辦公室文秘綜合管理工作的幾點思考

汪曉春

摘 要：本文對辦公室文秘綜合管理工作的特點進行了闡述，并分析了辦公室文秘綜合管理現狀，提出其中存在的問題，并結合筆者多年工作經驗，提出幾點關于提高辦公室文秘綜合管理水平的對策。

關鍵詞：辦公室文秘；綜合管理；管理工作

一、辦公室綜合管理的特點

作為辦公室文秘工作人員，他們每天都會承擔繁重的工作任務，盡管這些工作的難度并不算很大，但是內容十分瑣碎，細致，任何一個環節出現問題都會導致整個辦公室綜合管理質量與效率受到影響。就企業或政府機關運行的特點而言，主要表現為穩定性與嚴肅性兩個方面，而辦公室文秘綜合管理工作的開展則是立足于“照章辦事”這一原則，作為辦公室文秘人員，必須充分把握綜合管理的特點與需求，并不斷提高自身的思想意識，做到凡事以大局為重，圍繞所處單位的切實利益開展工作，為內部人員提供優質的服務。關于辦公室文秘綜合管理的特點，具體闡述如下。

第一，政策性。在領導決策與單位發展中，對政策的準確、合理的把握具有十分重要的意義與作用。在辦公室文秘綜合管理工作中，文秘人員必須對單位發展的實際情況進行全方位的了解與掌握，并對其中存在的不足進行合理分析，然后據此制定相應的建議，并將其匯報給上級領導，為領導決策提供有力的支持。同時，辦公室文秘人員還要時刻關注政策發展動態，對領導意圖有一個正確、深刻的理解，并在工作實踐中不斷提高自己的意識與自覺性，為領導決策與指揮做好準備工作。

第二，服務性。辦公室文秘綜合管理工作的服務性質十分突出，其具體內容主要有三個部分組成，即服務于上級領導與領導機關、服務于本機領導與領導機關、服務于下級與群眾。在具體工作實踐中，作為文秘人員，必須對自身有一個準確定位，并不斷強化自身的服務意識，明確自身權責，做好自己分內之事。

第三，被動性。辦公室文秘綜合管理干工作時刻處于被動狀態，究其原因，就在于在工作中往往會處理一些突發事件，而這些工作往往具有很強的時效性，一旦處理不及時，就有可能造成嚴重后果。為此，作為辦公室文秘人員，為了實現綜合管理，就必須提高辦公效率，在最短的時間內保質保量完成最多的任務，為領導和群眾排憂解難，使單位行政管理工作有條不紊的進行。

二、辦公室文秘綜合管理存在的問題

（一）缺乏明確的工作目標

目前，很多單位的辦公室在綜合管理工作中存在一定的盲目性，沒有制定明確目標，在具體工作的規劃與安排上有所欠缺，進而導致整個辦公室文秘綜合管理水平偏低，難以充分發揮辦公室應有的職能。其次，有的辦公室文秘人員對自身崗位職責的定位也不夠明晰，在工作中過于被動，自主性與積極性有所欠缺，從來不會主動去思考問題，進而影響到了辦公效能。

（二）服務對象不清

辦公室文秘綜合管理工作的服務對象非常廣泛，上到單位上級領導，下至基層工作人員，整個單位的形象都需要辦公室來維護。然而，有的辦公室文秘人員在工作中卻沒有認識到這一點，在工作中完全找不到方向，僅僅是完成領導交代的任務，對單位內部人員的實際情況與需求并不了解，進而導致綜合管理工作水平難以得到提升。

（三）辦公文秘人員工作積極性不高

目前，很多企業或政府機關的辦公室人員存在工作積極性不高的現象。在具體工作中，有的文秘人員辦事效率低下，甚至相互推脫責任，不會主動去思考并解決辦公室綜合管理中存在的問題，給單位整體形象造成了一定的負面影響。

三、提高辦公室文秘綜合管理水平的對策

（一）做好辦公室文秘工作的總體規劃

眾所周知，辦公室文秘綜合管理工作涉及到的內容十分瑣碎、繁雜，除了需要維護好單位形象，同時也要與上級領導與基層和職工之間保持積極的聯系與交流，促使各項工作得以有效銜接，同時還要協調好各方關系，不管是對內還是對外都肩負著重大責任。因此，做好辦公室工作的總體規劃與安排具有重要意義。在具體工作中，辦公室文秘人員必須制定嚴格的工作計劃，并預留一定的空間以應對一些突發狀況，促使整個辦公室綜合管理工作有條不紊的開展，為單位的運行與發展提供高質量的服務。

（二）提高綜合協調水平，加強監督考核

為了使辦公室綜合管理工作質量得到切實提升，就必須與綜合協調水平的提升為出發點，在貫徹落實上級領導決策的同時，還要考慮單位切實利益，化解各方矛盾。并且辦公室還需要及時把握工作動態，做到動態監控，對工作質量進行嚴格檢查，促使會議決定事項得到落實。此外，辦公室文秘人員還需要積極協調各部門的工作，做好上下級的銜接，并對相關政策方針進行制定與完善，并將其傳達給單位內部人員，為他們開展工作提供正確的引導與支持。

（三）強化辦公室職能

有的企業辦公室文秘人員會兼顧人力資源管理工作，具體涉及到內容有公文管理、日常事務管理、文件管理、人力資源管理、會議管理以及其他服務。由此可見，辦公室綜合管理工作內容十分繁雜，為了有效提高辦公質量，就必須對自身職能予以明確，促使其在工作中得到落實，為單位內部各項工作的有序開展提供優質的服務。

（四）堅持原則

對于辦公室文秘綜合管理工作而言，在實際工作中必須堅持原則，嚴格執行領導下達的命令與任務，文秘人員應具備大局觀意識，充分考慮單位切實利益，為維護單位形象，保護單位利益提供強有力的支持。不管是人事管理、制度建設還是其他工作的協調，都要求辦公室文秘人員與實際情況相結合，對具體事項的可行性進行分析與判斷，并將相關信息反饋給上級領導，為他們的決策提供有效建議。因此，在開展辦公室文秘綜合管理工作的過程中，就必須要求辦公室人員堅持原則，嚴格遵守規章制度，將帶頭作用充分發揮出來，確保各項工作按照流程有條不紊的進行，以此實現對單位內部員工行為的約束與規范，避免違規違紀行為的出現。

四、結束語

綜上所述，在社會經濟不斷發展的背景下，現代企業以及其他機構對管理工作的重視程度越來越高。其中作為政府或企業內部行政管理的重要部門，辦公室的作用與價值對于單位運營而言有著十分重大的影響。辦公室文秘工作的服務質量，在很大程度上決定了整個單位內部管理運行的效率與水平。鑒于此，針對辦公室文秘綜合管理工作的研究具有重要意義與價值。

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