紙質檔案數字化工作中的問題與解決措施分析

李偉

摘 要：紙質檔案數字化工作將日常的紙質檔案轉化成可以進行機讀的電子版文件，結合計算機技術，將人工和計算機結合，共同管理數字化檔案的全過程。在紙質檔案注資花的工作中，提高了事業單位的工作效率，為事業單位單位的長遠發展和信息的安全性都有著十分重要的意義。但是，在數字化的建設當中，存在一些不足，技術不夠成熟，管理模式上較為陳舊，容易忽略創新和管理方式的提升，這些問題都在一定程度上妨礙了紙質檔案數字化的發展。筆者將從數字化的效果進行分析，得出其中存在的問題，在文中給予合理的解決方式，希望對今后紙質檔案數字化的方法提供幫助。

關鍵詞：紙質檔案；檔案數字化；問題；解決措施

1 紙質檔案數字化的成果

（一）提高了利用效率

紙質檔案通過數字化的方式進行管理，豐富了數字檔案資源，同時將檔案的利用效率大幅度的提升。比如某市檔案館實施數字化建設后，在為社會各界人士提供服務過程中，目前，數字化檔案的復制量比原件復制量高出約5倍，使廣大使用者得到更方便快捷的服務效率。

（二）利用方式拓展

建立數字化檔案，可利用的方式有單機、互聯網和局域網這幾種方式，能實現資源共享，利用范圍擴大的作用。通過數字化檔案的建立，促進社會各界人士訪問量不斷上升，其檔案館的網站點擊率也隨之升高。

（三）統計效率

紙質檔案進行數字化管理后，依托計算機管理系統，可對相關數據根據個人需求快速精準的進行查閱及統計，相關類別的科目可自行歸類分析，極大程度的提高了工作效率。經過計算機的在線回饋以及意見留言板等多種方式，對社會各界人士的需求有個及時且充分的了解。

2 紙質檔案數字化工作中現存的問題

我國紙質檔案逐漸走向數字化管理，目前已取得顯著的效果，但同時也逐漸暴露出一些問題，主要有以下幾個方面。

（一）欠缺標準

我國關于紙質檔案數字化的標準建立的還不夠完善，目前只依據《紙質檔案數字化技術規范》在進行，這套規范只提供了一些相應的技術指導，并未涉及到配套的管理規范，比如在開展紙質檔案數字化的過程中，工作流程、標準表格等，沒有一個統一的規定。目前能找到的標準和規范比較少，其所講述的內容也不全面，我國各地的館藏檔案的種類又是五花八門，其保管時的要求都不盡相同，所以在進行紙質檔案數字化管理的過程中無章可循，在實踐操作時標準前后不符。以掃描文件為例，圖像清晰度要求越高，相應的掃描儀的分辨率越大，導致圖像占用計算機系統內存空間也就越大。所以，在實際操作的過程中，應向考慮系統內存的容量，在進行圖像掃描，適當的將圖像的比例進行控制，但是也有不同意見，覺得應該講圖像清晰度放置第一位。

（二）協調方面

因開展紙質檔案數字化的過程中所涉及到的部門比較廣，所以很容易出現分工不明的狀態，出現彼此之間協調困難的情況。還有一種情況，由于各檔案館自身條件不同，在開展數字化管理的過程中，需要專業的技術支持，與合作方也會有意見相左的情況出現。

（三）工作流程銜接

紙質檔案進行數字化管理的流程很多，其中有領取、編號、著錄、裝訂、掃描等等一系列的過程，其中哪一個環節出現問題，都會影響整個工作流程的進展。比如，在存檔的過程中，其中的一頁上貼有半頁紙的證明，在編號的過程中，只編有一個號碼，但在掃描過程中，卻是兩頁，這種情況將會致使文件的編號與著錄的數據不一樣，導致數字化工作得不到有效銜接。

（四）軟件系統

數字化檔案管理的計算機系統軟件太過于繁雜，很多軟件還面臨過時，又不能與新的數據格式進行兼容，最終致使檔案數據不能讀取。想要妥善解決數字化檔案長期存取及共享的問題，就需要確保軟件能夠及時的進行升級換代。

（五）存在的安全隱患

檔案原件的安全，為了使檔案安全無虞，將數字化的工作流程進行優化，各家當感官根據自身的實際狀況出發，制定符合自身條件的檔案領取及保管的相關制度。但因為紙質檔案的數量比較多，數字化管理的過程中參與的工作人員又多，時常就會出現檔案資料查閱不到的情況發生。經過數字化管理后，檔案的數據安全也尤為重要，在著錄的環節里，參加工作的技術人員比較多，還有計算機的數據導入等很多的印象因素，導致檔案數據也存在安全問題。

（六）數字化檔案法律效力爭議

原始的紙質檔案上，蓋有單位蓋章及相關部門領導簽字，是具有法律效力的文件，同時還可作為憑證。受技術條件限制以及相關法律文件的影響，將原件進行掃描后的數字檔案屬性，受到爭議和質疑，還不能夠得到相關部門的認可，數字檔案的利用，在個別事情上無法實現其應有的價值。

3 解決數字化工作中存在問題的有效措施

（一）建立標準，完善制度

國家應制定檔案數字化的標準，完善其相關制度，創建科學合理的數字化管理體系。在開展數字化工作前，檔案館應將國家相關標準進行了解并遵循，與實際狀況相結合，與合作公司進行協商，一起制定出一套完整的規章制度，為數字化工作開展的順利進行做堅實的保障。在工作的過程中，及時對相關標準及制度進行宣傳，并嚴格遵守與執行。待全部數字化工作完畢后，根據國家相關標準，進行驗收，確保數字化建設的質量。根據國家相關數字化的成果利用制度，將數字化檔案發揮其最大利用率，方便大眾更好的為大眾服務。

（二）精確定位，完善流程

建立數字化檔案時，應從使用方便性、檔案的安全性以及成本效益的角度作為切入點，體現出高經濟、高效率、高科技文化的價值，將需求量大且利用率高的檔案優先進入數字化檔案處理。開展紙質檔案數字化管理，可將流程管理的理念及方式引入，將每個過程都進行整體的優化設計。將紙質檔案數字化融入到流程化管理中，完善流程管理制度，使用流程管理的方式施行對檔案數字化過程的控制，將紙質檔案數字化的工作效率有效提高。有效控制流程能促進紙質檔案數字化成果走向標準，同時有助于整合數字化檔案信息。

（三）技術保障

主要目標就是實現紙質檔案數字化，同時將數字化檔案的成果有效利用。在進行紙質檔案數字化的過程中，可采取以下基本措施，降低技術問題帶來的困擾。首先，建立紙質檔案數字化一定要遵循國家制定的相關標準，保證技術操作根據相關規范進行以及共享數字化結果。其次，在選用存儲數字化信息系統時，應選擇主流且成熟的技術，避免選用新研發出來的且尚未統一的以及以及被淘汰的設備，以保證數字化檔案具有有效和共享的功能。最后，紙質檔案數字化完成后，定期請技術人員做技術跟蹤，存儲設備要定期進行維護與更新，以免有數據丟失的情況發生。

（四）高利用率，提高效益

創建紙質檔案數字化的主要目的是進行利用，在創建的過程中，對數字化檔案的網格化建設加強，使數字信息能夠真正的存在與網絡環境里，發揮其應有的加之，為社會提供方便的同時，提高效益。

（五）培養技術型專業人才

高技術型數字化的人才在建立紙質檔案數字化里有著舉足輕重的地位，是確保數字化工作有效快速進展的主導人物。在創建過程中，檔案館應號召職工學習相關知識、培養相關技能，提高工作能力。盡一切努力培養出一個檔案信息化建設的高標準人才，確保紙質檔案數字化的工作能夠順利的高效進展。

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