論述新時期做好企業辦公室文秘工作的思考

常法通

摘要：現如今，市場經濟深入發展，各行各業為了更好的參與競爭，不斷改與創新，化工企業作為國家基礎建設行業，與百姓的日常生活息息相關，在經濟建設中的地位十分重要，堅持創新完善，就成為了企業發展的關鍵。化工企業辦公室管理是企業管理工作的重點，屬于綜合管理體系中非常重要的一部分內容，不僅涉及到文件、公文、信訪工作，也與監督、服務密切相關。受到傳統思想的束縛，在新的發展時期，我國化工企業辦公室管理工作還存在很多不足，領導對管理不夠重視，工作內容也不夠細化，且任務的分配不規范，無法保證嚴格管理，阻礙了辦公室職能的發揮。針對這樣的現象，在新的發展時期，化工企業辦公室管理工作必須堅持創新，對工作有一個系統的認識，創設辦公室管理的良好環境，制定管理規范制度，從而提出實質舉措強化管理，為化工企業的發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：新時期；企業辦公；文秘工作

一、新時期化工企業辦公室管理的意義以及存在的不足

辦公室是化工企業管理的核心部門，也是綜合化管理的基礎兼具協調與輔助功能。它能夠根據企業的供應情況及時調整好理工作，分配好各部門的職責，并完善監督管理，提高企業的信譽和形象，加強與外界的溝通。然而，由于舊有管理模式的限制，以及管理辦法的制約，化工企業辦公室管理工作還存在很多不足，與新時期的工作需求不相適應，無法發揮辦公室管理的積極作用。

（一）缺乏健全的辦公室管理制度。

“沒有規矩不能成方圓”，在新時期的大背景下，我國化工企業辦公室管理工作還存在很多不足，尤其是缺乏健全的管理體系，無法為實際管理工作提供參考。首先，辦公室管理制度不規范，工作分配不科學，存在職能交叉或空位的現象；其次，辦公室管理監管不嚴格，監督工作不到位，考評不及時，不利于調動辦公室管理者的工作積極性；最后，管理制度執行力較差，有些部門不重視，執行工作不嚴格，存在職能缺失現象。

（二）辦公室服務工作不科學。

化工企業作為國家基礎建設行業，與百姓的關系十分緊密，作為特殊的資源供應產業，其工作宗旨就是全心全意為人民服務，缺乏服務意識，在深度和廣度上認識不明，會嚴重阻礙企業職能的發揮。具體而言，化工企業辦公室服務層次不明，深度不夠，管理流程不細化和完善，影響了服務范圍的延展。據調查發現，有些辦公室管理者無法及時答復人們的問題，管理樞紐性作用不能凸顯，信息服務嚴重滯后。

（三）化工企業辦公室管理人員的綜合素質有待進一步提高

化工企業辦公室管理內容多樣，涉及到管理、服務等各項工作，管理者經常

身兼數職，繁重的作業也會制約他們的發展。另外，一些化工企業的職工也沒有接收過正規系統的學習，創新意識淡薄，組織素養不高。其中還包含很多老員工，他們的思想意識落后，對辦公室管理不了解，信息技術掌握的不好，無法構建一支高水平的管理隊伍，嚴重損害了國家利益。

二、做好新時期化工企業辦公室管理工作的思考

（一）完善化工企業辦公室的制度

管理制度應當從以下幾個方面來進行完善。首先，完善管理制度的體系，在管理時應當采用多元化的管理方式，多員工的素質、工作成績等多方面內容進行管理，避免管理的單一性，導致管理領域不到位。其次，管理的目標應當精細到具體的人或物甚至是工作過程中的每一步操作流程，明確規定什么是該做的什么是不該做的；最后，管理力斌應當先進化、創新化。積極采用國內外先進的管理方式，取長補短，吸取這些管理制度中的經驗，完善化工企業辦公室的制度。

（二）明確化工辦公室的服務內容和方向

深入全面的貫徹落實服務的職能，拓展服務職能的范圍，將服務職能細化的每個部門，各個領域。積極聽取各方面的意見。本著服務、監督、責任、規范的宗旨，進行深層次的服務。變被動服務為主動服務，為領導提供更加貼心的輔助性幫助。同時，協調好各部門之間的職能關系，積極做好化工企業辦公室的后續工作，為化工企業的發展出謀劃策，給企業帶去更多經濟效益。

（三）提高化工企業辦公室管理者的綜合素質

打造一支高素質的辦公室管理隊伍，強化職工的管理意識、管理職能是新時期化工企業能夠進一步發展的基礎，也是完善管理電力服務的核心。對此，化工企業領導要做好人員選拔，聘請接受過專業學習的管理人員，對上崗的管理者還要進行集中學習和培訓，在企業內部營造競爭的積極氛圍，注意職工能力的提升，從而強化辦公室管理水平，完善行業服務。加強能力建設，采取多種措施組織辦公人員學習化工生產技術、化工經營管理、化工改革方向、化工產業政策等電業基礎知識，全面提升業務素質，提高辦公服務能力。

（四）增強協調能力

辦公室管理要從整體系統來把握，提高管理效率，做到上傳下達，溝通內外，及時向領導傳遞信息，協助領導執行決策，推動企業工作有序開展。辦公室人員平時應注意做好資料的積累，對上級的指示、規定，化工行業當前的任務形勢，與本單位相關的動態方面的資料等等。對內加強管理，在協調過程中，按原則、按規矩辦事，消除不同價值取向、不同利益需求所產生的矛盾，分配好各個部門的職責。

（五）現代化信息網絡技術運用能力

企業辦公現代化 ，信息傳遞都使用了電子網絡，文秘工作者要熟練掌握這一技術，最大限度地利用網絡技術，以提高工作效率和工作質量。

三、總結

以上是本人結合本職工作對如何做好新時期企業辦公室文秘工作的幾點思考。 其中最大的體會是，企業辦公室文秘工作者是一個奉獻大于索取、工作不出政績的崗位，可謂“好漢子 ”不想干 ，“賴漢子 ” 干不了 ， 選擇文秘工作必須要有樂于吃苦、不怕受累、甘于寂寞的奉獻精神。 探討做好企業辦公室文秘工作的思路和方法，就是要更好地找出企業辦公室文秘工作的規律，提高企業文秘工作的效率，使文秘工作更好地為企業發展服務，為企業做出新的更大貢獻。

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