大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

李琳琳

【摘要】本文從我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀談起，分析了大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案管理；信息化建設(shè)

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源的整合

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和大數(shù)據(jù)、云計算的產(chǎn)生，使檔案信息資源的渠道變廣，檔案數(shù)據(jù)總量逐年增加，流動性變快，種類更加多樣，但同時也為不斷增長的檔案信息資源提供了數(shù)字化的整理與利用手段。當(dāng)前，我國檔案整體的利用情況不樂觀，檔案信息資源的整合工作水平偏低，管理分散，系統(tǒng)性差，整合工作的意義和效果均不明顯。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源的信息化建設(shè)將改變原有模式，采取新的舉措，不斷更新和突破。當(dāng)前檔案信息資源的整合面臨著很多困難，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)問題較多，各檔案部門和工作環(huán)節(jié)缺乏聯(lián)系和溝通，在檔案管理機(jī)制方面條塊分割，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)薄弱，迫切需要對檔案信息資源從硬件、格式和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，實現(xiàn)資源共享。

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來新的思路和方法，在信息化建設(shè)的過程中，我們可以做好以下幾項前期準(zhǔn)備工作：一是各級各類檔案部門要對已經(jīng)存檔的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，研發(fā)、建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，比如電子文件收集交換系統(tǒng)，為后期的大數(shù)據(jù)技術(shù)整合工作做好準(zhǔn)備；二是對新增的檔案進(jìn)館時，不僅收錄紙質(zhì)版，還要對電子版本的檔案進(jìn)行保管和記錄，在整理過程中遵循與原有檔案一致的原則，按統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入數(shù)據(jù)庫；三是借鑒國際參數(shù)和指標(biāo)，建立和健全適用于我國國情的企業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，探索新型的數(shù)據(jù)表示方法和存儲技術(shù)，不斷開發(fā)利用數(shù)字技術(shù)，努力建成現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案館；四是減少各部門的分歧，對現(xiàn)有機(jī)構(gòu)、運行機(jī)制和人員設(shè)置大膽改革，促進(jìn)各級、各地檔案機(jī)構(gòu)均衡發(fā)展；五是加強檔案的法制建設(shè)，重視檔案信息化建設(shè)中的安全問題，應(yīng)從制度上規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強數(shù)字版權(quán)的管理和保護(hù)機(jī)制保障檔案數(shù)據(jù)安全。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息資源挖掘中的應(yīng)用

隨著現(xiàn)代企業(yè)和新技術(shù)的發(fā)展，可以利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，通過統(tǒng)計分析、情報檢索、模式識別等方法對今后發(fā)展趨勢和行為作出預(yù)測，發(fā)掘隱含的知識信息。數(shù)據(jù)挖掘按照功能可以分為關(guān)聯(lián)分析、聚類、自動預(yù)測趨勢和行為、概念描述和偏差檢測五類，它在企業(yè)檔案信息管理中有以下應(yīng)用：一是利用數(shù)據(jù)挖掘準(zhǔn)確掌握企業(yè)檔案的信息需求，包括利用相關(guān)技術(shù)構(gòu)建模型，研究用戶興趣和需求趨勢，優(yōu)化檔案信息。還包括收集注冊、訪問記錄等原始信息和數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換成多種數(shù)據(jù)的集合；二是數(shù)據(jù)挖掘為企業(yè)檔案館發(fā)展提供參考依據(jù)，包括利用網(wǎng)站和軟件計算檔案信息資源的利用情況，把使用頻率較高、需求量較大的檔案文件先行數(shù)字化加工，并且查漏補缺，有的放矢的對館藏資源進(jìn)行擴(kuò)充和豐富。還可以運用文本挖掘的方法，在浩如煙海的檔案信息中按相關(guān)專題進(jìn)行知識挖掘和重組，把有用信息建設(shè)成特色和專題信息庫；三是利用數(shù)據(jù)挖掘做好優(yōu)化檔案館館藏信息工作，對用戶借閱檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，尋找各種信息關(guān)聯(lián)和比例，對館藏信息做好優(yōu)化。提取并匹配文檔信息，對其內(nèi)容進(jìn)行分析、歸納和總結(jié)，做好未來檔案管理發(fā)展趨勢的預(yù)測工作。

三、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化建設(shè)策略

檔案館是存儲各類檔案數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)實現(xiàn)增值的機(jī)構(gòu)。大數(shù)據(jù)時代的到來加快了檔案館的信息化進(jìn)程，高效快速的知識信息轉(zhuǎn)化能力意味著檔案館具備較高競爭力。大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進(jìn)步為企業(yè)遠(yuǎn)期規(guī)劃提供了大量實時數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分析結(jié)果為企業(yè)未來發(fā)展提供有效數(shù)據(jù)支持。未來大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化系統(tǒng)是必然趨勢，相應(yīng)的企業(yè)信息化建設(shè)策略有幾下幾項：

1.做好檔案信息化建設(shè)的硬、軟件環(huán)境建設(shè)

硬件和軟件環(huán)境一定要過硬，這是檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)最先需要把原始資料進(jìn)行數(shù)字化加工整理，收集、處理、存儲、傳遞檔案信息等復(fù)雜工作必然要求網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟硬件合格，否則很難實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.提高企業(yè)檔案信息化工作人員的水平和素質(zhì)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作需要強有力的人才隊伍作為保障和支撐，從業(yè)人員作為信息化建設(shè)工作的主體，在對檔案原始數(shù)據(jù)處理過程中和轉(zhuǎn)化成數(shù)字資源的過程中，迫切需要從事生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等各業(yè)務(wù)單元的工作人員提供各項數(shù)據(jù)和幫助，因此對這些從業(yè)人員提出了很高的要求，他們的水平與素質(zhì)高低決定了企業(yè)檔案信息化工作能否做好，除了基礎(chǔ)的計算機(jī)信息技術(shù)方面的操作和使用，還要掌握生產(chǎn)流程、安保、信息處理等方面的能力。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)要求對檔案資源進(jìn)行深度的開發(fā)和進(jìn)一步的利用，需要一個系統(tǒng)、繁瑣的運行過程，這項工程需要企業(yè)根據(jù)自己的當(dāng)前實際進(jìn)行科學(xué)、整體的規(guī)劃，應(yīng)用數(shù)字化手段和方法建設(shè)合理的檔案管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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