淺談新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及創(chuàng)新策略

劉莎

摘 要：在新時(shí)期，實(shí)行檔案數(shù)字化管理不僅能提升檔案管理水平，還能充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。本文就此展開了討論，詳細(xì)分析了如何進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新，真正提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案；數(shù)字化；管理；創(chuàng)新

檔案數(shù)字化管理是指充分利用計(jì)算機(jī)硬件以及檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。這種管理方式具有效率高、節(jié)約時(shí)間、易操作的特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用在不同行業(yè)的檔案管理工作中。顯然，數(shù)字化管理遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式更加具有競(jìng)爭(zhēng)力。鑒于此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)重視結(jié)合工作實(shí)際規(guī)范開展數(shù)字化管理工作，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足。

一、檔案數(shù)字化管理的意義

首先，檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然。目前，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、先進(jìn)管理軟件等已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中。這對(duì)于加快檔案管理工作的發(fā)展非常有效。由此可見，在這種形勢(shì)下實(shí)施檔案數(shù)字化管理，規(guī)范管理工作是非常有必要的。其次，實(shí)行檔案數(shù)字化能有效降低檔案管理工作強(qiáng)度。尤其是對(duì)于一些公共資源豐富的單位，其檔案管理比較復(fù)雜。應(yīng)用數(shù)字化管理能有效提高管理效率，減少管理人員工作量。最后，實(shí)行檔案數(shù)字化能有效提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。通過對(duì)檔案的數(shù)字化處理，使用者能夠快速查找到所需檔案。而且檔案管理人員則能更加方便、高效地完成檔案收集、錄入等工作。

二、新時(shí)期檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略

1.完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平

若要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就要先完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一管理。更何況，數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。顯然，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)也是非常有必要的。

首先，應(yīng)當(dāng)做好資料掃描、圖像處理、信息管理、數(shù)據(jù)分析等工作，進(jìn)一步完善檔案管理數(shù)據(jù)庫。在此過程中，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)注意做好紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，充分利用掃描儀、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等將有關(guān)信息完整地錄入到數(shù)據(jù)庫中，從而保證數(shù)據(jù)庫檔案信息的完整。其次，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合管理工作實(shí)際，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，完善檔案管理信息資源。最后，嚴(yán)格按照規(guī)范開展檔案管理信息的收集、處理、數(shù)字化，并根據(jù)服務(wù)工作需求不斷強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫功能，提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量。

2.加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建安全保障體系

檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但是眾所周知，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在一定的缺陷很有可能造成安全問題。因而，為了提高檔案數(shù)字化管理的安全性、可靠性，避免數(shù)據(jù)泄露，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全保障體系的構(gòu)建。

首先，即便是數(shù)字化管理的模式下，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)保留一份紙質(zhì)檔案原件。即便是數(shù)字化檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的損失，也可以利用原件進(jìn)行有效的修復(fù)。尤其是對(duì)于一些公共資源數(shù)量非常大的單位來說，更要當(dāng)加強(qiáng)原有文件的保存。當(dāng)然，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理也應(yīng)當(dāng)做好防水、防火等工作。其次，在單位內(nèi)部進(jìn)行檔案資源共享時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，提高檔案資源的安全性，避免出現(xiàn)泄露情況。如利用密鑰技術(shù)、加密存儲(chǔ)、訪問控制技術(shù)等，充分保障檔案信息安全。如建立防火墻、進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等。最后，應(yīng)當(dāng)制定完善的安全管理制度，確保管理人員能夠按照制度辦事，減少檔案信息丟失、泄露、損壞的幾率。如要求檔案管理人員在使用的移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上使用；根據(jù)所處理檔案的最高密級(jí)，確定計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施；數(shù)字化加工單位同時(shí)必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任?？傊跀?shù)字化檔案管理中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全保障體系的構(gòu)建，從而提高數(shù)字化檔案管理工作的安全。

3.轉(zhuǎn)變管理理念，強(qiáng)化數(shù)字化管理的成效

在新時(shí)期，若要真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，相關(guān)部門就應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)管理理念的創(chuàng)新，確保管理人員能夠充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理的重要性，并促使其在工作中真正落實(shí)數(shù)字化管理，提升檔案管理工作質(zhì)量。

如檔案管理部門的負(fù)責(zé)人可以在單位內(nèi)部開展數(shù)字化管理普及講座，提高管理人員的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，為數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)?；蛘咭惨詳?shù)字化管理為基礎(chǔ)，重新制定規(guī)章制度，從意識(shí)層面真正提升檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。另外，檔案管理人員則應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，積極接受新理念、新方法，改變檔案管理工作模式。只有這樣才能確保檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)有利于提高檔案管理水平。這就要求檔案部門要加大管理人員的不定時(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，最終提高檔案數(shù)字化管理工作的效率。

比如可以圍繞著檔案管理工作實(shí)際，從數(shù)字化設(shè)備應(yīng)用、保密資料錄入、檔案分類等方面，開展專業(yè)管理技能的培訓(xùn)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)，使其能夠科學(xué)、規(guī)范地開展檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案丟失等問題。另外，針對(duì)檔案管理工作的特性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理人員的保密教育，并對(duì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，對(duì)于涉密卷宗或含涉密材料的卷宗實(shí)行單獨(dú)掃描、單獨(dú)掛接、單獨(dú)管理?？偟膩碚f，只有加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，才能保障檔案數(shù)字化管理工作的效率，最終提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。

綜上所述，在新時(shí)期，開展檔案數(shù)字化管理工作對(duì)于提升檔案管理工作效率非常有效。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)重視提高管理人員的數(shù)字化意識(shí)，并完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，綜合利用各種安全技術(shù)、規(guī)范，提升數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量。

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（作者單位：濰坊市公共資源交易中心）