將底圖歸于原處。很難想象，在信息技術高速發展的21世紀的今天，還在用著這么原始的工作模式，處理著對生產經營活動最為重要的環節，效率是何等的低下。

人工抽取圖紙的效率低，并伴有一定的錯誤率，圖紙的反復利用有較長的整理周期，并在數十年的復制過程中，很多圖紙已經老化到不能再利用的地步，這樣也對生產活動的精確性提出了挑戰。這其中的辛酸，只有檔案人員才能體會。

三、我所檔案管理工作新氣象

在所領導支持下，為了順應大數據時代更好地提升企業工作效率，配合工作新區的信息化建設，經過溝通，形成小組去檔案管理信息化程度較高的兄弟單位調研過。我很有幸的也一同前往調研學習。在與兄弟單位的溝通中，我們了解到，早在十幾年前，他們就已經在所內大力推廣了檔案的信息化發展，如今，已擁有非常成熟，高效的辦公信息化系統，達到了無紙化辦公。單從檔案這方面來說，文件資料和圖紙，已經完全做到了數字化收集，數字化利用。經由所內OA辦公系統和PDM系統，對所內生產運作的所有流程進行審批和利用。在我們求知若渴之余，兄弟單位的檔案工作人員和領導也都感慨我所的管理程度之落后，也希望對我所的檔案信息化發展能提供幫助。

對兄弟單位參觀，給我們的觸動是極大的。新辦公區落成后，信息化基礎網絡布置一經完畢，我們便開始著手檔案信息化管理系統的建立。在經過了一年多的調研之后，終于選擇了一款適應我所現階段需求的檔案管理軟件。雖然信息化水平落后多年，但我所檔案人對于早日進行數字化辦公也是日日期盼，多年前在我所技術人員的自我研發中，生成了一款簡易的數據庫軟件，所以前期多年做了很多相關數據錄入工作。這次，在選定了檔案管理軟件之后，我們在第一時間對前期錄入的數據進行了對接導入，這樣一來，我所這幾十年已入庫的工程條目，基本就可以做到信息查詢。在檔案編研工作方面，這款檔案管理軟件可做到工程檔案文件預立卷，檔案總賬隨著資料收集逐步自動生成，科研人員在歸檔時直接歸檔電子文檔，在檔案人員的操作下，電子文檔可在隨后日趨完善的所內OA辦公系統和PDM系統中，隨時面向所內需要借閱瀏覽的科研人員提取利用，并最終達成資料文件與圖紙信息在生產中的高效利用。全面的數字化辦公方式趨勢是勢不可擋的，這不僅能將工作效率大幅提高，也可將流程管理控制在可控范圍內，在日益嚴密的保密工作中，也可達成統一出口，系統記錄的功能，做到有據可查。

四、檔案信息化建設對企業的深遠意義

企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理經營決策的創新。只有我們消除對檔案信息化的淺薄意識，增加對檔案管理的多元形式，日漸完善檔案管理信息化的標準化建設，檔案管理信息化可為我所的生產經營等提供智能化服務。

（作者單位為中國電子科技集團公司第三十九研究所）