檔案信息化建設存在問題及解決對策

摘 要：隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，計算機等信息技術被人們普遍應用于各個領域，并成為人們生活、工作中不可或缺的重要工具。在檔案管理方面也不例外，各級檔案部門為提高檔案管理的質量，進行了檔案信息化建設，經過近幾年快速發展，取得了重要成果，但是還存在著不足之處。對檔案信息化建設過程中出現問題的研究分析、處理，有助于提高檔案信息化建設質量，提升檔案管理質量，便于社會公眾的查詢使用。

關鍵詞：檔案；信息化；問題；對策；探討

檔案信息化建設是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

1 檔案信息化建設的內容

（一）基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

（二）檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。

（三）應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

（四）標準規范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

（五）人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。

2 檔案信息化建設存在的問題

（一）功能不健全，比較單一。目前，各種數字化檔案管理系統仍然利用傳統的管理模式，主要用于檔案查詢功能，僅僅是管理和利用手段的變化。缺少一套適合計算機系統檔案管理的規范，不利于檔案信息的查詢利用，以及對檔案信息進行更深層次的統計分析。

（二）缺少規范的電子文檔管理標準和制度。隨著電子政務的廣泛使用，電子文件的大量產生，由于缺少管理規范和標準，導致電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督指導不到位，致使歸檔電子文件不完整、不及時。

（三）檔案信息資源分散，未能實現資源信息共享。由于信息需求量的增加，人們的注意力就不只局限于某一方面，而會更多地注意到檔案部門之間的聯系，著眼于檔案信息與其他信息的聯系，由于管理體制的問題，檔案管理存在條塊分割、橫向聯系堵塞，各系統間溝通少，標準規范不統一，造成檔案信息交流困難的現象。

（四）人們的檔案意識淡薄，使檔案信息化缺乏應有的精神動力，良好的檔案意識是檔案信息化建設的有力推動。只有具有良好的檔案意識，才能真正有從社會信息的角度去看待檔案，才能有把檔案信息融入于社會信息系統的具體行動。

（五）信息化檔案應用系統存在著網絡安全問題。 信息化檔案是通過計算機、網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，由于缺少一套完整的安全措施，容易遭到黑客的攻擊和病毒的入侵，使數據和應用系統受到破壞，系統不能保持正常運轉，信息在傳輸的過程中重要信息被泄漏或修改。

3 檔案信息化建設過程中存在問題的解決對策

（一）增強檔案管理人員的信息化管理意識。通過各種形式，加大對法規和法律的宣傳力度，增強檔案管理人員對檔案的管理意識，明白檔案文件的歸檔和累積是他們的重要工作。另外，培養人們良好的檔案意識，增強對檔案信息化建設價值的認識，提高檔案信息化建設質量。

（二）明確檔案信息建設的標準和規范。按照國家推薦的信息化管理標準，并根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

（三）加大基礎設施建設。加大資金投入，增上計算機、數碼相機、掃描儀、打印機等數字加工設備，為檔案信息化建設提高可靠保障。安裝網絡系統，構建信息數據庫，確保資檔案資源共享及信息交換，推動檔案信息化建設持續穩固向前發展。

（四）構建完善的檔案信息資源共享系統。充分能利用網絡和數字加工設備，對檔案資源文件進行歸檔和鑒定，并予以監督，防止出現歸檔不及時、不規范和不完善的現象。建立統一標準，打破各自為政局面，使資源共享得以實現，讓使用者能夠更方便的獲取檔案信息資源，并獲取核心內容。借助信息資源的網絡化管理，最終形成一個更大的信息系統，建立一個范圍更大的信息管理體制，實現檔案信息資源的共享。由于檔案的信息資源是社會發展和國民經濟重要的戰略資源，利用和開發信息資源是對案資源能更有效的為社會提供服務。

（五）不斷建設完善各類信息化建設應用系統。一是開發利用功能更加齊全的檔案管理系統軟件，提高檔案信息的數字化和電子化，為檔案管理人員加工檔案提供便利，為社會提供高效、快捷的服務。二是定期對應用軟件進行升級，提高系統的應用能力。三是建設檔案網站，通過網頁的形式，向社會提供檔案信息的網上咨詢、查找。

（六）建設安全的網絡防御系統。一是嚴格執行身份認證和權限管理制度，運用動態口令 、身份認證等形式，加強檔案的安全保密。二是配置新型防火墻產品，配備入侵檢測系統和信息傳輸加密產品，安裝防病毒系統。三是建設備份與災難恢復系統，保證檔案信息在遭受攻擊后，迅速恢復。另外，可將檔案信息存儲在專用服務器上面，確保其具備自動備份的功能，與此同時還需定期對其進行刻錄備份處理。

（七）建設一支專業技術雄厚的技術人才隊伍。對管理人員進行有針對性的教育，讓他們能具備良好的業務水平、紀律觀念、思想品質。注意確保管理人員的穩定性，進而保證檔案管理工作能連續進行；有組織有計劃的安排管理人員學習新知識；根據檔案管理對軟硬件的相關要求，對復合型人才的培養和引進予以重視。

作者簡介

王彩云（1971-），女，山東省棗莊市公路管理局206國道嶧城收費處，從事檔案管理工作。