試論電子檔案的移交與接收管理

韋彩鳳

【摘要】近年來，國家在電子檔案的移交和接收上出臺了相應的規范，但是在電子檔案的移交和接收管理中仍然存在有一定的問題。本文就這些問題進行了分析，并提出了改進的措施，以期可以促進電子檔案的移交與接收管理工作的發展。

【關鍵詞】電子檔案；移交；接收

伴隨著社會的發展進步，辦公自動化軟件以及各種業務軟件的使用越來越廣泛，因此產生了大量的電子檔案。對于紙質檔案，通過多年的發展，其移交與接收管理已經變得較為規范。而對于電子檔案來講，因為其出現的時間并不是很長，在其移交與接收上都還有很多可以進行改進的地方。

一、當前電子檔案移交與接收管理過程中存在的問題

（一）管理方式沒有做到因地制宜，同時存在權責不清的情況。當前各個單位的電子檔案基礎情況并不統一，同時對于電子檔案的重視程度也存在有差別，而且在人員配置上也是存在很大的差別。但是電子檔案的移交和接收管理工作中卻沒有考慮到這些情況，沒有做到因地制宜，無論是什么單位在電子檔案的移交和接收管理中都采用的是相同的手段。同時還有很多的單位，因為沒有適合本單位的電子檔案管理手段，導致了在電子檔案袋移交與接收工作之中出現了權責不清的情況，出現問題時相互推諉、消極怠工，很多時候不知道自己應該做什么。

（二）缺乏熟悉電子檔案業務的專業人才。從當前的檔案工作來看，很多單位中檔案工作人員的年齡結構不夠合理，存在較為嚴重的斷層情況。一方面現有的老檔案工作人員，他們的業務技能都較為單一，對于紙質檔案的管理他們可以做得非常好，但是對于電子檔案則很多表現得較為消極。在另一個方面，很多年輕的檔案管理人員，雖然能夠熟練地使用計算機以及網絡，但是卻不熟悉傳統紙質檔案的歸檔流程。因此，短時間內復合型人才的缺乏會阻礙電子移交和接受管理工作的有效開展。

（三）對電子檔案缺乏良好的安全意識。很多檔案工作人員因為對電子檔案不夠了解，導致他們很難做好電子檔案在移交和接收管理中的保密工作，特別是對于那些涉密電子檔案不知道應該采取何種保密手段，也認識不到泄密的后果。還有一些檔案，沒有明確電子檔案信息安全責任人，對于移交和接受過程中的信息安全檢查不足，在電子信息檔案的安全管理上缺少資金以及硬件的投入。

二、做好電子檔案的移交與接受管理工作的對策

（一）建立起完善的責任管理機制。電子檔案的移交和接收工作并不是某一個部門的工作，而是多個部門共同參與、協作的工作。所以完善的責任管理機制對于改善電子檔案的移交與接收工作是相當重要的。通過完善的電子檔案移交與接收管理機制，可以有效提高電子檔案移交與接收管理工作效率。各個單位，需要結合本單位的實際情況，通過合理的分責來實現電子檔案移交與接收管理工作的制度化、程序化。使得電子檔案移交與接收管理工作更加符合單位的實際情況，這將有助于單位檔案管理人員清楚地認識到在電子檔案移交和接收的每一環節需要做什么、需要注意什么。同時，完善的責任管理機制還有助于在提高電子檔案移交與接收管理工作效率的同時，減輕檔案工作人員的工作量，為電子檔案的數據準確性和安全信息提供更好的保護。

（二）做好宣傳與培訓工作。要做好電子檔案移交與接收管理工作，就需要有一支優秀隊伍的支持。為此，需要通過良好的宣傳工作來增強相關檔案人員對電子檔案的認識，明確電子檔案工作的實際意義。各個單位的檔案管理人員需要通過拓展工作模式，利用電話溝通，網絡解答等多種方式來獲得電子檔案移交與接收管理工作的各種信息，增強對電子檔案移交與接收管理的認識。

與此同時，還需要加強對單位中專職和兼職檔案工作人員的培訓力度，積極開發多種培訓模式，對單位中的檔案工作人員采用現場上機操作、面對面講解等多種方式，讓他們盡快地掌握電子檔案移交與接收管理的具體流程。同時還需要通過下發相關的文件、制作相應的課件和光盤等方式來為專職和兼職檔案工作人員提供自學的材料，盡可能地培養出一批能夠滿足電子檔案移交與接收管理工作要求的人才。

（三）做好電子檔案移交與接收管理工作中的安全防控措施。打造完善的安全防范機制。必須要針對電子檔案移交與接收管理工作的特點來建立起科學有效的安全防范機制。形成完善的電子檔案移交與接收保密制度。同時，還需要通過電子檔案安全保密教育來改善檔案工作的安全防范意識，并讓他們掌握安全防控的方法。使得他們能夠主動在電子檔案移交與接收管理工作中做好安全保密工作。同時，還需要成立起信息安全小組，專門負責電子檔案的安全管理工作。定期對電子檔案移交與接收管理工作中的安全工作進行檢查驗收，并制定存儲介質相關的安全使用管理規定，通過規范的使用方法以及嚴格的保管制度來確保電子檔案移交與接收管理的電子檔案信息安全。

三、結語

電子檔案移交與接收工作并不是一個很容易完成的簡單過程，而是一項系統性的工程。想要做好這項工作，就需要制度理念的不斷更新與完善，需要各方面共同努力。為此，我們除去做好上述工作外，還需要繼續加強對電子檔案移交與接收管理工作的研究。

【參考文獻】

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