淺析如何提升高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平

司瑩瑩

摘 要：在高校當(dāng)中，教學(xué)秘書起著十分重要的作用，它是高校各項工作當(dāng)中保證教學(xué)管理與教學(xué)活動良好開展的重要保障，是師生之間交流的紐帶，因此教學(xué)秘書本身素質(zhì)的高下影響著教學(xué)管理水平的質(zhì)量。近些年，隨著高校教學(xué)改革不斷深化，提升高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平也被納入了高校管理的工作當(dāng)中來。文章針對教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)，從教學(xué)秘書的工作入手，對其在高校教學(xué)管理中的意義進(jìn)行探究，希望就高校教學(xué)秘書教學(xué)管理工作的具體工作方式和工作途徑進(jìn)行更加全面和透徹的解析，從而通過提升此項工作的教學(xué)管理水平使其更具實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；高校；教學(xué)管理水平

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2096-000X（2017）17-0149-03

Abstract： A teaching secretary plays a very important role in colleges， and it is the important guarantee for teaching management and teaching activities to carry out well， the link between the teacher and students， therefore， the teaching secretary's quality influences the quality of teaching management. In recent years， with the deepening of teaching reform in colleges and universities， improvement of teaching management level of teaching secretaries has also been incorporated into the work of university management. Aiming at the characteristics of teaching secretary， from the perspective of teaching secretary's work， this paper explores its significance in teaching management of colleges and universities， attempts to conduct a more comprehensive and thorough analysis of specific work method and work way of teaching management of teaching secretary in Colleges and universities， in order to increase its practical significance through enhancing the teaching through work management level.

Keywords： teaching secretary； university； teaching management level

在教學(xué)新模式的不斷探索和完善，國家對高等教育的高度重視下，教學(xué)管理人員的整體素質(zhì)大大提升，高校招生規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大與教育師資隊伍的建設(shè)也使高校不得不對相關(guān)人員提出更嚴(yán)格的要求。在基層教學(xué)管理人員中，教學(xué)秘書扮演著十分重要的角色，其工作內(nèi)容雖然基礎(chǔ)，但在整個教育工作中起到了銜接作用，是教學(xué)活動正常運(yùn)行、高校專業(yè)建設(shè)中均必不可缺的崗位之一。由此可知，高等院校中存在著這樣一支高效率、高能力、高素質(zhì)的教學(xué)管理團(tuán)隊，對高校的整理教學(xué)管理水平的提升有著非常顯著的意義。

一、教學(xué)秘書的基本職責(zé)與作用

（一）教學(xué)秘書的工作職責(zé)

第一，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)保證日常教學(xué)活動的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并就相關(guān)組織工作進(jìn)行管理。包括將課程計劃下達(dá)并監(jiān)督落實(shí)、負(fù)責(zé)征訂各科教材資料、合理規(guī)劃教學(xué)時間并制定課程表、學(xué)生補(bǔ)考與重修工作的安排與落實(shí)、學(xué)生參加省級或國家級考試的報名工作、及時辦理教師的課程調(diào)整及停課事宜、學(xué)生成績管理、學(xué)生考試時間、地點(diǎn)安排及教師評閱工作處理等。第二，依照校領(lǐng)導(dǎo)指示及時督促各院校上交教學(xué)評估資料，對資料進(jìn)行整理匯總后準(zhǔn)時提交、安排對任課教師的聽課督導(dǎo)工作并匯總聽課評價、跟進(jìn)本科生的創(chuàng)新性實(shí)驗(yàn)項目并就具體的事務(wù)性工作進(jìn)行管理落實(shí)。第三，教務(wù)ERP系統(tǒng)的管理更新工作。負(fù)責(zé)及時更新教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的信息資料。按照計劃將教學(xué)安排、學(xué)生畢業(yè)答辯資料、工作實(shí)習(xí)流程等上傳至電子管理平臺，隨時就工作計劃中的工作量信息進(jìn)行監(jiān)察、負(fù)責(zé)教師的日常使用安排，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成資格審查事項中的事務(wù)性工作。第四，檔案管理工作。負(fù)責(zé)將教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔及管理，包括對教務(wù)處下發(fā)的常規(guī)性通知、學(xué)習(xí)文件等資料的分類整理歸檔及學(xué)生考卷的收集保管工作。

（二）高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的作用

第一，確保學(xué)校的教學(xué)活動能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。教學(xué)管理工作是高等院校教學(xué)秘書工作的核心內(nèi)容。包括對教學(xué)工作的計劃、流程、信息、教材及學(xué)籍等模塊的管理。只有捋暢各個環(huán)節(jié)，才能確保教學(xué)活動能夠有序的順利進(jìn)行。高校人員眾多，管理工作內(nèi)容繁復(fù)。設(shè)置教學(xué)秘書一職就是為了確保教學(xué)工作的核心地位，確保教學(xué)秩序的正常運(yùn)作。這是高等院校立校的基礎(chǔ)和原則。這也彰顯著教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作上的重要性。第二，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，是院校與師生之間的溝通橋梁。學(xué)校的教務(wù)管理工作需要教學(xué)秘書來進(jìn)行具體操作。包括教學(xué)相關(guān)的各類學(xué)習(xí)文件及精神指示都要及時的傳達(dá)給在校師生，并隨時對教師授課情況進(jìn)行監(jiān)察，收集整理師生對教學(xué)流程、教學(xué)設(shè)置等問題的建議和意見，匯總后上報給院校領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處。教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者，肩負(fù)著校園溝通通路的重任。如果教學(xué)秘書的工作不到位，則高校的上層管理和基層師生之間的溝通不暢，勢必造成領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)工作指示不能及時下達(dá)落實(shí)，基層意見不能轉(zhuǎn)達(dá)上報等問題。因此，教學(xué)秘書一職在教學(xué)管理的聯(lián)絡(luò)溝通上起的作用不容小覷。第三，促進(jìn)教學(xué)方式方法的完善更新，推動教學(xué)質(zhì)量提升。教學(xué)秘書深入教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)，是推動教學(xué)改革實(shí)踐的不二人選。教學(xué)秘書要在教務(wù)處的指導(dǎo)下，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)抽查教學(xué)質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)教學(xué)問題及時上報處理。因此，要具有全局觀，用發(fā)展的眼光看待教學(xué)改革，推動教學(xué)質(zhì)量提升。通過隨時進(jìn)行課堂抽查，了解教師授課質(zhì)量情況并積極聽取學(xué)生對教學(xué)方式方法的改進(jìn)意見，匯總后呈報院校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處審閱。采取師生座談、交流會等多種方式，促進(jìn)師生之間的交流溝通，準(zhǔn)確采集教學(xué)相關(guān)信息。教學(xué)秘書要明晰自身的職責(zé)和定位，在對教學(xué)質(zhì)量監(jiān)察時，要積極行使管理權(quán)，不能將監(jiān)管工作流于形式，而是腳踏實(shí)地的深入實(shí)際，切實(shí)了解情況后，結(jié)合自己的看法和建議，總結(jié)出改善的方法和意見上呈領(lǐng)導(dǎo)審閱。通過自身的思維創(chuàng)新，推動教學(xué)模式從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型、結(jié)果導(dǎo)向型逐漸向服務(wù)型、過程實(shí)踐型教學(xué)方式改革。以教學(xué)規(guī)律為引導(dǎo)，以“為師生服務(wù)”為宗旨，以提升教學(xué)質(zhì)量為目標(biāo)，推動教學(xué)改革大步前行。第四，做好各類教學(xué)輔助類事務(wù)工作。為教師提供輔助服務(wù)工作，確保教學(xué)質(zhì)量達(dá)標(biāo)是教學(xué)秘書的份內(nèi)之責(zé)。教師主導(dǎo)著整個教學(xué)過程，引導(dǎo)學(xué)生接受知識，而學(xué)生是教學(xué)的主體。教師教學(xué)能力、水平是否能夠正常發(fā)揮與學(xué)生對知識的接受程度直接相關(guān)。教學(xué)質(zhì)量影響著學(xué)生的學(xué)習(xí)水平，關(guān)乎著學(xué)生的能力培養(yǎng)和未來前途，更是高校立足于教育界的基本憑證和口碑來源。想要保障教師能力的正常發(fā)揮，確保教學(xué)質(zhì)量提升，就需要教學(xué)秘書發(fā)揮其教學(xué)輔助職能，盡職盡責(zé)的給教師授課提供各種便利條件，有效地促進(jìn)教師授課水平的發(fā)揮。日常事務(wù)管理細(xì)化到教學(xué)服務(wù)準(zhǔn)備，師生溝通落實(shí)到反饋跟進(jìn)。事無巨細(xì)的為教學(xué)工作服務(wù)，確保教學(xué)過程的順利開展。

二、教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

（一）良好的心理素質(zhì)的培養(yǎng)

教學(xué)秘書的事務(wù)性工作較多，工作內(nèi)容雜亂且要求高。隨著近年來對教學(xué)改革呼聲漸長，高校也迎來了大量的考察評估工作，教學(xué)秘書的工作任務(wù)就更加繁重了。因?yàn)楣ぷ鲀?nèi)容繁雜，能夠體現(xiàn)工作業(yè)績的項目并不多，多數(shù)是考察教學(xué)流程是否能夠順利進(jìn)展，而其他的工作項目不宜彰顯成績。與之相反的是，教學(xué)秘書承擔(dān)的責(zé)任卻大，一個疏忽就會釀成較大的教學(xué)事故，影響廣大師生教學(xué)授課活動的正常進(jìn)行。因此，教學(xué)秘書在較大的工作壓力下容易產(chǎn)生煩躁壓抑的情緒。超大的工作量和超負(fù)荷的工作時間讓很多人身心俱疲，影響健康；而且工作成績不宜體現(xiàn)，工作認(rèn)可程度小，晉升渠道相對較窄，對比下容易產(chǎn)生心理落差。因此，教學(xué)秘書的心理素養(yǎng)培養(yǎng)及擁有陽光的工作態(tài)度十分必要。首先，要進(jìn)行自我心態(tài)的調(diào)整，對自身工作價值進(jìn)行確認(rèn)。認(rèn)可職業(yè)的未來發(fā)展和進(jìn)步空間。其次，工作中遇到挫折，不能一味的埋怨失落，而是要學(xué)會控制情緒，積極應(yīng)對尋求解決辦法。再次，樹立服務(wù)的理念，擺正工作位置，保持良好的工作態(tài)度，立足崗位追求發(fā)展。最后，時刻將心態(tài)調(diào)整到最佳程度，以積極飽滿的工作熱情對待教學(xué)管理工作。

（二）培養(yǎng)較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書肩負(fù)著上傳下達(dá)的溝通重任。是學(xué)校與師生之間的連接樞紐。在工作中接觸面廣，上承院系領(lǐng)導(dǎo)，下應(yīng)教師學(xué)生。因此溝通協(xié)調(diào)能力必須較強(qiáng)。在面對各種教學(xué)管理角色時，教學(xué)秘書最容易與教師產(chǎn)生直接沖突。這是因?yàn)閮烧咧g缺乏對彼此工作職責(zé)的了解，作為輔助方的教學(xué)秘書在與教師溝通的過程中最容易感受到地位差距，加之工作理念的差距讓雙方的隔閡日益加大。其次是面對學(xué)生時，教學(xué)秘書也會因?yàn)槟挲g差距和代溝問題產(chǎn)生交流不暢的問題。面對這些問題，教學(xué)秘書必須秉承公平公正的原則，堅持完成工作職責(zé)。在人際關(guān)系的處理上兼顧管理及服務(wù)的雙重身份。學(xué)會互換立場，站在對方的角度上考慮問題。溝通時多聽多做，深入到對方的心理，想其所想，明白對方的要求和談話深意。與學(xué)生溝通時要講究地位平等原則，禮貌謙和，和藹可親，讓學(xué)生愿意親近，愿意傾訴，形成和諧的師生關(guān)系。講究溝通技巧，處事圓滑成熟，做好學(xué)校上層與基層師生之間的潤滑劑。處理沖突問題時，堅持立場，秉承原則，具備大局觀和長遠(yuǎn)的視角。把握問題的解決關(guān)鍵，確保工作的正常開展。

（三）熟練掌握專業(yè)知識

教學(xué)秘書需要兼具行政管理工作的專業(yè)性與服務(wù)性，以此確保教學(xué)活動的順利進(jìn)行。每個學(xué)院的教學(xué)方式和管理模式都是不同的，教學(xué)秘書必須立足于本學(xué)院，了解學(xué)院開設(shè)的學(xué)科內(nèi)容，課程安排、教學(xué)方式、考試模式等等，以便日后對教學(xué)工作的管理能夠順暢進(jìn)行。隨著教學(xué)改革的推進(jìn)，2013年，我國絕大部分高校響應(yīng)教育部號召，調(diào)整了自身的人才培養(yǎng)計劃。隨著社會科技的不斷發(fā)展，社會對學(xué)科的開設(shè)及人才要求也在不斷的更新，人才培養(yǎng)計劃也要隨之不斷完善。于是教學(xué)秘書的工作任務(wù)就更加繁重了。為了應(yīng)對社會對人才需求的變更，院系各學(xué)科的年度計劃都會有所調(diào)整，如果教學(xué)秘書對學(xué)院的學(xué)科內(nèi)容不了解，對人才培養(yǎng)方向不明確，就無法順應(yīng)形勢做好本職工作。因此熟練掌握專業(yè)知識是自我提升的必由之路。

（四）培養(yǎng)信息化管理能力

計算機(jī)科技的應(yīng)用成功的提升了現(xiàn)代管理工作的效率。因此，教學(xué)秘書必須能夠熟練地操作電腦，了解院系中各類管理軟件的應(yīng)用。樹立信息管理的理念，利用電子科技達(dá)成教學(xué)管理的智能化發(fā)展目標(biāo)。教學(xué)秘書要不斷的提升自身的計算機(jī)應(yīng)用能力，能夠獨(dú)立完成教務(wù)信息的電子化采集及管理。熟練應(yīng)用辦公軟件提升教學(xué)管理的服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的傳遞方式和速度也在提升，想要推進(jìn)現(xiàn)代化的教學(xué)管理，就要與時俱進(jìn)，時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)科技的最新發(fā)展并溶為己用。教學(xué)秘書要樹立創(chuàng)新發(fā)展的思維理念，不斷的創(chuàng)新提高，采用科學(xué)的統(tǒng)籌方法處理繁瑣的工作內(nèi)容，讓工作井然有序。時刻保持高度的責(zé)任感和自信心，追求卓越，勇于創(chuàng)新，為提升自身工作效率和工作質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。

三、提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的途徑

（一）教學(xué)秘書自身方面

1. 提高其時間管理的能力。合理的管理時間是提高工作效率的關(guān)鍵。做好時間規(guī)劃，合理的分配時間，在有限的時間內(nèi)達(dá)成高效的勞動成果是時間管理的核心理念。教學(xué)秘書是服務(wù)于基層的管理人員，工作任務(wù)繁瑣復(fù)雜，只有規(guī)范工作流程，制定合理的工作計劃并嚴(yán)格執(zhí)行，才能確保工作效率。尤其是教務(wù)繁忙高峰期，教學(xué)秘書加班加點(diǎn)工作是家常便飯，因此，良好的時間管理能力是提升效率的關(guān)鍵。首先要有良好的預(yù)見性，做好工作計劃，保持積極的工作態(tài)度。其次，遇到臨時事宜不能拖延，爭取做到即事即畢。給其他工作打好時間提前量。最后，要不斷的加強(qiáng)自我約束能力，不虛度時光，合理管控時間，提升工作效率。

2. 積極參加培訓(xùn)，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。教學(xué)秘書在崗前培訓(xùn)中了解了學(xué)校文化，在在崗培訓(xùn)中提升了工作能力和素養(yǎng)。除此之外，還應(yīng)主動參加一些學(xué)校職能部門舉行的技能培訓(xùn)，比如管理信息系統(tǒng)應(yīng)用、后臺管理操作等等。工作之余，教學(xué)秘書可以利用職務(wù)之便加強(qiáng)對院系基礎(chǔ)學(xué)科知識的學(xué)習(xí)，提升素養(yǎng)的同時為日后工作打下基礎(chǔ)。時刻關(guān)注社會人才需求走向，結(jié)合實(shí)際情況深入理解院系人才培養(yǎng)規(guī)劃。加強(qiáng)對現(xiàn)代管理、教育和心理學(xué)知識的學(xué)習(xí)理解，并應(yīng)用于實(shí)際工作之中。讓溝通更加有效，服務(wù)更加到位，管理更加細(xì)致，全面達(dá)成個人綜合素養(yǎng)的提升。

3. 強(qiáng)化自己的創(chuàng)新意識?，F(xiàn)今的社會講究創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能提高才能發(fā)展。面對激烈的教育競爭形式，教學(xué)秘書必須更新自身理念，提升創(chuàng)新意識，以創(chuàng)新求發(fā)展。擯棄因循守舊的老觀念舊傳統(tǒng)，時刻更新科技知識，時刻關(guān)注教育前沿發(fā)展，不斷開創(chuàng)教育管理的新方式。立足于本職崗位，追求創(chuàng)新卓越，提升自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，不斷尋求改革，以更高的追求和更飽滿的激情達(dá)成自身在管理領(lǐng)域的新成績。

（二）高校方面

1. 注重對教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)。2013年，教育部提出了對教學(xué)管理隊伍的考核要求，側(cè)面表明了高校教學(xué)管理工作的重要性。為了提升教學(xué)秘書團(tuán)隊工作的效率，高校就需要重視對教學(xué)秘書團(tuán)隊的建設(shè)工作。首先要建立完善的競選管理制度。通過公平合理的競爭，選拔出綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人加入到教學(xué)秘書團(tuán)隊中來。其次，建立崗位說明書，明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，合理配置崗位人數(shù)，確保人職對等。完善電子信息管理體系，確保教學(xué)秘書的工作效率不被個人能力之外的因素影響。再次，建立績效考核體系，定期對教學(xué)秘書的工作業(yè)績進(jìn)行考核，優(yōu)勝劣汰，保證整個團(tuán)隊的內(nèi)部競爭公平。最后，給予教學(xué)秘書工作認(rèn)可和尊重，讓其能夠在輕松愉快的工作氛圍下開展工作，通過建立多種渠道的交流溝通平臺，給教學(xué)秘書的溝通工作帶來便捷，幫助其提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

2. 提高獎勵機(jī)制。高效教育管理團(tuán)隊需要保持較高的穩(wěn)定性，才能確保教學(xué)工作不間斷的順利進(jìn)行。而教學(xué)秘書團(tuán)隊因?yàn)楣ぷ鲏毫Υ螅龅?，晉升困難等問題，流動性較大。為了保持人員穩(wěn)定，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對該團(tuán)體的重視與關(guān)懷，設(shè)立相應(yīng)的獎賞激勵制度，采取公平合理的考核方式，建立科學(xué)的評價體系。比如待遇的提升、晉升渠道的拓展、職稱評定的機(jī)會等等。借此調(diào)動教學(xué)秘書工作的積極性和對工作單位的歸屬感。通過物質(zhì)獎勵和精神鼓勵的雙重肯定，激發(fā)教學(xué)秘書的工作激情。幫助教學(xué)秘書制定合理的職業(yè)規(guī)劃，拓展其職業(yè)發(fā)展空間，提升其專業(yè)管理能力，確保基層教學(xué)管理團(tuán)隊的穩(wěn)定性。

3. 各方面力量的積極配合。教學(xué)秘書需要服務(wù)于院系領(lǐng)導(dǎo)，周旋于教師與學(xué)生之間，肩負(fù)管理與服務(wù)雙重工作內(nèi)容，任務(wù)之重可想而知。而大多數(shù)院校的教學(xué)秘書崗位只有一個，服務(wù)對象卻多達(dá)幾百甚至上千人，工作量大、內(nèi)容龐雜。此時，如果其他的教學(xué)相關(guān)角色不給予以一定的支持和理解，工作是很難順利的開展下去的。因此，各院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師及輔導(dǎo)員都需要了解教學(xué)秘書承擔(dān)的工作角色，對其工作給予支持和配合，能幫則幫，不能推諉為難，確保教學(xué)秘書工作環(huán)境相對和諧輕松。

4. 促進(jìn)教學(xué)秘書團(tuán)隊專業(yè)化發(fā)展?；鶎咏虒W(xué)管理團(tuán)隊的專業(yè)化發(fā)展是高校教學(xué)改革的目標(biāo)之一，是高校提升教學(xué)質(zhì)量，提升綜合管理能力的有效途徑。首先，給教學(xué)秘書構(gòu)建輕松和諧的工作氛圍。教學(xué)秘書是教學(xué)活動中各角色之間的溝通樞紐，其工作需要各方的大力支持，良好的工作氛圍有利于教學(xué)秘書工作的順利展開，發(fā)揮其教學(xué)運(yùn)營管理的重要作用。其次，給予教學(xué)秘書更多針對性培訓(xùn)和專業(yè)進(jìn)修機(jī)會，不斷的加強(qiáng)對教學(xué)秘書計算機(jī)使用、軟件應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理能力的培訓(xùn)，確保其能夠以科技手段實(shí)現(xiàn)工作效率提升。最后，構(gòu)建和完善學(xué)校的教學(xué)管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)服務(wù)平臺，確保教學(xué)秘書能夠使用更加便捷的手段和工具為全校師生提供服務(wù)，提升工作效率。高效秘書團(tuán)隊的專業(yè)化發(fā)展不是一蹴而就的工作，需要大量的時間持續(xù)改進(jìn)，學(xué)校需要不斷更新理念，創(chuàng)新服務(wù)，為將教學(xué)秘書隊伍打造成集管理、服務(wù)與創(chuàng)新為一體的新型團(tuán)隊而努力前行。

四、結(jié)束語

教學(xué)管理是高等院校管理運(yùn)營體系的核心。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的一線人員，其工作質(zhì)量直接影響著高校教學(xué)水平的優(yōu)劣，也關(guān)系著教學(xué)改革的成功與否。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對教學(xué)秘書崗位的重視程度，制定公平公正的招聘、培訓(xùn)、考核及激勵制度，激發(fā)其工作熱情，提升團(tuán)隊整體工作績效，進(jìn)而推動高校教學(xué)管理水平的進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)：

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