加強和改進新時期學校安全檔案管理工作的對策建議

文·盧鵬 晉曉輝

加強和改進新時期學校安全檔案管理工作的對策建議

文·盧鵬 晉曉輝

學校安全檔案管理工作是學校安全管理工作的重要組成部分，學校安全檔案資料是學校安全管理工作真實具體的原始性記錄，是領導決策、開展工作、實施安全工作目標考核、研究處理問題、追究事故責任的重要依據。為進一步加強和改進新時期學校安全檔案的建設與管理，規范、統一、加強各級各類學校的安全檔案管理工作，結合當前學校安全檔案管理中存在的問題和不足，著力提出科學可行的對策建議。

一、當前學校安全檔案管理工作中存在的主要問題和不足

（一）檔案管理重視程度不夠，上級要求落實不到位。從每年上級教育行政部門開展的年終考核工作來看，部分學校檔案管理存在缺位，離檔案管理的要求和效果還有較大差距。一般意義上，每年年初，上級教育行政部門就制定了《安全工作考核細則》，下發了年終考核通知。但從通過座談交流、查閱資料、查看現場等方式開展的年終實際實地考核工作情況來看，部分學校等靠思想較重，迎接考核工作積極性較差，未能結合自身實際按照《考核細則》認真準備考核資料，存在臨時抱佛腳現象，檔案資料雜亂無章，尤其是在校生規模在千人以上的學校，安全檔案資料僅僅用一個文件盒存放，甚至還出現裝不滿的現象。日常工作繁忙疏于積累整理的可能固然存在，但到了年終考核依然不能將年度檔案資料分類整理完善到位，更有甚者，部分城區學校的檔案資料歸檔完善程度竟然不比鄉鎮學校，重視程度可見一斑。

（二）檔案管理較為混亂，不夠規范。一是檔案資料歸檔范圍不全，存在缺項。學校安全工作涵蓋學校管理多層面各角度，涉及面廣，影響度大，工作開展落實過程中必然會形成大量的檔案資料。個別門類資料在檔案中暫時沒有或及時歸類可以理解，但部分學校仍然存在檔案資料無人整理、成堆出現的情況。例如，安全工作開展最基本的安全日志、安全檢查記錄、安全會議記錄沒有歸檔，更有甚者，幾年前的檔案仍然放在一起，沒有按照年度區分。還有部分學校雖然檔案資料門類相對齊全，但內容空洞，不能作為有效佐證材料。例如，《安全日志》的填寫存放，個別學校只是填“無”，未能將每天安全工作部署、開展、落實的情況進行有效記錄，沒有做到有跡可查。二是檔案建檔門類設置不合理。部分學校檔案管理分類沒有按照上級教育行政部門的基本框架體系，不能設置并完善包括學校基本情況、安全工作組織管理、制度建設、校舍、飲食、消防、交通、治安、教學設施與教學活動、校園及周邊綜合治理、教育培訓與演練、值班、檢查、隱患整改記錄和日志、上級來文和信息報送、專項活動等在內的所有門類和內容。

（三）載體數字化落實不到位，檔案開發利用明顯不足。部分學校僅僅單一依賴傳統紙質檔案，沒有借助新軟件和新技術研究探索有效的數字化形式，未能按照一定的原則和利用方法確認數字化對象，在檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等各個環節不能突出過程管理，導致檔案歸檔的類別和信息的缺失。同時，部分學校安全檔案的管理極少研究用于成果的轉化，年度檔案一旦形成，便無人問津，只是作為工作開展的作證材料，在深化拓展應用、發揮借鑒作用、提供決策參考等方面不能物盡其用，檔案的開發和利用明顯不足，不能起到有效促進工作的作用。

二、新時期加強和改進學校安全檔案管理工作的對策建議

（一）進一步強化思想認識，明確夯實責任主體。

安全工作檔案是學校安全管理工作科學化、規范化的重要基礎和佐證依據，各級教育行政部門和各級各類學校要按照“誰主管、誰負責”、“誰檢查、誰登記”、“誰建檔、誰管理”的總體要求，縱向到底、橫向到邊，責任到人，對梳理出的制度及制度方面存在的缺陷、不足，對上級召開的各項會議、出臺的文件、部署的任務的貫徹落實情況，對排查出的問題、隱患及整改情況等分門別類的登記造冊，均明確出主體責任人，歸口管理，真正落實有章可循、有據可查、違規必究，實現學校安全檔案工作的制度化、科學化、規范化。

（二）健全完善調整原有框架體系，補充更新新要素和新內容。

針對當前存在的建檔立檔范圍不全、門類設置不合理等問題，要著力合理設置、健全完善學校安全檔案管理的框架體系，及時補充更新新要素和新內容。各級各類學校應在原有框架體系基礎上，分門別類將學校基本情況、組織管理、制度建設、校舍安全、飲食衛生安全、消防安全、交通安全、

治安防范、教學設施與教學活動安全、校園周邊綜合治理等基本內容納入歸檔范圍。

（三）強化檔案管理，借助新技術和新軟件，進一步提高檔案利用開發水平。

1.規范完善組檔立卷工作。所有檔案資料要專柜存放，按年度組檔立卷保存。使用統一的檔案盒和檔案封面，檔案盒封面統一粘貼或打印“學校安全工作檔案”標簽，橫標下有分卷標簽，分卷有多盒分卷的，在分卷標簽上注明分卷順序學校安全檔案要有總目錄，各分卷要有分卷檔案目錄與卷內文件目錄，裝訂順序按各分卷內容先后時間順序裝訂。所有資料均需用A4紙制作裝訂。所有原始資料及檢查整改記錄，要用藍黑、碳素墨水或黑色簽字筆書寫，字跡工整、簡潔、準確，不得涂改。

2. 加快推進傳統載體檔案數字化和資源共享。教育行政部門和各級各類學校應切實加強傳統紙質檔案數字化轉化工作，在收集整理規范紙質檔案的基礎上，依托Visual Foxpro、Access等數據庫設計制作軟件，著力研究開發包含學校安全管理、應急管理隊伍建設、應急物資儲備、保障措施、來文處理、安全檢查、隱患排查整改等方面的檔案信息資源，并加以妥善保存，切實推進檔案存儲數字化。同時，探索學校安全即成數字檔案的成果轉化和資源共享，統籌協調并充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進城鄉學校安全管理檔案信息資源共享，把可公開的安全檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用，對于具有開發利用價值和典型代表性的學校安全數字化檔案要進一步推廣利用，確保其價值最大化，在同行業同領域發揮引領和帶動作用。

3.明確專人專責，嚴格規范交接程序，做好保密工作。學校安全檔案要安排專人負責，做到職責明確。當出現人員變動時，要及時辦理交接手續，確保檔案資料連續完整。明確學校安全檔案管理工作職責，嚴格執行保密制度，未經學校領導批準，禁止將包含學校安全隱患舉報電話記錄等內容的檔案資料向無關人員借閱和外傳。

4.進一步強化開發利用，切實推動成果轉化。各教育行政部門和各級各類學校應切實加強對學校安全檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發，提供深層次、高質量檔案信息產品，通過開展學校安全管理案例收集評選活動、形成調研報告、學校安全“風險清單”“責任清單”“隱患整改清單”的清單式管理模式等途徑和方式，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，不斷挖掘學校安全檔案各類形式的應用價值，更好為各級教育行政和學校教育教學決策、管理提供參考。

5.加強檔案管理人員的培訓。根據實際工作需要，邀請檔案工作主管部門和教育行政部門定期不定期開展學校安全檔案的收集保管、開發利用、數字化、編纂研究、業務交流等方面的培訓工作，充實業務理論，強化業務能力。

（作者單位： 煙臺市校舍建設管理處 / 山東醫學高等專科學校）