淺談如何提高事業單位文件檔案管理能力

高玫

檔案資料是記錄事物發展的重要內容，是記錄整體歷史發展過程的重要參考，是人類回憶過去，了解過去非常重要的途徑，因此加強對于檔案管理工作的控制具有十分重要的意義。在事業單位中，檔案數量巨大，每一份檔案都記錄著一定有價值的信息，因此對于事物單位而言，文件檔案管理能力的檢驗整體運行效率的重要標準，檔案管理人員應當多了解和學習新知識，采用新技術對檔案進行完善的管理，提升事業單位運行效率。

事業單位文件檔案管理提升

檔案是記錄發展過程的重要資料，是所有資料中最具真實性、客觀性和可靠性的文字，是最具權威性的資料，能夠準確記錄各個大事發生的前中后過程，在推動社會發展方面扮演十分重要的角色，因此事業單位應當加強對于自身文件檔案管理能力的提升，保證文件檔案管理工作的高效、高質量開展，提升工作效率。

1檔案管理概述

檔案管理工作是指對檔案資料進行直接開發、尋找利用和保存維護等工作。提升檔案管理能力能夠對事業單位本身的工作質量和工作效率進行檢驗，同時從根源上保證事業單位檔案的真實性，能夠為員工后期查詢提供極大的便利，同時也是事業單位提升干部、評先評優時重要的參考依據，是整體事業單位良性發展的重要的保證。

2事業單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度不夠完善

目前通過對相關的走訪調查發現，部分事業單位根本沒有設置檔案管理制度，或者本身建立了一定的檔案管理制度但是在實際使用中并沒有落實，缺乏統一的規范化管理，整體管理比較松散。事業單位的檔案鑒定程序是保證檔案資料真實性的重要措施，在調查中發現部分事業單位并沒有設置相關程序的執行。此外信息管理系統效率低也是一項重要問題，在管理檔案時仍然采用傳統的管理方案，依靠人工和書面記錄的方式進行管理，整體效率較低，缺乏高效的信息管理系統。

2.2檔案管理硬件設備不健全

目前大部分事業單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，資金投入方面大部分顧及緊急的情況，沒有全面的對單位整體運行進行規劃，導致在檔案管理部門整體的基礎設施相對落后。部分事業單位的檔案室整體簡陋，環境較差，甚至成為堆放無關物品的庫房，另外部分檔案室與公共辦公室在同一位置，沒有分開保存，同時整體的現代化設備投入不足，整體運行效率低。

2.3檔案管理意識不足

事業單位的檔案管理能力不足問題根源在于管理人員沒有形成規劃的管理意識，對于檔案管理工作緊緊簡單理解為分類保存、保管等工作，沒有提升到足夠重視的程度，對于單位的整體效益效果較小，因此逐漸降低對檔案管理工作的關注，忽視了整體的歷史文化財富價值，長期的忽視檔案管理工作，在實際使用時各項工作的開展難度都有所增加，檔案管理意識淡薄。

3提升檔案管理能力的措施

3.1建立完善的檔案管理制度

想要保證事業單位整體運行的科學合理性，必須依靠完善的管理制度來約束整體各項管理工作。在指定檔案管理制度時應當以本單位基本情況來指定，保證制度的可操作性，兼顧實用性的特點，采用最簡單的處理模式高效完成每項工作，使其達到方便簡單實用的效果，使制度的制定在發揮上能夠全面落地執行。在制定相關規定是應當保證平等性原則，對于所有職工和管理層均具有同等的約束效力，建立在平等的原則上是保證規章制度順利開展執行的基礎。同時，在制定過程中應當對管理者的具體職責進行詳細的說明，對其權利范圍和義務所在全面列舉，保證對于工作質量的把控者高效開展，從而更好的帶動整個單位充滿活力。

3.2重視硬件設施的建設工作

事業單位管理者應當充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作對于實際工作中的重要意義，提升檔案管理工作信息化開展，改變傳統管理模式，將新型高科技信息化設備引入日常的管理工作種，實現信息化管理檔案資料，不僅保證檔案整體的真實性，同時便于系統的查詢，對于人事部門也可以更好的對整體的人力資源情況進行充分的掌握，對于工作整體結構設置等都具有一定的作用。避免將檔案室與其他辦公室設置在統一辦公室內，為了檔案資料的安全性考慮，應當確定出專門位置保存相關重要資料，制定專門的管理人員對檔案的安全性負責，嚴禁出現信息檔案丟失等重大過失出現。

3.3提升檔案管理意識

目前部分事業單位并沒有設立專門的檔案管理部門，高素質檔案管理人才相對缺失，因此管理層應當重視檔案管理部門的人員團隊管理建設工作，充分認識到檔案本身具備的珍貴價值。在事業單位內部提升對檔案管理工作重要性的宣傳工作，明確工作任務，按照不同的實際制定有針對性的內容。做好適應社會發展的各項管理工作，使員工能夠重視檔案的作用，了解檔案對于自身整體發展的重要性，從而重視自己的檔案的安全性，也從另一個角度督促檔案管理人員整體工作的開展。

4結束語

檔案資料是記錄事物發展的重要內容，是記錄整體歷史發展過程的重要參考，是人類回憶過去，了解過去非常重要的途徑，因此加強對于檔案管理工作的控制具有十分重要的意義。檔案管理工作是一項長期的細致的工作，管理者應當充分認識到檔案管理問題的重要性，重視檔案管理人員工作效率的提升，引進高科技信息管理系統對檔案進行數字化管理，提升整體的運行效率，降低人員成本的投入，為事業單位整體的發展做出貢獻。

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