辦公自動化中的計算機技術的應用效果分析

朱巍

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化在日常工作中也有了廣泛的應用，既方便了人們的生活，同時也提高了工作效率。因此可以說是實現辦公自動化的基礎是由于計算機技術的存在， 然而計算機網絡本身具有不確定性，使得辦公自動化也受到一定的影響。因此，加強辦公自動化中計算機技術的應用研究具有十分重要的現實意義。

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；應用效果

社會和科技的發展，使得工作模式也發生了轉變，信息處理問題上也不再是以前單一的方法了，而且辦公模式也逐步趨于自動化，而計算機技術是辦公自動化的基礎。隨著科學技術的發展，各大企業單位為了更好的順應時代的發展，不斷提高工作效率，逐步將計算機技術引進，用于日常的辦公系統中。絕大多數的辦公機構已經初步完成了辦公自動化，并較傳統辦公模式而言取得了較好的成果。因此，相關工作人員應重視對計算機技術的研究工作，通過計算機技術的不斷革新，完善辦公過程中的不足，有效的保障辦公機構的工作質量。

一、辦公自動化中計算機技術的意義

所謂辦公自動化，就是要實現辦公室內部事務性工作的自動化以及信息處理的自動化。辦公自動化是科技的產物，準確的說是是計算機技術發展的產物，利用計算機系統可以將信息收集、處理等過程融為一體，集信息的收集、處理、加工與存儲為一體的辦公智能系統。

（一）方便信息的收集

市場經濟發展速度較快，企業要緊跟時代的步伐，得到有效發展，有必要掌握最新的市場信息。然而傳統的辦公方法主要以人力為主，要想快速獲得第一手資料比較難，而且耗時長，利用計算機技術，信息的搜集可以迅速完成，方便根據市場經濟的導向做出最快的調整。

（二）提高工作效率

在企業中辦公人員在日常工作中常會涉及信息處理工作，以及大量的計算工作，如果依靠傳統的辦公方法，僅由工作人員手動處理和分析信息，還要完成大量的計算，不僅耗時長，而且難免在工作會出現失誤，工作效率低下。而在辦公室中應用計算機技術，涌現出各種各樣的辦公軟件，辦公人員經過簡單的培訓就掌握了軟件的使用方法，學會軟件的使用，這樣辦公人員就能夠高效快地的完成信息方面的工作，提高了工作效率，而且在辦公室自動化中應用計算機技術可以實現資源的共享。

二、辦公自動化中計算機技術應用

計算機技術廣泛應用于各個領域，特別是辦公自動化中的計算機技術應用，受到了廣泛重視。

（一）辦公數據備份和數據恢復

在使用計算機進行辦公時，由于對計算機掌握不熟練或者一些別的原因，難免會誤刪信息或者使計算機出現故障，使用數據備份就可以有效的解決此類問題，數據備份主要是針對計算機意外不能使用或者數據刪除的措施，同時也是保證計算機中數據能夠正常進行的一種有效的管理方式，也是保障數據丟失的一種有效的方法。如果備份的數據也丟失了，可以利用數據庫軟件系統實現數據的恢復。利用已備份數據進行數據恢復，是數據庫數據保持正確、完整和一致的有效方式。當計算機數據庫的存儲設備出現故障，導致無法存儲數據時，可以通過數據庫管理人員來恢復數據。

（二）計算機數據密碼保護技術

利用計算機技術可以保護數據的安全，某些非法用戶會非法盜取用戶的信息，有時候計算機數據庫沒有加密或者只是進行了簡單的加密處理，一些黑客輕易就破解了數據庫的密碼，這都使得計算機用于的數據庫的安全性受到一定的威脅。因此，為了保證辦公自動化的安全，防治數據庫的信息泄露，計算機數據庫的管理人員運用較復雜的程序對數據庫進行加密處理，利用計算機密碼保護系統，不法分子就難以盜取數據庫的信息。因此使用計算機數據庫加密系統，保障了辦公自動化數據庫的安全性。

（三）計算機數據存取管理技術

計算機數據存取技術由兩個單元組成，即用戶認證和訪問監控。用戶認證通過用戶身份驗證、身份識別來認證用戶身份。辦公自動化通過數據身份認證技術來識別和認證用戶的身份，這樣可以有效避免一些非法用戶訪問數據庫，因此，用戶身份識別技術增加數據的安全性。訪問監控技術，當用戶進入計算機數據庫后，會根據當前的訪問人數，限制當前用戶的訪問權限。如果辦公自動化用戶未設置使用權限，有時候會導致系統崩潰，也會有一些非法用戶會篡改數據庫中的數據，設置權限后，訪問者只能進行簡單查詢，而無法編輯數據，而且不法用戶登錄后也會有記錄，可以實時監測數據的安全。

（四）其他方面的應用

計算機在辦公自動化的其他方面也有很大的應用，如人事管理、會議安排、 實現信息共享等等方面。對于人事管理工作中，主要是勞資人事管理，利用計算機技術，可以大大提高工作效率。大多數企業單位都會有很大會議召開，會議之前都需要準本，會議結束后還需要對會議的內容進行整理，利用計算機技術，可以采取視頻會議、網絡會議等，節省開支和時間。計算機網絡可以實現企業資源的共享，提供材料收發的平臺。

三、結語

信息技術的迅速發展讓辦公自動化成為可能，實現辦公自動化后可以快速高效地解決信息處理和分析的問題，現辦公信息的高效快速的傳輸和交流。計算機技術和網絡技術的不斷發展，堅信辦公信息處理技術也將會越來越完善，可以最大限度的滿足信息處理。對于企業來說，實現和推廣辦公自動化不僅可以自身形成全面完善的信息化管理系統，還可以更好的實現企業管理，提升企業信譽，進一部促進企業的發展。辦公自動化中應用計數機技術，要著重加強計算機數據庫管理技術的研發力度 ，對數據庫管理技術水平不斷提高和完善，還要加強辦公室人員對數據的安全管理意識，有效的提高工作效率，促進企業的良好發展和社會經濟的發展。

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