加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期學(xué)校安全檔案管理工作的對(duì)策建議

文·盧鵬 晉曉輝

加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期學(xué)校安全檔案管理工作的對(duì)策建議

文·盧鵬 晉曉輝

學(xué)校安全檔案管理工作是學(xué)校安全管理工作的重要組成部分，學(xué)校安全檔案資料是學(xué)校安全管理工作真實(shí)具體的原始性記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策、開展工作、實(shí)施安全工作目標(biāo)考核、研究處理問(wèn)題、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)。為進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新時(shí)期學(xué)校安全檔案的建設(shè)與管理，規(guī)范、統(tǒng)一、加強(qiáng)各級(jí)各類學(xué)校的安全檔案管理工作，結(jié)合當(dāng)前學(xué)校安全檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，著力提出科學(xué)可行的對(duì)策建議。

一、當(dāng)前學(xué)校安全檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題和不足

（一）檔案管理重視程度不夠，上級(jí)要求落實(shí)不到位。從每年上級(jí)教育行政部門開展的年終考核工作來(lái)看，部分學(xué)校檔案管理存在缺位，離檔案管理的要求和效果還有較大差距。一般意義上，每年年初，上級(jí)教育行政部門就制定了《安全工作考核細(xì)則》，下發(fā)了年終考核通知。但從通過(guò)座談交流、查閱資料、查看現(xiàn)場(chǎng)等方式開展的年終實(shí)際實(shí)地考核工作情況來(lái)看，部分學(xué)校等靠思想較重，迎接考核工作積極性較差，未能結(jié)合自身實(shí)際按照《考核細(xì)則》認(rèn)真準(zhǔn)備考核資料，存在臨時(shí)抱佛腳現(xiàn)象，檔案資料雜亂無(wú)章，尤其是在校生規(guī)模在千人以上的學(xué)校，安全檔案資料僅僅用一個(gè)文件盒存放，甚至還出現(xiàn)裝不滿的現(xiàn)象。日常工作繁忙疏于積累整理的可能固然存在，但到了年終考核依然不能將年度檔案資料分類整理完善到位，更有甚者，部分城區(qū)學(xué)校的檔案資料歸檔完善程度竟然不比鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校，重視程度可見(jiàn)一斑。

（二）檔案管理較為混亂，不夠規(guī)范。一是檔案資料歸檔范圍不全，存在缺項(xiàng)。學(xué)校安全工作涵蓋學(xué)校管理多層面各角度，涉及面廣，影響度大，工作開展落實(shí)過(guò)程中必然會(huì)形成大量的檔案資料。個(gè)別門類資料在檔案中暫時(shí)沒(méi)有或及時(shí)歸類可以理解，但部分學(xué)校仍然存在檔案資料無(wú)人整理、成堆出現(xiàn)的情況。例如，安全工作開展最基本的安全日志、安全檢查記錄、安全會(huì)議記錄沒(méi)有歸檔，更有甚者，幾年前的檔案仍然放在一起，沒(méi)有按照年度區(qū)分。還有部分學(xué)校雖然檔案資料門類相對(duì)齊全，但內(nèi)容空洞，不能作為有效佐證材料。例如，《安全日志》的填寫存放，個(gè)別學(xué)校只是填“無(wú)”，未能將每天安全工作部署、開展、落實(shí)的情況進(jìn)行有效記錄，沒(méi)有做到有跡可查。二是檔案建檔門類設(shè)置不合理。部分學(xué)校檔案管理分類沒(méi)有按照上級(jí)教育行政部門的基本框架體系，不能設(shè)置并完善包括學(xué)校基本情況、安全工作組織管理、制度建設(shè)、校舍、飲食、消防、交通、治安、教學(xué)設(shè)施與教學(xué)活動(dòng)、校園及周邊綜合治理、教育培訓(xùn)與演練、值班、檢查、隱患整改記錄和日志、上級(jí)來(lái)文和信息報(bào)送、專項(xiàng)活動(dòng)等在內(nèi)的所有門類和內(nèi)容。

（三）載體數(shù)字化落實(shí)不到位，檔案開發(fā)利用明顯不足。部分學(xué)校僅僅單一依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，沒(méi)有借助新軟件和新技術(shù)研究探索有效的數(shù)字化形式，未能按照一定的原則和利用方法確認(rèn)數(shù)字化對(duì)象，在檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等各個(gè)環(huán)節(jié)不能突出過(guò)程管理，導(dǎo)致檔案歸檔的類別和信息的缺失。同時(shí)，部分學(xué)校安全檔案的管理極少研究用于成果的轉(zhuǎn)化，年度檔案一旦形成，便無(wú)人問(wèn)津，只是作為工作開展的作證材料，在深化拓展應(yīng)用、發(fā)揮借鑒作用、提供決策參考等方面不能物盡其用，檔案的開發(fā)和利用明顯不足，不能起到有效促進(jìn)工作的作用。

二、新時(shí)期加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校安全檔案管理工作的對(duì)策建議

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，明確夯實(shí)責(zé)任主體。

安全工作檔案是學(xué)校安全管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的重要基礎(chǔ)和佐證依據(jù)，各級(jí)教育行政部門和各級(jí)各類學(xué)校要按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)檢查、誰(shuí)登記”、“誰(shuí)建檔、誰(shuí)管理”的總體要求，縱向到底、橫向到邊，責(zé)任到人，對(duì)梳理出的制度及制度方面存在的缺陷、不足，對(duì)上級(jí)召開的各項(xiàng)會(huì)議、出臺(tái)的文件、部署的任務(wù)的貫徹落實(shí)情況，對(duì)排查出的問(wèn)題、隱患及整改情況等分門別類的登記造冊(cè)，均明確出主體責(zé)任人，歸口管理，真正落實(shí)有章可循、有據(jù)可查、違規(guī)必究，實(shí)現(xiàn)學(xué)校安全檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）健全完善調(diào)整原有框架體系，補(bǔ)充更新新要素和新內(nèi)容。

針對(duì)當(dāng)前存在的建檔立檔范圍不全、門類設(shè)置不合理等問(wèn)題，要著力合理設(shè)置、健全完善學(xué)校安全檔案管理的框架體系，及時(shí)補(bǔ)充更新新要素和新內(nèi)容。各級(jí)各類學(xué)校應(yīng)在原有框架體系基礎(chǔ)上，分門別類將學(xué)校基本情況、組織管理、制度建設(shè)、校舍安全、飲食衛(wèi)生安全、消防安全、交通安全、

治安防范、教學(xué)設(shè)施與教學(xué)活動(dòng)安全、校園周邊綜合治理等基本內(nèi)容納入歸檔范圍。

（三）強(qiáng)化檔案管理，借助新技術(shù)和新軟件，進(jìn)一步提高檔案利用開發(fā)水平。

1.規(guī)范完善組檔立卷工作。所有檔案資料要專柜存放，按年度組檔立卷保存。使用統(tǒng)一的檔案盒和檔案封面，檔案盒封面統(tǒng)一粘貼或打印“學(xué)校安全工作檔案”標(biāo)簽，橫標(biāo)下有分卷標(biāo)簽，分卷有多盒分卷的，在分卷標(biāo)簽上注明分卷順序?qū)W校安全檔案要有總目錄，各分卷要有分卷檔案目錄與卷內(nèi)文件目錄，裝訂順序按各分卷內(nèi)容先后時(shí)間順序裝訂。所有資料均需用A4紙制作裝訂。所有原始資料及檢查整改記錄，要用藍(lán)黑、碳素墨水或黑色簽字筆書寫，字跡工整、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，不得涂改。

2. 加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和資源共享。教育行政部門和各級(jí)各類學(xué)校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，在收集整理規(guī)范紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，依托Visual Foxpro、Access等數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)制作軟件，著力研究開發(fā)包含學(xué)校安全管理、應(yīng)急管理隊(duì)伍建設(shè)、應(yīng)急物資儲(chǔ)備、保障措施、來(lái)文處理、安全檢查、隱患排查整改等方面的檔案信息資源，并加以妥善保存，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化。同時(shí)，探索學(xué)校安全即成數(shù)字檔案的成果轉(zhuǎn)化和資源共享，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)并充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)城鄉(xiāng)學(xué)校安全管理檔案信息資源共享，把可公開的安全檔案、信息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠(yuǎn)程利用，對(duì)于具有開發(fā)利用價(jià)值和典型代表性的學(xué)校安全數(shù)字化檔案要進(jìn)一步推廣利用，確保其價(jià)值最大化，在同行業(yè)同領(lǐng)域發(fā)揮引領(lǐng)和帶動(dòng)作用。

3.明確專人專責(zé)，嚴(yán)格規(guī)范交接程序，做好保密工作。學(xué)校安全檔案要安排專人負(fù)責(zé)，做到職責(zé)明確。當(dāng)出現(xiàn)人員變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)辦理交接手續(xù)，確保檔案資料連續(xù)完整。明確學(xué)校安全檔案管理工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，禁止將包含學(xué)校安全隱患舉報(bào)電話記錄等內(nèi)容的檔案資料向無(wú)關(guān)人員借閱和外傳。

4.進(jìn)一步強(qiáng)化開發(fā)利用，切實(shí)推動(dòng)成果轉(zhuǎn)化。各教育行政部門和各級(jí)各類學(xué)校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校安全檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，通過(guò)開展學(xué)校安全管理案例收集評(píng)選活動(dòng)、形成調(diào)研報(bào)告、學(xué)校安全“風(fēng)險(xiǎn)清單”“責(zé)任清單”“隱患整改清單”的清單式管理模式等途徑和方式，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，不斷挖掘?qū)W校安全檔案各類形式的應(yīng)用價(jià)值，更好為各級(jí)教育行政和學(xué)校教育教學(xué)決策、管理提供參考。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。根據(jù)實(shí)際工作需要，邀請(qǐng)檔案工作主管部門和教育行政部門定期不定期開展學(xué)校安全檔案的收集保管、開發(fā)利用、數(shù)字化、編纂研究、業(yè)務(wù)交流等方面的培訓(xùn)工作，充實(shí)業(yè)務(wù)理論，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。

（作者單位： 煙臺(tái)市校舍建設(shè)管理處 / 山東醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校）