網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理工作創(chuàng)新與安全防護問題探討

敖永紅

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 隨著當代網(wǎng)絡技術(shù)的不斷完善和發(fā)展，如何利用網(wǎng)絡資源進行高效的檔案管理工作已經(jīng)成為檔案管理（從業(yè)）人員必須面臨的重要課題。本文主要分析了檔案管理工作中如何融入現(xiàn)代網(wǎng)絡的成分才能進行更好的創(chuàng)新，以及網(wǎng)絡對檔案管理工作帶來的安全隱患問題進行研究，并提出一些合理化的建議和觀點。

關(guān)鍵詞 網(wǎng)絡環(huán)境 檔案管理 創(chuàng)新 安全防護

檔案管理是社會工作的重要組成部分，是用以記錄社會變遷、發(fā)展和革新的一種工作過程和內(nèi)容，其管理水平的高低直接影響著社會資料保管的質(zhì)量。在當代網(wǎng)絡信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的管理工作也應該與時俱進，充分利用網(wǎng)絡資源來提高檔案管理水平，在保護好紙質(zhì)資料的同時，也要對其進行電子信息存檔，將管理方法由單一的紙質(zhì)保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與電子技術(shù)的結(jié)合，并在管理的過程中不斷改進方法，努力創(chuàng)造出更完善、更實用、經(jīng)濟效益更高的管理辦法。

一、網(wǎng)絡環(huán)境對檔案管理工作的新要求

（一）提供滿足人們需求的檔案信息

當前人們對信息的需求量不斷增大，社會公眾對檔案信息的需求已經(jīng)不再滿足于傳統(tǒng)的信息提高方式，而是向著更寬廣、更深入的領(lǐng)域發(fā)展。基于這種現(xiàn)狀下，檔案管理部門應與時俱進，對管理工作進行創(chuàng)造和改進，不斷提高檔案的管理水平，提高檔案信息的共享程度，以便更好地滿足人民群眾的需求。檔案管理部門應該研究我國人民使用和查閱檔案信息的類型和特征，對檔案利用的原因和信息共享情況進行分析，從而真正弄清人民所需要的檔案信息類型，以便對癥下藥，提供更多的符合人們需要的信息。同時還要對檔案進行宣傳，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的外部條件。

（二）建立網(wǎng)絡檔案的信息服務體系

檔案管理工作要根據(jù)整個行業(yè)的發(fā)展形勢，建立全方位信息管理系統(tǒng)，對行業(yè)內(nèi)的相關(guān)檔案信息進行統(tǒng)一的整理和分類，在對信息處理完成之后，在進行整體性的利用和開發(fā)，努力創(chuàng)造資源共享的條件，為國家經(jīng)濟發(fā)展和人們獲取信息服務。此外，還應根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，建立國家層次的檔案管理體制，開創(chuàng)全國范圍的的信息共享平臺，使我國的檔案信息能被充分利用，發(fā)揮出更大的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、在網(wǎng)絡環(huán)境下進行檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）積極做好線上服務工作

在當今的社會里，由于人們的工作和生活都變得越來越豐富多彩，所以人們對信息的需求量也在不斷增加，對各種類型的信息都有可能產(chǎn)生需求，同時人們對獲取信息的速度也在提升。傳統(tǒng)的信息管理方式已經(jīng)無法滿足人們的需要，社會公眾和檔案館等相關(guān)部門應該構(gòu)積極建檔案管理信息化，做好網(wǎng)絡信息的發(fā)布以供人們便捷地獲取，使檔案管理能更好地為人民服務。

（二）做好信息共享工作

檔案管理部門要建立起自己的信息網(wǎng)站，在合法合規(guī)的前提下及時正確地將各類檔案的公開信息發(fā)布出去，并通過鏈接的方式將各類混亂的信息整合在一起，建立一個一站式的信息檢索平臺，最大限度的實現(xiàn)信息共享，給人們的工作和生活帶來更大方面。同時也能實現(xiàn)檔案管理各部門之間的信息共享，有效提高部門之間的信息傳遞和溝通，降低檔案管理成本，提高效率。此外還可以促進檔案信息化的不斷完善，提高檔案信息的使用價值。

（三）做好檔案信息的細分工作

如今的網(wǎng)絡上充斥著各種各樣類型的信息，有價值和無價值的都在網(wǎng)上流動著，如果檔案管理部門對信息的定位不夠準確，就會造成人們查詢的不便。所以檔案管理部門不僅要將信息的采集和保管工作做好，還要對其進行精細化的分類整理，將各類信息垂直劃分為層次不同的類型，并在數(shù)據(jù)庫中安排好存放位置。讓用戶可以通過接口對所需要的信息進行快速準確的定位，還可以選擇是否要進一步的查詢，以此來減少用戶的檢索時間，提高的效率。

（四）做好用戶信息反饋工作

檔案管理部門可以在自己的網(wǎng)站上建立一個用戶反饋專欄，收集用戶對網(wǎng)站的設計、信息服務等活動的滿意度，通過反饋，檔案部門可以清晰地了解檔案信息所具備的社會價值以及自己的工作所存在的問題，為改進工作提供明確的方向，同時對相關(guān)人員的工作也可以起到一個監(jiān)督作用，讓他們在工作崗位上能夠嚴格要求自己的行為規(guī)范，促進他們服務意識、責任感和職業(yè)道德的提升。檔案部門收集用戶的反饋后，還須做出一些后續(xù)的努力，如對檔案管理人員進行培訓。

三、在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理工作的安全防護措施

（一）建立完整的網(wǎng)絡檔案管理系統(tǒng)

在當今的網(wǎng)絡時代中，各種檔案信息資源通過網(wǎng)絡這個媒介而組成一個龐大的體系，當把檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫時，檔案信息就會根據(jù)某種邏輯傳遞到某個數(shù)據(jù)庫和各個數(shù)據(jù)庫之間以及運行程序和數(shù)據(jù)字段之間，經(jīng)過進行重組后成為檔案管理網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)序，這一復雜的過程對整個網(wǎng)絡檔案管理的信息信息數(shù)據(jù)庫完整性具有極其重要的作用。所以這對檔案管理信息化的工作人員的能做技能提出了更高的要求，他們不但要掌握各個數(shù)據(jù)庫之間的特殊邏輯關(guān)系，還要對運行過程中出現(xiàn)的關(guān)于完整性的問題及時地修改和維護，做大限度地降低對數(shù)據(jù)庫造成的有意或無意的傷害。

（二）保證電子檔案的正常查閱

如今檔案管理信息系統(tǒng)更新?lián)Q代快，比如辦公軟件版本的更新?lián)Q代，低級版本的軟件是無法打開高級版本的文件的。所以為了確保電子檔案可以隨時正常使用和查閱，必須保證所有的檔案信息文件都保存為與系統(tǒng)相一致的或與系統(tǒng)之間可以互相兼容的版本和格式。遇到操作系統(tǒng)需要更新的情況，還需要對系統(tǒng)的配套軟件進行同步更新，確保操作系統(tǒng)和配套軟件處于一個動態(tài)的、互相的兼容的狀態(tài)中，方便檔案信息的隨時讀取，同時也為網(wǎng)絡檔案信息的有效性和完整性提供有力的保障。

（三）保證網(wǎng)絡檔案管理的安全性

相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，網(wǎng)絡檔案管理信息面臨的安全性更加復雜多變，也更難以把控。網(wǎng)絡檔案管理的系統(tǒng)安全指的是通過網(wǎng)絡硬件和軟件系統(tǒng)的合理設計，使檔案信息能夠正常地運行，并長期保持著良好的狀態(tài)，使其的功能可以充分地發(fā)揮出來，為查閱的洪湖提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。要實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案管理的安全性，必須在利用、保護和管理過程中，保證各項信息資源的傳輸安全和有效管理。例如，在進行檔案管理的實際工作中，要建立和完善有效的內(nèi)部管理體制，對訪問權(quán)限和查詢進行嚴格控制，還要采取各項有效措施對病毒進行預防和查殺等。

四、結(jié)語

檔案管理工作對社會生活的影響重大，在網(wǎng)絡時代的新形式下，我國的檔案管理工作正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，構(gòu)建網(wǎng)絡檔案信息平臺，實現(xiàn)檔案資料的共享，已經(jīng)成為時代發(fā)展的需求，所以檔案管理部門應該進行工作方法和工作內(nèi)容的創(chuàng)新，充分利用網(wǎng)絡信息技術(shù)促進檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提高，更好地為社會公眾和經(jīng)濟發(fā)展服務。同時還要重視網(wǎng)絡檔案管理的安全防護問題，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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