正本清源，防微杜漸
——談運用前端控制思想預防干部人事檔案造假問題

文·任勝云 李孟秋

正本清源，防微杜漸
——談運用前端控制思想預防干部人事檔案造假問題

文·任勝云 李孟秋

干部人事檔案造假現象由來已久，近年來更是屢見不鮮，許多因貪污腐敗落馬的官員在審查過程中往往都會發現檔案造假的問題，其改動幅度之大，涉及范圍之廣令人震驚。自2014年10月開始，在中央組織部部署之下，全國分三批開展干部人事檔案審查工作。截至2016年年初，首批省管干部檔案專項審核工作已經完成，這一階段性成果表明干部人事檔案造假問題愈發得到關注。本文分析了造成干部人事檔案造假的原因，同時引入前端控制的概念，介紹運用前端控制思想預防干部檔案造假的措施，希望借助前端控制理論杜絕干部人事檔案造假現象的發生。

一、造成干部人事檔案造假的原因

近年來有關干部檔案造假最著名的當屬王亞麗檔案造假事件。王亞麗，原共青團石家莊市委副書記，被稱為“騙官書記”。在冒充他人女兒意圖侵占他人遺產時，遭當事人家人舉報。2011年1月，王亞麗被逮捕，同時有11名干部被查處。再后來的審查過程中被發現身份、年齡、履歷、檔案均涉嫌造假，除了性別無誤之外其他信息都存在造假現象，“12歲當戰士、22歲成為一家大型軍醫院的藥劑師”等看似荒唐的內容都出現在了王亞麗的檔案中，成為近年來轟動的造假大案。

王亞麗檔案造假事件可以說是近年來非常典型的干部人事檔案造假事件，透視整個事件，可以總結出干部人事檔案造假的主因：

首先，管理者重視不夠：實際管理中往往很多相關領導并沒有意識到所管理檔案的重要性，對于自己所負責的檔案聽之任之，并不上心管理，沒有組織統一的歸檔識別活動；更有甚者睜一只眼閉一只眼，甚至在更高層領導的示意下對存在問題的干部人事檔案不予理睬，造成了許多虛假干部人事檔案的產生。

其次，具體管理人員水平低下：管理人員的專業技能存在問題，無法鑒定干部人事檔案中材料的真實性；不懂得從已有檔案中提取有效信息，為干部的任用升職提供依據。與此同時管理人員責任心缺失，在歸檔過程中片面追求速度與完成度，導致整體工作相當粗線條，許多問題在此過程中被忽視，造成許多問題。

最后，檔案歸檔過程不規范、歸檔制度不完善、歸檔方式落后：在歸檔的一系列活動中，工作人員并沒有按照規定的要求進行歸檔，導致許多相關證明材料缺失或者遺漏甚至造假；在文書材料收集、鑒定、歸檔或銷毀的過程中職責劃分不明確，缺少行為規范，導致歸檔人員相互推諉，甚至發生肆意翻看、修改他人檔案的現象；文件傳遞渠道單一，僅僅依靠文書部門工作人員單向進行材料傳遞，為造假提供了便利；同時許多地方仍然停留在紙質檔案歸檔階段，檔案信息化程度不足，也為檔案材料造假提供了滋生的土壤。

要徹底解決干部人事檔案造假的問題，就要從源頭上改變，檔案歸檔過程中存在的一系列問題就是造成當前造假現象的根源，為了規范檔案歸檔的每一個環節，可以引入目前在檔案學界已經相當盛行的一種理論——前端控制思想。

二、前端控制及其理論遷移

（一）進行前端控制的必要性

1.干部人事檔案造假現象日益猖獗

近年來，各種干部人事檔案造假的案件屢屢見諸報端，許多官員偽造、虛構自己的人事檔案材料來騙取官職或為自己牟取利益，對社會的良性發展造成了極大的危害，也引起了社會的廣泛關注。如何杜絕干部人事檔案造假，維護國家、社會的利益愈發成為社會大眾的關注點。

2.對干部人事檔案從根源上進行管理的客觀要求

如上文所提，在討論造成干部人事檔案造假的原因時，歸檔過程不規范、歸檔制度不完善、歸檔方式落后這三點之所以被合并討論，是因為這三點基本涵蓋了歸檔這一進程中存在的相關問題。歸檔，作為干部人事檔案的起點在很大程度上決定了干部人事檔案最終的真實性與完整性。因此，對干部人事檔案的嚴格管理需要從根源上進行。

3.前端控制思想的理論優勢

如何從根源上規范干部人事檔案管理？進行前端控制是非常合適的方法。前端控制思想是一種基于文件生命周期理論和文檔一體化管理理論，其核心思想是將以往的檔案管理起點遷移，對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等活動實行全過程監督控制。針對當前干部人事檔案收集與人事材料使用完畢進行下一步處理之間存在的脫節現象，合理采用前端控制思想管理干部人事檔案有利于前移管理起點，從根源上杜絕造假現象。

（二）前端控制理論在干部人事檔案管理領域的理論遷移

在逐漸接受前端控制理論在干部人事檔案管理領域的應用之后，就要將其具體實施。由于干部人事檔案管理的特殊性，不可能完全借鑒前端控制理論，需要根據干部人事檔案的自身特點進行分析與調整。在干部人事檔案管理領域，前端控制理論的具體應用主要體現在以下幾點：

第一，對干部人事檔案進行前端控制，應重新分析干部人事檔案的處理環節，采用綜合全面的管理方法，覆蓋從文件到檔案的每一個過程，協調各部門的文書檔案處理工作，消除原有過程存在的矛盾點，最大程度保障干部人事檔案在每一個處理環節的真實性與完整性，提高管理效率達到最優效果。

第二，前端控制理論的適用對象在干部人事檔案管理領域應拓寬到所有相關檔案，無論其載體是紙質檔案還是電子檔案。這與原本前端控制理論的適用對象主要是電子檔案存在矛盾，但這一改變適應了干部人事檔案載體主要是紙質檔案的現實，有利于提高管理效率。這一點在下文會進一步展開論述。

第三，在干部人事檔案管理領域中，采用前端控制理論的最終目標應該是實現對干部人事文件的全過程控制，實現人事材料從形成，利用到失去第一價值后收集、鑒定以及最終歸檔或銷毀，達到對文件的完全掌握，使管理行為提前到人事檔案形成之前。

三、促進前端控制理論付諸實踐的措施與建議

（一）推進干部人事檔案管理領域的制度創新

1.加強制度約束

要提高干部人事檔案工作人員的工作效率，不但要靠自覺，更要完善制度，加強制度約束。通過明確工作制度使相關人員了解各自的工作職責，清楚所在崗位的工作要求，不瀆職，不糊弄；設立相關獎懲制度，獎勵完成工作狀況出色的工作人員，對尸位素餐，或者故意泄露檔案信息甚至篡改檔案內容的工作人員給予嚴厲懲罰甚至追究法律責任。

2.加強各機構之間協作，明確各自權限

干部人事檔案的管理并不僅是本機構干部人事檔案管理部門的職責，更與文書處理部門、業務指導部門、檔案管理部門等機構息息相關。要取得良好的管理效果，必須強調檔案管理部門與相關部門的協作，各司其職，嚴謹完全地履行各自范圍內的職責。例如文書處理部門與干部人事檔案管理部門要及時溝通，協商好檔案的交接問題；管理部門要及時與業務指導部門取得聯系，接受業務指導部門對于檔案管理的相關指導。

3.推進干部人事檔案管理標準化

干部人事檔案管理標準化，主要是指文書處理工作與檔案管理工作標準化，這既是檔案管理實踐的要求，也是推進文檔一體化管理的必要條件。如果在兩個領域設立兩套標準，那么會極大阻礙工作的交接，降低文件處理效率，因此必須加強標準化一體化建設。同時相關建設應和國家與國際標準接軌，確保形成科學的規范體系。

（二）簡化干部人事檔案歸檔流程

原有的干部人事檔案歸檔過程非常繁雜，造成歸檔效率低下，實際歸檔效果較差等問題，加大了干部人事檔案造假的風險。要減少造假風險，必須從簡化歸檔流程入手，重新分析歸檔過程經歷的一系列環節，加強檔案管理部門與文書處理部門的直接聯系，減少兩者之間不必要的冗余，使文件處理直至歸檔的各個過程條理清晰，分工明確，沒有漏洞。為整個歸檔過程提供便利。

（三）提高檔案工作人員職業素養

檔案機構要通過加強宣傳教育等方式提高干部人事檔案從業人員的職業道德修養，增強他們的職業觀念與責任感，讓他們明白干部人事檔案管理管理對于國家和社會的重要意義，使他們在工作中能嚴格遵守人事文檔工作規范，本著對檔案負責，對人事檔案當事人負責的原則，遵照黨和國家的有關政策，嚴謹認真地對待人事文檔工作，切實維護人事檔案的真實完整性。

（四）改善檔案工作人員知識結構

前端控制思想的引入對于干部人事檔案領域來說是一個改善管理的契機，但同時對于相關工作人員來說也是一個挑戰，這意味著以往的專業知識儲備已不能適應逐漸發展的檔案管理實踐，檔案工作人員必須及時更新專業技能，及時了解行業動向，學習新知識，適應行業發展規律；同時計算機及網絡技術成為文檔一體化進程中不可或缺的重要因素,文檔一體化軟件的開發也需要文檔人員熟練掌握計算機技術。檔案人員要有針對性地加強外語、電子計算機技術、現代通訊及網絡技術、辦公自動化和電子輔助設計等知識的學習。

（五）加強對檔案管理人員的宣傳

要加強對干部人事檔案管理人員的宣傳教育，使他們了解涉及人事檔案管理的有關法規，增強他們的道德觀念與法律觀念。同時加強前端控制思想的灌輸，讓工作人員加強對前端控制理論的了解，主動學習相關知識，緊跟行業發展動向，提高檔案管理效率。

干部人事檔案管理有關干部的任用與選拔，涉及國家與社會的利益，馬虎不得。加強干部人事檔案的前端控制，有利于從源頭加強管理，防止造假。相關檔案工作人員應該盡早接受前端控制理論，及時掌握相關理論，提高管理效率，防止造假，維護國家與社會的利益。

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（作者單位：山東建筑大學 / 山東大學歷史文化學院）