醫院綜合檔案管理的問題及優化策略

鄒立君

【摘要】隨著醫療改革的深入，醫院綜合檔案管理現已成為醫院管理的重要組成部分，尤其是信息化檔案管理建設工作的開展，不僅有利于全面提升檔案管理水平，還能全面提升醫院整體管理質量與運營效益。鑒于此，本文分析了醫院綜合檔案管理存在的問題，并針對性提出了解決對策，旨在促進醫院健康、和諧發展。

【關鍵詞】醫院 綜合檔案管理 問題 策略

醫院綜合檔案管理指的是對醫院建設發展歷史材料、醫療文件材料等進行全面管理，是醫院管理的重要內容。醫院檔案作為醫院文化與歷史的載體，對全面提升醫院整體運作水平、制定合理的醫院發展規劃有重要作用。新形勢下，積極探究醫院綜合檔案管理存在的問題及解決策略，具有重要指導意義。

一、醫院綜合檔案管理存在的問題

（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識

人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知有利于促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國部分醫院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設電子檔案的過程中，不少醫院存在諸多誤區。例如，有的醫院管理者認為檔案信息化發展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫院管理者認為數字化開發只是技術人員的任務，等等。上述誤區的存在成為醫院綜合檔案發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經驗，從而導致多種管理行為問題的出現。

（二）檔案管理制度不完善

目前來說，我國部分醫院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現混亂。再加上醫院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數據、信息的流失。此外，醫院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發展。

（三）電子檔案不完善

現階段，我國部分醫院電子檔案建設力度比較薄弱，尚未充分發揮電子檔案的優勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉化均不合理，某些紙質文件在轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫院檔案的利用。

二、醫院綜合檔案管理問題的解決策略

（一）提高檔案管理意識

提高檔案管理意識，加強領導支持，是做好醫院綜合檔案管理的基礎。在新形勢下，醫院各級領導必須高度重視，加大檔案建設力度，在提高認識的基礎上，加快標準化體系建設力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質量直接與醫務人員的考核結果相掛鉤，全面提升相關人員的檔案管理主動性與積極性。

（二）加強檔案管理制度建設

加強檔案管理制度建設，完善檔案管理機制是醫院發展的重要保證。醫院管理人員需結合醫院發展實際以及先進的檔案管理經驗，建立健全檔案管理體制，明確醫院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎上，方便對檔案的查閱、使用。

其次，在檔案管理制度建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身醫院發展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權利進行確認，按照權利義務相平衡原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。

（三）加強電子檔案建設力度

對于綜合檔案管理發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。

在信息化高度發展的今天，我們必須加強電子檔案建設力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執行電子檔案管理規范等國家相關法律標準要求，嚴禁越權操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網絡安全配置管理，定期進行網絡維護，及時查殺病毒，保證網絡完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩定的環境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務，其直接關系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。

三、結語

綜上所述，本文以醫院綜合檔案管理工作中的問題為切入點，從管理意識、管理制度建設、電子檔案建設等角度，詳細論述了醫院綜合檔案管理工作的完善策略，多角度入手，旨在全面提升醫院綜合檔案管理質量與水平。

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