油田檔案信息化工作創新實踐

文·孟憲波

油田檔案信息化工作創新實踐

文·孟憲波

近年來，勝利油田在檔案工作中牢固樹立創新意識，持續增強創新能力，建立完善創新機制，以檔案信息化為手段，積極推進檔案工作理念、方式及檔案服務領域、手段等方面的創新，著力提升油田檔案整體管理水平。

一、做好頂層規劃設計，科學制訂檔案信息化管理規范，信息化工作有序開展

以國家檔案局、山東省檔案局和中國石化集團檔案事業發展“十三五”規劃為指針，立足企業生產經營實際，充分調研，科學謀劃，制訂了油田檔案工作“十三五”規劃（以下簡稱“規劃”）。《規劃》中強調信息化在企業檔案工作發展中的引領作用，以“創新提升、增強服務能力”為主題，力爭“十三五”末，油田檔案工作初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，將建成主分館配套、實體和電子檔案并存、行業領先、國內一流的企業檔案資源建設基地、檔案安全保管基地、數字檔案管理中心和檔案資源開發利用中心。

在具體工作部署上，以勝利油田新修訂的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為依據，大力加強檔案資源建設，做到電子文件實時在線整理、審核、歸檔，實現全系統檔案目錄數字化率達到100%，存量檔案原文數字化率達到80%，增量電子文件歸檔率達到80%以上。用信息化手段推動企業檔案資源的豐富優化、保管安全、信息共享、查詢方便，提高檔案開發利用成效。

標準化工作是各項檔案工作順利開展的重要基礎，企業檔案信息化的標準規范性，是實現企業檔案信息化健康、有序和快速發展的保障。近幾年來，我們制訂了檔案系統管理規范、檔案系統安全規范、電子檔案管理規范和聲像檔案管理規范、檔案數字化加工規范等業務標準，檔案信息化各項工作的開展嚴格依據規范進行，確保線上線下文件數據規范，元數據信息齊全，電子文件符合存儲格式要求。

二、加強系統功能優化，實現各類檔案數據的網絡化管理，服務油田轉型升級

勝利油田共有40家機關部門、50家二級單位和1000多名系統用戶。自2011年上線運行中石化檔案管理系統后，先后進行系統功能升級3次，系統應用水平不斷提高。我們在系統運行過程中，不斷加強電子文件安全管理，做好數據備份工作。為保證海量數據存儲需要，新增存儲擴容10TB，充分滿足了未來數據存儲要求。勝利油田采用外包方式，用2年多時間，依據檔案數字化加工規范，完成了館藏重要歷史檔案的數字化加工工作，其中管理類檔案共計13528卷、123500件、178萬頁，實物檔案526件，照片檔案8231張，工程項目檔案38萬頁，權證檔案34萬頁。目前，在中石化檔案系統電子文件存儲已達6.5TB，有效用戶7523個。海量數字檔案信息，滿足了油田生產經營等各項工作對檔案信息的利用需求。

為解決歸檔文件系統重復錄入問題，我們通過建立OA電子文件歸檔接口，每年通過系統接口實現電子公文歸檔5000多件；為適應“三轉三創”要求，我們目前正在前期工作經驗基礎上，實施“工作平臺電子文件自動歸檔系統”，系統上線后，將實現電子文件在線歸檔審核、在線自動整理組卷、自動加蓋填寫歸檔章、自動賦檔號等功能，極大地提高文件歸檔齊全率、完整率和及時性，大幅減少歸檔手工操作的工作量；針對數碼照片歸檔量大，數據上傳流程復雜問題，我們通過建立數碼照片歸檔數據接口，攝影記者通過照片管理系統一次錄入、在線提交數碼照片到檔案管理系統，實現每年在線接收數碼照片1000多件，目前通過接口共接收數碼照片13.2萬張、700多GB，極大地提高了檔案歸檔效率，豐富了館藏資源。

通過深入應用“中國石化檔案管理系統”，將油田各類檔案目錄數據和大部分原文數據實現在線錄入、在線管理、在線查閱利用，通過修正數據質量、優化查詢功能、逐步開放檔案在線查詢權限等措施，電子檔案信息在線查閱利用率逐年提升；依托“數字檔案館勘探開發檔案管理系統”，對當年新增和借閱利用的各類地質資料的進行發布和查詢，做好勘探開發利用事例的征集。2016年上半年，共發布各類新增地質資料34519件，其中原件9005件、復制件25514件，發布各類地質資料借閱利用信息52494件次，上報各類地質資料利用事例215篇。檔案信息化工作的開展，有力地服務了油田生產經管管理工作和民生工作，《勝利日報》在頭版頭條發表了題為《油田檔案管理工作從存檔為史到用檔為企》，檔案信息化已經成為油田轉型發展和提升效益的重要支撐。

三、充實網站信息內容，開辟多種渠道，加強檔案宣傳工作

一是建立了“勝利檔案網”。網站設立了通知公告、工作動態、行業動態、標準規范、檔案學會、開發利用等10個欄目。檔案中心和二級檔案部門及時更新和上傳開展的重點工作，進行工作交流，上級的各項要求通過網站及時下發，有效提高了檔案工作執行力。檔案網站月均訪問量達到3000多人次，不僅成為油田1000多名檔案專兼職檔案員的交流園地，而且成為油田檔案工作對外宣傳的重要平臺。

二是圍繞國際檔案日，開展多種形式的宣傳活動。在“勝利信息網”開辟“國際檔案日”宣傳專欄，以弘揚油田傳統精神風貌為主題，以檔案服務油田中心工作為落腳點，設立“勝利往事”等10個欄目。通過館藏檔案回顧油田發展的光輝歷程和驕人成績，鼓舞全體員工自覺踐行“嚴、細、實”，主動作為戰寒冬，勇于擔當謀發展，全力拼搏創效益，發揚攻堅克難、拼搏奉獻的精神應對低油價。通過宣傳油田自成立以來不斷涌現的先鋒人物、典型事件，弘揚正氣、傳播正能量，為油田營造敢于負責、勇于擔當、人人趕超、個個爭先的良好氛圍。

三是建立網上展廳，展示和宣傳企業文化。油田有20多個單位建立了自己的網上展廳，設立了領導關懷、公司大事記、榮譽展臺等欄目，展示各類檔案資料近萬件。各單位展示特色突出，對內發揮了凝聚人心、鼓舞士氣的作用，對外達到了展示企業風采，提升核心競爭力的作用。

（作者單位：中國石油化工股份有限公司勝利油田分公司檔案管理中心）