電子檔案在公園檔案管理中的價值探究

黃昊

【摘要】公園建設的發展給公園檔案管理帶來了較多的挑戰。在公園業務經營中，公園檔案管理發揮著重要的作用，能夠有效反映出公園的經營狀況和管理水平。電子檔案屬于一種新型的檔案，在公園檔案管理中發揮著重要作用，筆者對此展開了詳細的論述。

【關鍵詞】電子檔案；公園檔案管理；價值探究

公園檔案作為國家檔案的一個重要組成部分，不僅能夠反映公園工作人員各方面的工作情況，還能反映出公園的建設和經營情況。當前公園檔案管理中還存在缺少相應人才、社會支持以及理論依據的問題，而電子檔案的應用，能夠有效改善公園檔案管理現狀，提高公園檔案管理工作的服務質量和工作效率，公園管理人員應當加強利用，將其優勢充分發揮出來。

一、公園檔案管理工作現狀

（一）公園檔案在管理方面缺少相應的人才。公園檔案管理工作不僅具有針對性，還具有廣泛性。公園檔案管理不僅需要必要的硬件條件，還要配備專業管理人員。有些公園檔案具有一定機密性，因此管理人員除了要有較高的管理專業水平，還要有較強的責任意識。除此之外，我國目前高等院校也沒有關于公園檔案管理這方面的教育內容，因此在公園檔案管理方面缺少相應的管理人才。

（二）公園檔案在管理方面缺少社會的支持。在公園文體活動中，人們的注意力一般都集中在娛樂設施上面，人們的日常文娛活動都需要使用這些設備。公園的檔案管理作為一個隱形項目，不被人們重視，得不到人們群眾有效的支持，也就沒有足夠的資源和動力，因此當前公園檔案在管理中存在滯后的現象。

（三）公園檔案在管理方面缺少相關理論依據。公園是一個民生工程，是給人們提供休閑和娛樂的場所，因此產生經濟效益較少，所以不受上級機構的重視。檔案管理是一項專業性的工作，要有相關的理論依據支持，但是由于不受關注，所以都是按照其他行業的檔案管理制度和思路進行管理，導致在管理中出現問題。

二、電子檔案在公園檔案管理中的價值探究

（一）電子檔案有利于公園檔案的保密性。公園檔案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而電子檔案則能夠有效加強公園檔案的保密性管理。傳統紙質檔案，人們在尋找某一文檔的時候需要翻閱整個檔案的資料袋，并且在查閱的同時可能還需要旁人協助，這個過程難免會造成一些保密性文件的信息泄露。而電子文檔則不同，公園管理人員或者其他信息使用者如果要使用檔案信息，必須要進入電子檔案管理系統，而登陸這個系統需要輸入相關的用戶名和密碼，并且在信息查詢的過程中，不需要其他人進行協助，這樣就有效保證了公園檔案信息的保密性。

（二）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作效率。傳統的紙質檔案，無論是在信息查詢還是在信息的錄入方面，都耗時耗力，尤其是在信息的錄入方面，很多信息錄入都要靠管理人員個人的理解。電子檔案在信息的統計、整理和分類方面有著統一和規范的標準，這樣就能夠有效提高公園檔案信息的客觀性、準確性和科學性。電子檔案則能夠有效改善工作效率低的狀況，公園檔案管理人員可以借助計算機上的檔案管理軟件進行檔案管理，有效節約了人力物力，提高了檔案的管理效率。除此之外，錄入到檔案中的信息經常面臨著修改的問題，隨著公園的發展，資源信息也發生著相關的變動，可能需要增添新信息，也可能需要對原信息進行修改，以往的過程需要耗費大量的人力物力，而電子文檔也不一樣，無論是修改原信息，還是在原信息基礎上增加新的信息，操作起來都是極其方便的，而且電子檔案還能在查缺補漏方面發揮有效作用。

（三）電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作的服務質量。電子檔案的應用在提升公園檔案管理工作質量方面有著重要意義。最近幾年，為了落實相關法律法規，并且提升當前的企事業單位檔案管理水平，湖北省出臺了《湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級評審辦法》，其中就講到了相關企事業單位需要依據原本的考評方法所獲取的“AAA級”“AA級”“A級”，依次對應最新考評方法的“省特級”“省一級”“省二級”，如果考評對象是建筑工程相關的單位，還需要關注相關檔案的可追溯性，所以說公園必須提升相應的檔案管理工作質量。對公園檔案進行有效管理，可以方便后續階段相關人員對信息的查詢，因此，加強公園檔案的管理，實際上就是為了給信息使用者提供更好的服務質量。與傳統紙質檔案相比，電子檔案能夠實現資源信息的電子化。大量的信息被存儲在計算機介質中，不僅能夠方便信息使用者進行查詢，而且還能通過互聯網進行傳播，實現資源信息的地域移動和共享，并且電子文檔能夠讓信息使用者能夠在海量信息中快速找到自己所需要的信息資源，有效提高了公園檔案管理的服務質量。通過這種形式，游客可以快速檢索公園歷史信息以及游覽線路。

三、結語

綜上所述，電子檔案是當前信息時代的產物，其優勢一目了然。公園檔案管理人員應當積極使用這種新型的檔案，將其應用到工作之中，不僅能夠提高公園檔案管理工作的工作效率和服務質量，還能保證公園檔案信息的保密性，為我國和諧社會的構建作出重要的貢獻。

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