淺談計算機信息技術在城建檔案管理上的應用

李寧

摘 要：隨著時代的發展，我國科學技術的進步，計算機逐漸在人們的生活中得到深入，并取得一系列的成就。其中，城建檔案管理就是其中一項。計算機信息技術在城建檔案管理中的有效應用，可以使城建檔案管理更加整體、系統以及網絡化，進而可以有效提升檔案管理的質量。而本文就對計算機信息技術在城建檔案管理上的應用進行一些探析。

關鍵詞：計算機技術；城建；檔案管理；應用

眾所周知，城建檔案是我國城市規劃與建設的主要條件與依據，對城市的發展、進步具有重要意義。但由于我國城建檔案管理相關工作起步較晚，發展較短。因此，當前我國的城建檔案管理上仍存在一系列問題與不足。而計算機技術的出現，為我國當前的城建檔案管理工作的改善提供了便利條件，同時也為我國城建檔案管理的發展提供了新的機會，可以有效促進其加快發展。因此，筆者就對計算機信息技術在城建檔案管理上的應用進行分析并提出了一些建議。

1 城建檔案管理上計算機信息技術的作用

1.1 提升系統化

所謂的城建檔案，就是在城市的建設與規劃過程中所產生一系列對城市發展、進步有關的，且具有保存價值的文字、圖紙等資料。在傳統的城建檔案管理中，這些資料大多以書面、紙質等形式保存。這樣的保存形式，不利于日后工作人員的查找、應用與保存，甚至受多種因素的影響（如：受潮、丟失、蚊蟲鼠類損壞等）會導致資料不健全，影響工作人員的使用。而計算機信息技術的出現，可以有效改善以上問題。如：在當前的城建檔案管理中，相關工作人員可以借助計算機信息技術的便利，改變傳統書面、紙質的城建檔案資料的呈現方式。可以借助相關軟件將資料以圖片、聲像、文字等形式呈現，并建立相關檔案系統，使之與其它系統（如：財務、生產等）關聯，從而可以提升城建檔案管理的系統化。

1.2 保證精細化

同時，在以往的城建檔案管理工作中，由于檔案種類繁多、數目多有不同。因此檔案管理工作人員工作量十分繁重，且在繁重的工作中時常出現一些偏差，進而導致檔案資料的不準確，進而可能會為之后的城建工作帶來一系列問題。但是，在計算機信息技術背景下的城建檔案管理工作中，檔案管理工作人員可以借助計算機信息技術的便利條件，有效解決這一問題。如：相關工作人員可以將檔案資料與電子檔案的形式錄入，并通過檢索將其重新分類儲存。在數據計算中，更是可以借助計算機信息技術進行智能計算以保證計算的準確性，然后通過檢驗對比提煉出準確的信息。通過這樣的形式以保證城建檔案管理工作的精細化。

1.3 增強服務性

另外，在我國傳統的城建檔案管理上，受時間與空間的影響，信息的傳遞與儲存上還存在一些問題（如：存儲困難且傳遞缺乏實效），導致檔案管理的服務性不高，且作用無法得到有效發揮。這在一定程度上，阻礙了工作人員的工作效率與能力的提升。而計算機信息技術背景下的城建檔案管理中，工作人員可以借助計算機技術快速的運算速度，精確的計算能力，高效的儲存能力與記憶力，以及不受時間與空間約束的特點，有效提升城建檔案管理工作的效率與作用，同時可以減輕相關工作人員的工作量，提升其工作質量。進而達到增強城建檔案的服務性，提升相關檔案作用的效果。

2 城建檔案管理上計算機信息技術的應用

2.1 強化設施，奠定管理保障

在了解計算機信息技術在城建檔案管理工作中的作用之后，為提升我國當前城建檔案管理效率。首先，相關人員應重視信息化設施、設備的添加，積極強化相應的硬軟件設施，從而為之后城建檔案管理奠定良好的工作保障。例如，在硬件設施中需要強化：網絡設備、數碼照相機以及掃描儀等設施，為之后數字化管理提供便利條件。而在軟件系統方面則需要具備數據管理、整理編目，安全保密、實體管理、檢索查詢以及系統維護等功能。另外，還應強化城建檔案的管理、整理、接收、鑒定與利用等功能，從而保證計算機信息技術的實用性與通用性。同時可以為日后的檔案管理工作奠定堅實的保障，進而可以提供更多可能。

2.2 系統建設，提高工作效率

在計算機信息技術背景下的城建檔案管理工作中，為發揮計算機技術的作用，提高檔案管理的工作效率。相關檔案管理工作人員應積極建立相關的系統，并將系統進行聯合，以提高工作效率，以及檔案的利用率。例如：建設目錄數據、檔案歸類并建設基本的數據庫、城建電子檔案管理。添加文件格式轉換功能；文字、圖像掃描功能；音頻、聲頻轉化功能等。其中，在目錄建設中，建設人員應重視一鍵檢索的重要性，從而保證系統的便利與作用。而在基本數據庫的建設中，相關建設人員應將現有的檔案信息進行重新整理、歸類并錄入。同時，針對一些聲像、摘錄的文字等檔案資料，可以將其進行掃描、格式轉換，然后重新整理分類后錄入。通過這樣的形式不僅可以保證檔案的準確、安全性，同時可以有效發揮計算機信息技術的作用。

2.3 加強培訓，提升工作能力

另外，在計算機技術背景下的城建檔案管理工作中，為有效提升工作效率，保證計算機信息技術的有效且合理應用。相關工作人員應重視并加強對城建檔案管理工作人員的培訓工作。如：相關領導可以組織統一的、科學系統化的培訓，可以聘請相關計算機領域技術人員、檔案管理工作領域專家，對企業現有的城建檔案管理工作人員進行“技術+專業+思想”的培訓，使其將在具備專業的基礎上，具備先進的思想，且可以熟練掌握相關的技術要領，進而成為新時期社會需要的技術專業型人才。這樣在提升管理人員自身競爭力的同時，還可以有效提升管理人員的工作能力，以促進城建檔案管理工作的進步、發展。

3 總結

我國當前的城建檔案管理工作中仍存在一些亟需解決的問題，而計算機信息技術的出現可以改善這些問題。因此，相關檔案管理人員應重視信息技術設施的強化，建設健全系統，并加強工作人員的培訓，以提高工作效率，提升工作人員的工作能力。

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