淺談建筑工程竣工文件檔案的整編與整理

龐新林

摘 要：建筑工程現代管理中，竣工文件的整編、歸檔管理是極為重要的，是對建筑工程的全過程進行真實的記錄與管理。現如今人們的精細化管理意識逐漸提升，對建筑工程竣工文件資料檔案的管理也提出了較高的要求，本文就建筑工程竣工文件檔案的整編與整理進行闡述與分析，提出合理化策略，使得竣工文件檔案編寫管理更加科學、標準和規范。

關鍵詞：建筑工程；竣工文件；檔案；整編；整理

建筑工程文件在工程施工過程中會產生很多種形式的信息記錄，涉及工程準備、監理、施工、竣工等環節。建筑工程竣工檔案的管理效果可能會對建筑工程竣工文件的質量產生直接或間接的影響。建筑工程竣工文件是工程竣工驗收的條件，需要保證其完整性、齊全性和準確性，能夠將建筑工程施工、竣工驗收的真實情況反映出來，使得圖物相符，技術數據更加可靠。此外也需要做好歸檔工作。如果建筑工程檔案驗收不合格就無法進行竣工驗收。因此需要采取有效的措施對竣工文件檔案進行整編和整理。

一、建筑工程竣工文件檔案整編整理的現狀

建筑工程資料的整編以及整理等工作需要貫穿于工程的全過程，如果監督管理不到位，就會使得建筑工程文件資料的整編與管理效果不佳，甚至會影響到歸檔后文件資料的利用。

近些年來我國的基本建設體制逐漸推進，建筑工程項目中的合同管理、招投標、建筑監理、工程資料的整編與歸檔等效果雖然得到了一定的改善，但是問題依舊存在。

首先建筑工程竣工文件存在著不齊全的問題，很多建筑項目中缺少投資審批文件、施工許可證、驗收合格證以及安裝和質量管理文件等。施工單位管理不到位，技術人員對安裝設備文件以及合格證等的管理不夠重視，隨意放置，使得文件出現丟失，施工材料進入到現場后，其合格證以及文件等經常出現審批手續不全的現象。在工程建設中必須要保證竣工圖和施工圖的一致，在施工前做到施工圖的干凈、完整，科學的對竣工圖進行改繪。[ 1 ]雖然在實踐中有些項目已經修改，但是修改后的竣工圖不能進行有效的歸檔，也不能更換之前的圖紙。

其次無法保證建筑工程文件的真實性，有些工程聯系單的簽字是代簽的，還有些單元工程質量評定資料存在涂改的現象。建筑工程竣工文件的編制不統一，缺乏規范性。建筑工程中，一些項目的施工圖紙被替換，并且在圖中沒有標識說明，對于圖紙的更改情況也沒有備注。此外，圖紙需要與變更通知單分別歸檔。有些竣工圖雖然按照變更進行了修改，但是修改標識并不統一，而且有些需要重新繪制的竣工圖沒有重新繪制。

最后建筑工程竣工圖上的變更與實際不相符，有些變更通知單沒有進行編號，工程變更并不明確，使得有些根本沒有執行、或者已經作廢的變更也進入到竣工文件的歸檔中，導致竣工圖的使用價值降低。[ 2 ]

二、建筑工程竣工文件整編整理不當的影響要素

首先不能規范管理日常的項目文件，在建筑工程中，施工企業在文件資料管理過程中需要花費一定的人力和物力，需要與工程實施相結合，從而滿足日常工作的實際需要，但是實際上，企業并沒有將工程建設與竣工文件檔案的整編歸檔相結合，使得工程資料管理不到位，規范性不強。

其次建筑工程文件資料管理制度還不完善，雖然施工單位建立了文件檔案管理方面的制度，但是并不齊全，無法保證建筑竣工文件資料整編的順利推進。沒有統一管理文件、技術通知等，編號不到位，比較混亂，[ 3 ]規格上也存在大小不一的現象，使得整編工作的難度比較大。竣工文件資料的移交與保管也沒有專門的制度，由于建筑工程的施工周期長，人員存在頻繁的變動，如果相關資料手續交接不到位，就會出現資料丟失，使得檔案的歸檔管理遇到極大的困難。

最后建筑企業中缺少懂得檔案管理知識和技術的人員，很多施工單位雖然配備了一定的檔案管理人員，并且這些人員接受過檔案管理知識的教育培訓，但是他們對建筑工程方面的知識了解不多，對工程技術并不懂。還有一些建筑工程技術人員對檔案管理的相關要求認識不足，檔案知識不多，使得建筑工程竣工文件的整編和整理受到影響。

三、建筑工程竣工文件檔案整編與整理的有效策略

（一）做好建筑工程招投標工作

建筑企業需要做好招標和投標工作，綜合考察組織，選擇最佳的施工單位、監理單位，并要求工程竣工文件有質量保障。要明確合同中文件檔案資料的整編責任、內容、特殊需要、資料原件、移交時間等。[ 4 ]加強建筑單位的綜合管理，保障建筑工程的質量的順利實現，能夠讓建筑工程竣工文件檔案的整編和整理工作更加高效。

（二）同時進行收集、歸檔文件檔案工作

為了使得建筑工程檔案更加完整，就需要定期做好歸檔工作。工作中需要明確現場技術管理人員的竣工文件質量管理責任，開展工程領導的負責制。同時建立完善的崗位責任制和管理制度，如果遇到不合格的文件資料，就需要否定，并重新補做。同時配備專業化的資料人員，使得建筑工程竣工文件檔案的整編與整理能夠有效落實。

（三）完善變更后的文件檔案管理制度

要使得建筑工程變更后的文件資料更加齊全，就需要分類整理，并定量進行統計。建立完善的變更文件檔案管理制度。變更文件資料是竣工圖繪制的重要依據，為了保證建筑工程竣工圖更加完整、準確、真實、可靠，就需要對變更文件的形成質量給予重視。

依據檔案形成時間對竣工文件檔案進行編號，避免檔案文件形成、移交和保管中出現丟失。竣工圖編制單位需要收集齊全變更的材料，對其分類整理，明確變更文件的數量，為查閱提供便利，同時能夠逐一審查核變更單，同時蓋上已經執行或者沒有執行的章，[ 5 ]使得竣工圖編制沒有問題。

此外，施工單位繪制竣工圖時，建筑和監理單位都需要認真監督、檢查。編制竣工圖時要做到與施工一致，使得竣工圖繪制的質量得到提升。施工后要馬上編繪，并進行修改，使其能夠滿足實際需要。參與工程建設的技術人員要親自參與編繪，提高竣工圖的整體效果，防止工程結束后部分施工人員撤離，沒有人熟悉施工現場，使得竣工圖的編制效果達不到理想的狀態。編制竣工圖要滿足實際需求，保證竣工文件檔案的價值得以凸顯。

（四）加強檔案人才的教育培養

竣工文件檔案的整編、整理與歸檔需要檔案管理人員進行操作，因此需要提高檔案管理人員的素質水平，加強檔案管理知識以及技術的運用，檔案管理人員要認真學習文件材料立卷歸檔整理規范，能夠提高檔案管理人員在檔案的收集、整理、編目、分類、歸檔等工作中的水平。同時使用現代化的知識與管理方法提高檔案工作者的操作能力，強化檔案管理人員的電子文件歸檔、計算機管理、電子檔案管理等技能，使得檔案管理更加科學，同時組織檔案人員參觀學習和培訓，與其他單位進行交流，提高檔案管理人員的業務水平。

四、結語

建筑工程施工中，竣工文件是極為重要的組成部分，存在于整個工程建設的始終，需要將其放到與工程質量同等的高度。竣工文件的立卷歸檔等是十分系統的工作，需要對其進行全過程的管理，并做好竣工文件的編制歸檔，加強相關部門的協調配合，使得建筑工程施工單位的管理水平得到提升。

今后在建筑工程竣工文件檔案整編管理時，要完善相關的制度，認真做好相關的質量管理工作，滿足時代發展的實際需要，更好地為建筑工程順利提供依據和參考。

參考文獻：

[1] 史海峰，陳俊濤.建筑工程竣工資料管理問題及應采取的措施[J].山西建筑，2010，32：203-204.

[2] 劉彥霞.竣工資料整編與歸檔探析[J].科技風，2011，15：179.

[3] 景慧.淺談水利水電工程施工企業竣工資料的整編[J].大眾科技，2011，12：60-62.

[4] 馬軍.規范建筑工程資料管理促進工程質量監督管理[J].工程質量，2011，09：5-7.

[5] 郝艷萍.淺談密松水電站工程檔案管理[J].價值工程，2013，15：161-162.