智慧檔案室建設的幾點體會

文·張妍

智慧檔案室建設的幾點體會

文·張妍

在數字信息技術環境下，電子載體和數字傳播方式的異軍突起，信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，使得檔案的傳統載體形態開始向數字形態過渡，檔案管理和利用的主要環境逐漸向電子環境遷移，檔案管理模式發生了根本性的變化。主要表現為從注重保管的實體管理模式和注重信息開發利用的信息管理模式迅速向注重信息、知識交流和共享的個性化方向發展。利用云計算、物聯網、大數據等信息技術，實現檔案知識的交流和共享是一種新的檔案管理形態，具有全面感知、立體互聯、智慧管理、高效利用、個性服務等特點，我們稱為智慧管理模式。檔案室在這種模式下的檔案管理我們稱之為智慧檔案室，筆者僅就智慧檔案室建設談幾點體會。

一、智慧檔案室建設的意義

檔案實體管理模式中，一般采取手工管理方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作。這種方式費時費力，效率低下，更重要的是在這種方式下形成的檔案，總是要隔一定時間甚至一年幾年才整理完畢，無法在短時間內實現檔案信息的二次利用，并且檢索查詢的不便也不利于檔案信息轉化成有價值的信息資源。

近年來，紙質檔案數字化工作成為檔案管理信息化的首要，在此基礎上開發的檔案管理系統不僅管理數字化文件，還用于對業務系統中產生的有價值的電子文件進行自動捕獲、管理和利用。例如，北京中醫藥大學第四附屬醫院即棗莊市中醫醫院診療系統中的“檔案管理信息平臺”，通過建立文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程管理。

然而，大數據時代在不斷改造傳統產業的同時，也在悄悄改造傳統檔案管理模式。在實現了“存量數字化 增量電子化”后，傳統的以實體管理和信息管理為特征的檔案管理模式受到沖擊。例如，我們棗莊市中醫醫院絕大多數檔案是在業務活動中產生，對其進行科學的管理，不僅可以支持領導層決策，加強機構內部監管，也有助于醫院的知識創造、文化積累與深化。檔案管理的重點不僅僅放在檔案信息的保管、開發和利用上，同時更加注重對檔案信息、知識的交流與共享。利用云計算、物聯網等信息技術，對檔案進行智能化管理，感知和保存檔案信息，實現信息的共享，為公眾提供信息服務。在這種管理視角下，檔案知識資源的交流和共享成為檔案管理發展的新趨勢。

二、智慧檔案室建設的原則

（一）發展需要原則

檔案中的知識資源是醫院長遠發展的動力。醫院檔案無法產生直接效益，需將其隱性知識價值轉化為顯性的知識價值，即將病案、影像資料、科技檔案、醫學研究實行一體化管理，使綜合分析、綜合加工后的醫療信息為醫院決策、經營管理、醫療診斷、科研以及科技成果轉化應用等提供完整、準確的依據和參考，以實現知識增值。檔案工作的根本動力在于提供檔案服務，特別是檔案知識資源服務，必須迅速及時滿足醫院現實工作的需求。醫院檔案中的知識資源管理能夠高層次、全方位的審視檔案工作，挖掘一切可以挖掘的知識，形成醫院特有的知識資源。檔案服務不僅促使醫院很好地適應外部環境變化，而且能夠提升核心競爭力，對日益激烈的市場競爭提供契機和必要準備。

（二）集成管理原則

知識資源管理是醫院檔案管理的新嘗試。作為一種管理理念，知識管理必須要與業務流程緊密結合，建立檔案知識資源管理平臺，有機集成各種業務系統，做到檔案知識資源實現和轉化過程中隨時監督、及時反饋，以保證知識轉化過程的協調發展和檔案知識資源利用效率的提髙。檔案知識資源管理平臺必須體現在醫院各項業務活動過程中，能夠主動捕獲文件、檔案，實現對知識資源的前端控制、全過程管理和集成管理，實現對檔案管理流程以及開發、整合和利用。檔案知識資源管理平臺，從發現偏差到最后反饋，再到糾正偏差之間存在著時間差，因此在監控中要暢通反饋通道，盡量縮短反應時間，及時糾正偏差，這樣才能保證檔案管理運行方向和確定其對新的管理活動的指導作用。

（三）資源整合原則

在現實工作中，針對同一問題，醫務工作者往往從不同的側面去探討事物的發生、發展過程以及事物的內在規律，以求得整體性和綜合性的結論。從醫院的角度來看，實現檔案知識資源的轉化和創新，形成醫院的核心競爭力，是最終目的。但要實現這種檔案知識資源的轉化和創新，就必然要求醫院以“大檔案”的觀念去認識和管理醫院所擁有的檔案，對其從生成、共享到積累都要予以支持、指導和監控。通過檔案知識管理流程的實施，將檔案收集、整理、鑒定等整個運動過程環境進行管理，進而充分挖掘檔案之間以及其內容之間的聯系性、層次性，使之不斷得到調整、組合，并在調整、組合過程中，實現檔案知識的創新和轉化。

（四）學習平臺原則

學習平臺主要是組織以科室為單位的團隊學習，談所想所思，特點鮮明的個性化的陣地，目標是在科室層面建立集體思維能力，進入真正一起思考，共同干事創業的狀態。對于醫院檔案而言，檔案資源來源于醫院工作的各個部門、各個環節，是最具有共同性基礎的知識資源，因此，它能成為醫務人員共同學習、思考以及創新的基礎。推動醫院學習平臺建設，最主要的就是檔案知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。在實際運行中，學習平臺的建立，還要有充分的醫院文化底蘊作為基礎，強調合作與協作、強調共享和分享，因此，就必須要不斷樹立和培育具有凝聚力的醫院文化。

三、智慧檔案室建設的內涵

（一）明確智慧檔案室建設的內容

一是根據醫院對知識管理的需求，結合檔案工作實際情況，對檔案知識資源管理進行整體規劃布局。

二是加大檔案知識資源建設力度。首先要對醫院內部各種類型、各種載體的檔案知識資源進行釆集；其次是對采集來的檔案知識資源進行組織，以統一規范的形式存入檔案知識資源庫中。

三是著眼于檔案知識資源的增值知識服務。根據醫院需要設計服務模塊，運用于檔案知識資源門戶的建設與管理；從檔案資源中挖掘檔案知識，為醫院戰略性決策服務；為醫務人員提供業務檔案系統知識，防止重復研究，促進和保障醫療創新；進行檔案知識資源開發利用，為醫院科技發展以及文化建設等服務。

（二）構建智慧檔案室管理平臺

智慧檔案室核心是構建知識資源共享，提供知識增值服務的平臺，以實現檔案管理向知識資源管理方向的發展。這樣的檔案工作會出現三個顯著變化。

一是原有檔案機構職能拓展為“檔案知識資源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在整個醫院組織體系中會獲取重要的地位。

二是實行檔案數字化管理。將實體保管模式發展成為數字保管模式后，電子文件、電子檔案能被有效集中地進行管理；各部門在及時向“檔案知識資源管理中心”移交、傳遞數字檔案的同時，自己整理暫存實體檔案。

三是檔案與圖書、資料一起被有效整合、集中管理，提供系統服務。構建的“檔案知識資源管理平臺”[3]由“檔案知識資源庫”“檔案知識資源整合系統”“檔案知識資源服務系統”三部分組成。

“檔案知識資源庫”主要用于集中存儲醫院各種信息、知識（主要是檔案，但也包含其他資料）的數據庫；“檔案知識資源整合系統”主要用于及時、全面收集醫院內的電子文件或電子檔案（紙質檔案可通過數字化轉化成為電子檔案），并對其進行加工處理，轉化為統一格式的數據，使之有序化、系統化，并將加工整理后的檔案知識資源存入檔案知識資源庫中。“檔案知識資源服務系統”則主要是為醫院各部門、各個利用者利用檔案信息和檔案知識，提供一個便捷的數據出口、檢索途徑和服務窗口，同時也接受檔案知識資源服務的反饋信息。

（三）確定保障制度體系

按照知識資源管理系統推進和組織建設的要求，其保障制度體系應包括知識資源安全訪問權限制度、系統中知識和數據的格式規范、知識資源收集整理制度、知識資源內容建設工作制度、知識資源管理組織制度等。另外，在保障制度體系建設中還包括制定相應的業務標準及業務管理規范，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識服務體系。因此，要重視和依賴原有的檔案工作管理規定，并在此基礎上建立適應智慧型檔案室的新規則。

四、智慧檔案室建設的措施

（一）要主動尋求政策支持

自2012年“智慧城市”建設試點啟動后，截至目前全國已有總計超過500座城市，均在政府工作報告中明確提出或正在建設智慧城市。智慧城市建設不僅范圍廣泛，而且向縱深發展，波及各個領域、各個行業。檔案在城市建設中擔負著記載歷史、服務社會的重任，自然是智慧城市建設中必不可少的組成部分。智慧檔案室是進行檔案管理和信息服務的基層機構，與智慧城市的建設緊密相聯，因此，國家對智慧城市建設的政策支持對智慧檔案室建設同樣起到支撐作用，這是智慧檔案室建設必須借助的力量。

（二）要主動適應社會需求

隨著“互聯網+”行動的深入實施，檔案的形式與數量會越來越多，公眾對檔案的需求也會逐漸增多。在信息化時代，檔案部門需要提供更加便捷的方式，方便公眾獲取信息。傳統的檔案室采用封閉式信息管理模式，已無法滿足如今跨部門、跨領域的資源共享需求。因此，智慧檔案室的建設，要利用現代信息技術，使公眾對信息的獲取不受時間和空間的限制，并為各部門之間的信息、知識交流提供便利渠道，使信息、知識共享變為現實。

（三）要主動完善自我

醫院檔案實現“存量數字化 增量電子化”以后，對信息進行精細化管理，滿足個體對信息的特殊需求，成為檔案工作的主要目的。這種檔案管理理念、方式、方法的轉變，僅憑醫院“大檔案”信息共享是不夠的，更應該促進檔案知識資產觀的形成。在檔案知識資產觀中知識共享是檔案知識資源管理的拱頂石，大眾創新、共同創新、開放創新是特點，也是推動醫院其他各項工作可持續發展的源泉。當然嚴格按照國家電子政務內網和外網建設要求，構建“檔案知識資源管理平臺”，還要做好檔案的保密與安全工作，還要同步進行管理機構的設置和基本職能的確定，積極推進醫院內部檔案觀念的更新，加快醫院信息化進程，提升醫務人員素質以及培育醫院文化等。

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[1]倪永春 區域涉民檔案集成管理與服務平臺研究[J]中國檔案 2016 （5）

[2]郝飛 京津冀醫院檔案工作協同發展探索[J]中國檔案 2016（7）

[3]楊來青 智慧檔案館建設關鍵技術研究與應用[J] 中國檔案2016 （7）

（作者單位：北京中醫藥大學第四臨床醫學院棗莊醫院）