探討檔案管理原理在檔案管理現代化中應用

李昌清

【摘要】在經濟快速發展的背景下，社會發展的各項因素之間的聯系日益緊密在這個過程中人們對檔案現代化管理的要求越來越高。本文主要研究的就是在現代化檔案管理原理中檔案管理的具體應用，對管理方式的科學合理化從幾個方面進行具體的分析，不斷增加檔案工作管理的科學與合理化，為盡早實現檔案管理現代化提供一定的基礎。

【關鍵詞】檔案管理原理；現代化；應用分析

檔案的現代化管理并沒有脫離檔案管理的原理，而是在原有的基礎上加以提升和應用從而適應現代化的發展要求。

一、檔案管理的特性

檔案是人們在社會活動中積累和保存下來的歷史記錄，由于社會活動的復雜性，歷史上存留下來的檔案不計其數，管理工作的本質就是進行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對檔案保管工作加以研究。但是在實際的檔案管理工作過程中，由于有著多個不同的工作層而，并且每個不同層而所呈現出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務社會，這就需要通過新的視角和高度重新審視當前檔案管理的熱點問題。

二、檔案管理現代化的背景以及必要性

檔案管理現代化就是指管理者秉承著現代管理理論科學，以現代的管理方式與手段為基礎，利用先進的科學設備與技術，管理員充分發揮自身的主動性、創造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現代化、智能化、系統化的轉變。基于社會經濟不斷進步的基礎上，現代科學計算機技術也得到了長足的發展，尤其是網絡信息技術逐漸的應用于各行各業的各個領域中。

在當前社會飛速發展的過程中，通過檔案管理現代化管理工作的執行，實際上有著至關重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯網電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續性的對檔案本身管理環境加以改善，最大限度的降低檔案信息所需要的存儲空間，這對于現代社會中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進作用。

三、檔案管理現代化

檔案管理現代化主要是管理人員基于現代化理論科學，通過有效管控方式，借助先進設備以及技術系統，全面激發管理人員主動積極性以及創新實踐能力，進而全面更新傳統檔案管理模式，令其向著現代化、系統性、智能化方向不斷發展。在社會經濟快速發展的同時，現代科技實現長足進步，特別是網絡信息手段更廣泛的滲透至各行業領域。伴隨現代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴峻的挑戰與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務量明顯增長，對調檔工作也提出了高標準要求。檔案管理現代化體現了重要的現實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內容，優化檔案管理工作環境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現了有效的影響作用。

四、檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用分析

（一）整分合原理

要想充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統化和合理化的規劃工作，并對檔案管理人員的工作內容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統計及整理等方面的工作內容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內容。為了充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責和工作任務，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

（二）系統管理

系統管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中侮一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。

（三）反饋

反饋是實行檔案管理現代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價值。要將檔案信息所輸出的經濟效益、社會效益全方位的進行反饋，才能認識到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會的檢驗，一方面被社會所利用，實行統一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進與完善。

（四）加強管理的重視程度

加強對檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過對各類檔案進行整理和分類，從而為經濟社會各方面發展提供理論和政策依據。重視檔案管理，對檔案進行系統化的控制，能夠最大程度的節約人力成本，提升管理效率，為社會服務，為國家發展作出貢獻。

三、結語

檔案管理是時代進步的產物，是符合時代發展需求的。檔案管理原理在當代檔案管理的應用中起到理論指導作用，我們要充分利用檔案管理原理來規范和促進檔案管理現代化建設，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，建立完善的檔案保管系統，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，推進檔案管理工作的現代化。

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