檔案數字化建設中若干問題的研究

翟玉芳

摘 要：隨著信息技術的發展，檔案數字化已經成為各個行業、單位組織檔案建設的重要任務。但是檔案管理朝著智能化、自動化發展的過程中，檔案信息資源變得越來越復雜，檔案信息管理面臨著很多新的問題。本文主要通過分析檔案數字化建設中存在的問題，探討改進檔案數字化建設的具體措施，旨在為我國各個行業的檔案數字化建設和管理提供參考。

關鍵詞：檔案 數字化 存在問題 措施

在信息技術不斷發展的基礎上，檔案信息的建設和管理逐漸實現數字化。數字化管理系統在檔案信息管理中的應用，很大程度上提高了檔案信息管理建設的質量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案信息管理建設的效率提高，所以急需采取有效的措施改進檔案數字化建設。文章就檔案數字化建設中存在的問題展開分析，探討如何改進檔案數字化建設。

一、檔案數字化建設存在的問題

（一）傳統檔案建設理念的束縛

在社會主義市場經濟體制不斷發展的背景下，我國各行業檔案的建設必須兼顧整體性，承擔一定的社會責任，認清自身檔案管理發展與社會外部因素之間的關系，促使檔案信息化建設與社會發展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設的現狀來看，我國檔案建設具有一定的滯后性，難以與社會的發展保持同步。

（二）沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運用比較混亂，主要表現在內部檔案信息難以保持協調穩定狀態。現在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點放在檔案建設的表面工作上，真正能夠用于研究應用的檔案信息少之又少，所以導致現在很多檔案失去了其本身的意義和價值。

（三）數字化建設的軟硬件設備準備不充分

提高檔案信息化管理的質量和效率，先進的軟硬件設備必不可少，但是現階段我國很多單位組織的硬件設備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個硬件和軟件系統都處于比較落后的一個狀態。

（四）檔案信息管理人員的綜合素質不高

檔案數字化管理和建設中對檔案管理人員的專業水平技能和素質提出了較高的要求，但是我國很多單位的檔案信息管理人員并不具備專業的檔案管理知識，沒有系統化的計算機數據的處理能力，并且檔案管理人員的素質不高，缺乏復合型信息化檔案管理人才。

二、改進檔案數字化建設的具體措施

（一）強化檔案管理者的數字化意識

檔案數字化能夠有效的解決檔案管理建設工作與互聯網信息技術之間的矛盾，但是檔案數字化建設是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強化檔案管理者的數字化意識，大力的宣傳檔案數字化管理理念，引起社會各行業單位的高度重視。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質

綜合素質包括檔案管理人員的管理意識和專業能力，所以要培養檔案數字化管理的復合型人才。首先要對管理者的責任心進行激化，對單位檔案管理人員進行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效增強其愛崗敬業的精神。其次要對檔案管理人員進行專業理論知識的定期培訓，提高其專業技術技能，及時的掌握計算機應用技術技巧，提高檔案數字化管理建設服務能力。最后檔案管理人員要利用現代化檔案管理的技術和手段，推進檔案管理工作的系統化和規范化。

（三）建立完善的檔案數字化建設制度

首先，檔案數字化制度制定的時候，要對單位內部的實際發展情況進行分析，對國家的相關檔案管理法規進行仔細的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發展的需求，也能規范于國家的檔案管理法規。其次，要嚴格落實實施制定的檔案數字化管理制度，盡快解決內部檔案數字化管理的混亂狀態。最后，在檔案管理制度的基礎上設立專門的檔案管理崗位，并有效的落實責任問責制度。

（四）提高檔案數字化整理的技術手段

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進行安全的保存，數字化檔案信息一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。

三、結束語

綜上所述，檔案管理朝著智能化、自動化和數字化的方向發展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設的質量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復雜，檔案數字化建設中的問題尤為突出。所以單位組織需要強化檔案管理者的數字化意識，提高檔案管理人員的綜合素質，建立完善的檔案數字化建設制度，提高檔案數字化整理的技術手段，不斷的改進檔案數字化建設，促使檔案數字化管理、建設工作水平的不斷提高。

參考文獻：

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