高校圖書館采編業務外包管理模式研究

劉詹敏

（廣州大學松田學院圖書館 廣州 增城 511370）

摘 要： 高校圖書館的網絡化促使采編工作重心轉移。從信息的獲取、存儲、加工到處理， 從過去手工操作到計算機信息處理， 采編趨于科學化、社會化。采編工作實地走向是業務外包和聯合編目， 采編工作正在井然有序發展。

關鍵詞： 高校圖書館；采編工作；業務外包

圖書館業務外包（Library ou tsourcing）是圖書館仿照工業企業外包模式提出的一種新型管理方法，國外圖書館自20世紀90年代以來已經較為普遍地實行業務外包。近年來， 我國許多圖書館都在不同程度上實行業務外包， 主要是采編業務外包。采編業務外包就是圖書館采編業務以合約的方式委托外部書商向圖書館提供所需的部分或全部的圖書資料及其后續服務。隨著業務外包范疇的擴大和業務外包普及程度的提高， 圖書館采取業務外包的程度會越來越深入， 圖書館所催生的服務產業鏈條也會日臻成熟和完善。

1圖書館對采編業務外包的應用

1.1 采編外包是對傳統工作方式的補充和促進

聯機編目的發展， 為采編業務外包提供了技術基礎，使采編的工作方式產生了變革。由于龐大的聯機編目技術支撐以及文獻處理加工標準化的實施， 為書商提供圖書館最的需要業務服務創造了條件。因為， 書商所提供書目數據的重要來源是套錄聯機書目數據。采編業務外包工作主要是采購招標外包。通過招標方式獲得具有一定的經濟規模、專業性強和效率高的外包商提供的如給每種圖書提供CNMARC 數據， 按照《中國圖書編目規則》《中文圖書機讀目錄格式使用手冊》的著錄規則， 做到書目數據的規范化、標準化要求。每冊圖書貼條形碼、貼磁條、貼書標、蓋館藏章等圖書加工工作， 記錄的全過程的一系列服務， 降低購書成本， 同時克服了專業技術人員的不足， 減輕編目工作的巨大壓力， 有效解決了新書在采編部的長時間逗留， 加快新書的分編及上架速度，因此， 采編業務外包成為必然。

1.2 采訪業務外包在圖書館的應用

圖書館采訪業務外包是將圖書館采訪部的某些業務以合約的方式， 由館方全部或部分外包給外部的圖書專業公司代理。它具有低成本、高效率， 充分利用社會資源完成圖書館的核心業務， 提升圖書館的整體服務水平等優點。圖書館采訪業務外包的模式有：（1） 圖書采購批準計劃。圖書采購批準計劃或稱自動配書， 送審訂書。是一種圖書館與書商之間的采書合約， 書商擁有專家根據圖書館每年分配給書商的圖書經費預算和圖書館采訪人員圈定的綱目， 即采購專業類圖書以及適應高校相關學科圖書的大體收錄范圍、圖書種類、冊數、出版社等選出相關圖書并寄送到圖書館， 圖書館采訪人員通過驗收接受所需圖書，退回不需要的圖書， 這種辦法節省了采訪人員選書的時間。而書商的專業知識與服務， 可拓展圖書采購領域， 彌補圖書館采訪員人力及學科不足的困擾。（2） 新書報道服務。新書報道服務是自動配書的另外一種表現形式， 由書商根據圖書館采訪要求， 將過濾后的文獻單以新書報導單的形式寄給圖書館采訪人員選購文獻。一些書商除了提供《社科新書目》、《科技新書目》、《上海新書目》、《全國地方版科技新書目》及出版社的征訂目錄外， 也在想用戶之所想，努力開展定制個性化書目， 為圖書館進行自動配書的服務。（3） 清單訂購。清單訂購， 即圖書館請讀者參與選書活動，根據征訂書目進行圈選， 采訪人員將匯總、查重并審核后的購書清單交由書商代購。圖書館不再直接逐一與出版社聯系， 而是直接委托書商統一代訂。這也是目前我國采訪業務不完全外包的主要表現形式。

總之， “ 自動配書” 的采購外包方式對于大型圖書館，尤其是對具有經費充足、館藏要求相對完整、征集圖書主題明確、訂購量大、出版來源眾多等特點的高校圖書館，委托書商代理采購業務， 除了可簡化工作外， 也可獲得較佳服務品質和較優惠的價格。

1.3 編目加工業務外包內容以及具體實施

編目加工業務外包是將圖書加工的全過程， 包括圖書驗收、加工、為圖書提供新書的MARC 數據、嵌磁條、蓋館藏章、貼條形碼、貼書標、MARC 數據錄入、新書上架等所有環節， 全部交由書商來做。通常采用的方式是書商組織人員到圖書館現場加工。圖書館工作人員可對加工過程進行監督， 及時糾正出現的錯誤和督促加工進度， 既提高加工效率又完善加工質量。

在加工業務外包過程中， 圖書館要承擔規劃、目標與標準制定、過程監督、質量評估及完善流程等工作， 主要包括以下幾個方面：（1） 考核外包商的資信度。圖書館要全面考慮業務外包中外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質量、業務熟悉程度、價格等方面的條件。具體應包括：外包商的企業規模， 人員數量， 在行業中是否具有較好的信譽度， 辦事是否高效， 提供的加工服務是否質優， 以前是否從事過加工外包服務， 對加工業務是否熟悉， 有無經過職業培訓的專業加工員， 有無良好的售后服務等。要重視業務外包的過程管理， 尤其是業務技術工作。同時應建立一套高效的反饋機制， 以便及時溝通和協調。（2） 簽好加工業務外包合同。加工業務外包合約內容應包括：工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。圖書館在圖書采購招標過程中， 就應把加工業務納入合同內容。用全面質量管理方法進行控制和規范，按照國家書目數據標準和本館內部圖書出庫標準， 進行圖書加工驗收。（3） 做好質量監控和驗收工作。第一， 要根據本館需要制定出圖書加工細則， 包括圖書加工期限， 貼書標、條碼位置， 蓋館藏章和日期章的數量、位置， 磁條數量、品牌和是否為可充消磁條， 貼還書期限表的位置，隨書光盤處理方法等；第二， 將已在館流通的圖書作為樣本， 交由書商參照進行粗、精加工；第三， 圖書館驗收人員對已粗加工（包括：貼磁條；蓋館藏章、日期章；貼條碼；貼還書條） 的圖書進行檢查， 一旦發現問題即交還給加工人員返工；第四， 在編目、典藏工作完成后， 對圖書進行諸如貼書標等內容的精加工。另外， 流通部工作人員在提書時還可對加工好的圖書再次檢查以保證加工質量。做好成本效益核算與溝通工作。圖書館與外包商的關系是互相依靠、互惠互利的雙贏關系， 雙方在充分溝通與相互理解的基礎上， 加強合作與協調， 使業務流程順利進行。

2 采編部工作的發展趨勢

以采訪為重心， 實現“三個轉變”

2.1 向構建科學合理的館藏結構方面轉變

在文獻采購上要集中力量做好館藏結構、文獻利用情況、師生構成比、學科發展態勢等調查， 以專業設置和重點學科建設發展為依據， 形成本年度的文獻資源建設規劃。規劃要突出館藏特色， 強化學術性、專業化特色。要對現有的文獻結構、文種結構、時間結構等進行調查分析和研究。圍繞地域優勢、資源優勢、學科優勢采購區別于其他館的獨特資源。了解系部學生人數所占比例和專業所涉及的圖書類別， 以年購書總量為基準制定各專業文獻采購計劃時， 考慮學生人數比例和不同專業對同類圖書的需求量。同時， 根據學生比例與專業情況具體制定各類圖書的復本量。對重點學科、重點專業和長線專業等予以傾斜。

2.2 向多渠道、多形式、多層次開展采訪工作轉變

積極推進“ 學科采訪制” 和“ 專家選書制” ， 增強文獻資源采購的針對性。所謂“ 學科采訪制” 是指按學科門類進行專業化分工， 針對學科專業進行采訪。采訪人員針對某一學科范圍或某幾個特定的學科范圍， 有組織地搜集、整理印刷型文獻和數字化文獻的信息， 購買文獻資源的所有權或使用權。“ 專家選書制” 是指由各系推薦本學科領域專家教授作為選書顧問， 他們具有關注文獻建設的熱情，有學術專長且能夠總體把握本學科領域的研究動態。圖書館要打破傳統的按照圖書、期刊、電子文獻、數據庫等文獻類型和中外文文種配置采訪人員的作法， 而按照特定學科或某些相關學科設置采訪人員， 通過與各種類型專家的有機組合， 共同完成采訪任務。由學科采訪人員與學校圖書館工作委員會以及系、部專家形成動態變化的采訪小組。圖書館采訪工作人員應收集盡可能多的書目信息， 按各系提供的學科主題詞進行整理歸類， 定期傳送給各系專家教授， 或由各系專家教授將其專業學科所需的圖書信息傳送給采訪人員。采訪人員根據反饋信息制定購書計劃。采用這種采訪模式， 可調動各系專家教授選書的積極性， 將采購工作由被動轉為主動， 由于針對性、專業性增強從而提高各類圖書的利用程度。

2.3 向多方位拓展采編工作內容方面轉變

在采購方式上拓展。大力開展網上采訪。其過程為文獻信息查找※篩選預訂※發出訂單※款項給付※文獻送達。網上采購可大大縮短訂購周期， 比傳統方式更方便快捷。對讀者需求的反饋渠道進行拓展， 了解各院系對圖書的需求， 以前只能通過采訪人員登門調查或各院系填報的方式進行， 時效差、準確率低、遺漏多、采購的圖書較難反映讀者的需求。現在讀者需求可以通過網上論壇、電子信箱、BBS 等快速反饋， 不但速度快、效率高， 而且讀者的滿意度高。對編目對象拓展， 如網上信息資源的編目， 主要是將無序化的網上信息資源進行整理和揭示， 以確保網上資源的準確性和可用性；館藏關聯信息編目， 即全面揭示某一文獻在各種載體的位置、相關信息的鏈接等。實現關聯檢索要重視MARC 格式中307、753、856 等字段的著錄， 以充分揭示文獻資源的關聯性。編目對象的拓展， 一方面方便了編目人員對各種文獻類型的處理， 更深層次地描述、揭示文獻。另一方面也滿足了讀者希望全面檢索文獻、方便獲取相關信息內容的深層次需求。

3 采編業務外包和聯合編目評價與展望

高校圖書館的基本職能就是充分利用館內館外的信息資源通過高效率服務來滿足用戶的信息需求。為用戶提供高質量的服務是高校圖書館辦館效益的真實體現， 因而，高校圖書館的工作應由采編為重頭轉向服務為重心， 從一般服務向參考咨詢服務轉移， 使得高校圖書館員的職責向專業化、多樣化發展。這樣， 高校圖書館可以利用社會分工， 使一些基本業務工作社會化， 用外包商的企業化經營機制所帶來的高效率服務于高校圖書館， 從而提高高校圖書館的工作效率， 把高校圖書館高素質的人員配置到更高、更深層次的服務中去。圖書館采編業務外包后工作流程的成功重建和工作重心的順利轉移是采編業務外包取得成功的表現， 也是實現管理改革需要解決的主要問題。圖書館采編工作重心轉移和業務加工外包， 實質是在市場機制下， 重新整合和優化配置社會資源， 提高圖書館工作效率， 圖書館和書商形成優勢互補、分工合作、合理布局的一種“ 共贏” 的運行管理模式。雖然圖書館業務外包目前還存在一些有待解決的問題， 但是它體現了在市場經濟環境下，圖書館部分職能重新社會化分工的必然發展趨勢。無論圖書館業務外包成功與否， 它既為圖書館帶來效益， 比如節省人力、物力、經費；也給圖書館帶來一定的負面影響， 比如， 文獻信息資源的流失、書目數據的失真等等。單從我國圖書館的發展來講， 我們不能簡單地評價采編業務外包和聯合編目， 我們必須把它和我國國情相結合， 同我國的文化相結合。如何選擇、選擇什么樣的外包機構以及界定哪些工作可以外包， 是圖書館首先要考慮的問題， 其次才是效益問題。總之， 圖書館業務外包， 在我國剛剛起步， 國內的理論研究和實踐探索還十分缺乏， 因此， 圖書館還要從實際出發， 積極探索圖書館業務外包的理論模式， 建立完善信用體系， 規范行業標準。

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