人事檔案在人力資源管理中的重要作用

張鑒

（即墨市建筑工程管理處 山東 即墨 266200）

摘 要：人事檔案作為人才使用和管理的重要依據，而且在人力資源開發、預測及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越來越多的企業和事業單位開始認識到人事檔案工作的重要性，對人事檔案管理工作給予了充分重視，這對人力資源管理工作的順利開展奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并進一步對提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略進行了具體闡述。

關鍵詞：人事檔案：人力資源管理；重要作用；策略分析

引語

人力資源管理的發展經歷了多個發展階段。人事檔案管理是人力資源管理中最重要的一部分，但是，隨著人力資源管理的快速發展，人事檔案所具有的作用漸漸的被管理人員所忘卻。隨著經濟全球化和信息全球化時代的發展，所要面對的環境更加的復雜，人員的流動性更大，為了更好的適應復雜多變的社會環境，須對環境中的信息進行搜集、整理和分析。人事檔案是社會發展最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現出來。

一、人事檔案對人力資源管理的重要作用

1.人事檔案可以為編制人力資源規劃提供重要依據

在當前人力資源管理工作中，對人力資源需求帶來影響的因素較多，但通過加強人事檔案管理工作可以確保人力資源工作規劃制定的更加科學和合理，還能夠為人力資源狀況進行分析提供重要的參考依據，確保其與改革和發展的要求具有更好的適應性。通過對人事檔案信息進行分析，可以更好的實現對組織整體人才儲備狀況進行總結。而且通常與人事流動的檔案信息進行結合，能夠更好的對人力資源的需求狀況進行預測，制定出科學有效的人力資源規劃，從而為組織領導決策提供重要的依據。

2.人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據

人事檔案中真實對人員的相關信息進行記錄，是單位進行選人和用人的重要基礎依據，通過人事檔案可以更好的對人才進行了解，為制定合理的人才招聘政策提供重要的參考，而且還能夠為制定合理的選聘標準和編制職位說明書提供重要的依據，確保人盡其才，使人才能夠找到與之相適應的崗位，最大限度的將組織內人力資源的效力的發揮出來。

3.人事檔案可以促進人力資源的合理配置

在人力資源管理工作中，為了確保人力資源使用效率和使用價值的提高，則可以優化人力資源配置工作，確保人與物能夠實現有效的結合。通過人事檔案所提供的人員的信息，從而進一步對人力資源的數量、專業素質及文化程度進行深入了解，以便于對其進行科學管理。由于人員能力及特點的不同，所以可以組織內部對人才進行合理配置，充分的將人才的特點發揮出來，確保人才能夠合理有序的進行流動，更好的提高人力資源管理的水平。

4.人事檔案可以為績效考核提供重要信息

人事檔案中的組織成員績效考評信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源。績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，是收集、分析、評價和傳遞有關某一個在某工作崗位上的工作行為表現和工作結果方面信息情況的過程。績效考核是人力資源管理的重要環節，關系著員工的晉升和獎懲。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的素質、能力、績效、表現等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證組織決策的科學化、合理化。

二、人事檔案管理中人力資源開發現狀

1.檔案材料失真現象妨礙了人力資源的合理配置。目前，人事檔案在人力資源管理中缺乏真實性。沒有真實性的人事檔案，也就喪失了其保存的價值。在對人事檔案進行管理的過程中，檔案管理人員發現，有些人事檔案出現涂改的現象，這使得人事檔案失去了真實性和權威性，使得人事管理人員在對人員的調配、解聘等計劃中無法正確的執行，這對企業今后人力資源的發展造成不利的影響。

2.個人檔案材料管理滯后，影響了人事檔案作用的發揮。人事檔案是記錄人員信息的關鍵部分，但是，長久以來，企業對人事檔案缺乏正確的認識和強有力的宣傳力度，使得人事檔案漸漸的缺失。

3.檔案材料不全，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。人事檔案記錄一個人在社會中的所有經歷，客觀的反映一個人在社會中生存的能力和個人的修養。在翻閱人事檔案時，直觀清晰的了解到人員的信息和社會經歷。但是，現階段的人事檔案比較單一，形式比較陳舊，內容比較抽象，在對人員技能的鑒定中，出現空話、假話的現象比較明顯，無法體現出人員的特點，從而失去了人員考察的意義，影響了人才的晉升和選撥，大大的降低了員工的積極性，給社會發展造成一定程度的損失。

4.人事檔案管理缺專職管理人員，制約了人力資源的開發。現代化的人力資源管理需要建立科學、合理的人事檔案管理機制，才能及時的提供各種高技術、高水平、高素質的人才信息。但是，目前我國在人事檔案管理方面，檔案管理人員缺乏專業化的知識和能力，仍使用的是傳統的人事檔案管理模式，主要借助人工挑選，檔案管理人員缺乏創新意識、缺乏競爭意識，無法更加高效的給人力資源的發展提供服務。

三、改進人事檔案管理，為現代人力資源管理服務

1.切實提高檔案管理人員的素質。隨著經濟全球化和信息全球化時代的到來，企業的現代化管理水平也在逐步提高。傳統的管理模式已經無法適用于現階段的人力資源管理模式。因此，應該積極的選撥和引進高素質、高水平、高能力的管理人才到檔案管理部門，還需要對招聘的人員進行培訓，提高檔案管理人員的整體素質和專業水平，讓其能夠更好的適應信息化時代企業發展的要求

2.加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著社會和經濟的不斷發展，人事檔案材料越來越多。傳統的檔案管理模式已經無法適應信息化時代的要求。因此，需要建立現代化電子化的人事檔案管理系統。電子化人事檔案系統的建立，可以將內部人員的信息進行聯網，借助計算機和互聯網進行傳遞，最大化的實現信息的傳遞和檢索。

3.建立健全合理的人事檔案管理制度。在建立人事檔案時，需要對社會的發展形勢進行分析，根據社會的發展需求和相關的規章制度，建立科學、合理、高效、便捷的人事檔案管理體系，使得人事檔案工作更加的規范化、具體化和制度化。

四、結語

人事檔案是檔案管理工作中非常關鍵的環節，其對于發現人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現實意義。近年來，隨著人事檔案管理機制的不斷創新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用得以更好的體現出來，不僅為人才管理和使用提供優質的服務，而且為促進社會經濟的快速發展也奠定了良好的基礎。

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