論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

丁寶華

摘 要：紙質檔案的主要存在形式，就是通過筆和紙的形式來對于人或者社會的活動進行記錄，可以是文字形式，也可以是圖表形式。雖然隨著計算機技術的發展，電子檔案的使用范圍變得越來越廣，但是紙質檔案的存在對于檔案信息化管理依舊具有重要的意義。本文主要對于紙質檔案在檔案信息化管理中存在的重要性進行了分析。

關鍵詞：檔案；信息化管理；紙質檔案

隨著電子信息技術的發展，檔案信息化管理成為了檔案發展的必然趨勢，在檔案信息化管理的過程中，紙質檔案的存在一直是檔案管理人員爭論的主要議點，電子化的檔案在管理上更加便捷，并且進行更改以及修復相對于紙質檔案更加簡單，但是電子檔案在修改以及變更上也更加容易，導致其真實可靠性受到質疑，所以電子檔案就不可能完全的取代紙質檔案，在檔案信息化的管理過程中，也只有保持二者共同發展，才能更好地實現檔案管理的意義。確保檔案管理的科學合理化。

1 紙質檔案

1.1 紙質檔案概述

紙質檔案是應用筆和紙對于事件進行記錄的形式，通過文字或者圖標的方式來表達，應用紙張記錄成檔案進行保管。紙質檔案在我國存在已久，對于歷史文化以及不同階段的經濟發展研究做出了重要的貢獻。

1.2 紙質檔案優勢分析

（1）信息以及載體的依附性較強。在紙質檔案中，信息以及載體較為統一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質存儲介質的依附性上表現良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩定性，是信息與載體得到了充分的結合，并且在對于檔案信息進行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進行信息的獲取，實現信息的應用。

（2）充分表達了檔案的原始憑證性。紙質檔案的記錄是對于歷史發生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準確客觀的表達一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內容。紙質檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

（3）信息存儲的介質耐久性較強。在紙質檔案信息進行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進行長時間的保存。雖然紙質檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進行保管的過程中較少其化學反應發生條件，就可以很好地確保紙質檔案的使用壽命。

1.3 紙質檔案劣勢分析

隨著計算機技術的出現，電子檔案出現在人們的視野，并且電子檔案在行程上相較于紙質檔案更加簡單，所以也就導致紙質檔案與電子檔案想比較存在了一些劣勢，主要如下：

（1）紙質檔案的記錄與整理需要更多的人力以及物力支持，在進行記錄、歸檔以及裝盒的時候都需要付出較多的時間，并且還需要許多人共同完成，同時還不能保證工作效率，造成了資源浪費。

（2）信息獨占性較為明顯，并不支持多人同時閱讀，紙質檔案在進行閱讀或者借閱的時候，僅能供一人使用，所以就造成信息資源的利用率較低。

（3）在進行紙質檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進行管理和利用的時候應用計算機就可以完成，所以就更加顯得紙質檔案管理的落后。在進行紙質檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現階段的管理模式也不能滿足社會需求。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性

2.1 紙質檔案原始憑證可確保檔案的真實性

檔案生命力最基本的體現就在于檔案的原始證據和法律憑證作用兩大方面。對檔案來說，完全實現數字化和網上應用就必須解決好電子檔案的真實性及其法律效力兩個問題，對于管理完善的紙質檔案來說，其真實性是確定無疑的。紙質檔案的真實性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因為真實性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質檔案來使其真實性和法律效力有可靠的保證。在計算機網絡環境下，面對檔案應用空間和種類急劇擴大的現實情況，這種做法對于有效保存和發揮紙質檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.2 紙質檔案穩定性可確保檔案信息安全性

因為計算機軟硬件系統及信息存儲的本身就有缺陷和不足，與紙質檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲和利用中的安全性就相對比較弱，也就比傳統紙質檔案難以進行信息安全防護。很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現在傳統的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.3 增強檔案信息保存與利用價值的永久性

因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。紙質檔案安全保存產生威脅的環境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。

3 發揮紙質檔案在檔案信息化管理中優勢的方法

3.1 促進檔案管理人員觀念的更新

長期以來，紙質檔案都是檔案管理人員的管理客體，檔案管理人員已習慣于傳統紙質檔案的管理方式和方法。但是，由于紙質檔案與電子檔案共存是一個無法避免的發展趨勢，這就要求檔案管理人員面對現代檔案管理信息化大趨勢盡快使自己的思想觀念實現從傳統到現代的轉變，以全面型檔案管理人才的標準要求自己，與時代的要求合拍，科學管理電子檔案。檔案管理人員只有在不斷提高自己綜合素質的基礎上，進一步強化自我創新能力，才能樹立起現代檔案管理人員的新形象。

3.2 完善檔案管理標準與制度

檔案信息化管理離不開與計算機技術的結合。數據的質量決定著檔案信息的質量，合格的數據格式必須將相關的標準建立和完善。同時，還要推進新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、多媒體設備標準等項目。因此，必須將完善的檔案管理標準與制度建立起來，進一步規范電子檔案和紙質檔案工作。

4 結論

在檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性，重視紙質檔案的存在，充分了解紙質檔案對于檔案管理的意義，明白其真實可靠性以及穩定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的信息化管理提高了電子檔案的利用率，但是在信息化轉變的過程中，檔案管理人員要充分發揮電子檔案以及紙質檔案的優勢，將二者互補，只有共同發展，才能確保檔案利用得到最佳效果。

參考文獻

[1]葛麗陽.淺談紙質檔案管理中的優缺點[J].辦公室業務，2012（13）.

[2]蘇迎春.淺談電子檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2012（13）.