企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及思考

張明毅

【摘要】企業(yè)檔案作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作中十分重要的一個(gè)組成部分，對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益以及歷史而言有著極為重要的意義。本文就當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并就此提出了推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作優(yōu)質(zhì)高效的幾點(diǎn)建議，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；思考

企業(yè)檔案作為企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄，是企業(yè)贏取利潤(rùn)，實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的重要保障；作為企業(yè)文化的歷史記錄，是企業(yè)文化發(fā)展歷史延續(xù)性的重要保障；作為一種重要的宣傳教育資源，企業(yè)檔案以第一手資料翔實(shí)地記錄了企業(yè)員工創(chuàng)造品牌的奮斗歷程，具有毋庸置疑的真實(shí)性和不可抗拒的說(shuō)服力與感染力，是企業(yè)對(duì)外宣傳、對(duì)內(nèi)教育的重要材料。然而，由于企業(yè)檔案工作責(zé)任重大，事務(wù)繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，部門(mén)薪水低，并且無(wú)法直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)檔案工作常常處于“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的尷尬地位，往往容易被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)所忽視，從而造成了企業(yè)檔案管理工作的效率不高。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位。大多數(shù)企業(yè)受限于傳統(tǒng)的思維觀念而對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不夠，從而導(dǎo)致了對(duì)其重視程度偏低。造成這一現(xiàn)象的主要原因之一就是他們覺(jué)得檔案管理工作對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有多大的影響。因此在企業(yè)中，檔案部門(mén)工作人員的工作積極性往往不高，甚至出現(xiàn)十分嚴(yán)重的掛名現(xiàn)象，相關(guān)工作人員不能切實(shí)擔(dān)負(fù)起責(zé)任。

（二）管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足。企業(yè)檔案管理工作多數(shù)有職工兼職，沒(méi)有專職的檔案管理人員。其一，兼職人員缺乏必要的檔案管理知識(shí)，從而對(duì)企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成很大的影響。其二是由于兼職人員本身有其他的工作要做以及人員調(diào)動(dòng)十分頻繁，從而造成了企業(yè)檔案管理工作的滯后。

（三）企業(yè)檔案管理信息化程度較低。由于企業(yè)檔案并不能直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案部門(mén)投入的資金技術(shù)資源不足，仍然以人工的方式進(jìn)行檔案管理造成了較多的失誤，為日后檔案的利用造成了阻礙。也有少數(shù)企業(yè)開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，也僅僅用于檢索與統(tǒng)計(jì)本單位的檔案信息，檔案信息的共享程度較低。

（四）企業(yè)檔案管理配套設(shè)施建設(shè)不到位。受企業(yè)對(duì)檔案部門(mén)的資金投入限制，檔案保管硬件條件較差，檔案柜陳舊老化，防蟲(chóng)、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史檔案文獻(xiàn)因發(fā)生霉變或遭蟲(chóng)害而毀壞，甚至部分檔案因?yàn)檎加每臻g較大而被清除出檔案室。部分企業(yè)甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案室，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的保管質(zhì)量。

二、幾點(diǎn)推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）完善制度以提高企業(yè)檔案管理意識(shí)。首先必須提升企業(yè)工作人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。將檔案管理工作納入到企業(yè)考核范圍之內(nèi)并建立起相應(yīng)的目標(biāo)管理機(jī)制，進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理部門(mén)的考核，以促使檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步落實(shí)。同時(shí)，還應(yīng)該在檔案管理工作中建立起獎(jiǎng)勵(lì)、問(wèn)責(zé)機(jī)制，明確檔案管理工作的權(quán)、責(zé)、利，使相關(guān)部門(mén)能夠擔(dān)負(fù)起責(zé)任，使企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行、賞罰分明，進(jìn)而建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）努力提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。各企業(yè)應(yīng)盡量設(shè)立專職的檔案管理部門(mén)，減少一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。同時(shí)企業(yè)可以適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇水平，以激發(fā)檔案工作人員的工作積極性與主動(dòng)性。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況安排培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式，對(duì)企業(yè)檔案管理人員組織專業(yè)培訓(xùn)，加大其檔案管理的水平。當(dāng)企業(yè)檔案管理人員遇到業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向政府檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員尋求指導(dǎo)，以便提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率。

（三）完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，必須加強(qiáng)檔案部門(mén)硬件設(shè)施的配套與完善。各企業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理的資金、技術(shù)投入力度，將檔案管理資金納入到企業(yè)年度預(yù)算中。設(shè)立專門(mén)的檔案室、檔案柜，并派專人管理檔案室，努力做好檔案室的日常管理與清潔工作。加強(qiáng)檔案室防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等保護(hù)措施，為企業(yè)檔案工作的順利開(kāi)展提供保障。

（四）進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高企業(yè)檔案服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可以由企業(yè)中主管檔案工作的單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，在政府檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下完善電子檔案和電子檢索系統(tǒng)，建立高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建全面、及時(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案采集系統(tǒng)，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門(mén)檔案信息共享，為企業(yè)科學(xué)決策提供指導(dǎo)。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步確立與完善，為我國(guó)企業(yè)檔案管理工作提出了更多更高的要求。在新的時(shí)代條件下，完善企業(yè)檔案管理制度，提高企業(yè)檔案管理意識(shí)，努力提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息化建設(shè)，是推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。

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