淺析如何加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

胡娜

（中國石油青海油田采氣三廠，甘肅 敦煌 736202）

【摘要】信息時代，辦公自動化、檔案電子化在便捷了文秘工作和文書檔案管理工作同時也帶來了諸多挑戰與風險，文秘工作形式、內容都發生了重大變化，給文秘工作者提出了更高的要求。將文秘工作與文書檔案管理工作相結合是今后文秘工作發展的新方向，本文就從加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化方面進行一些研究和探討。

【關鍵詞】文秘工作；文書檔案；管理工作；一體化

文秘工作者的主要工作是處理文書資料，而文書資料是檔案的主要來源，所以加強文秘工作與文書檔案管理工作的一體化順應了二者之間的內在聯系，推動“文檔一體化”有利于規范文秘工作，提高工作效率，能夠促進行政管理工作的現代化發展進程。

一、文秘工作與文書檔案管理工作的關系

文秘工作與文書檔案管理工作是機關單位和企業單位的重要組成部分，二者之間相輔相成，但是又各自有獨特的工作特點。公文是文秘工作與檔案工作的銜接主體，因為公文不僅是文秘工作的主要產品，而且是檔案資料的主要來源，公文的質量影響著檔案的質量，所以提高文秘人員的素質很重要。文件是檔案的前身，而檔案是文件的歸宿，文秘工作涉及許多上傳下達的文件材料，這些材料分類歸檔后成為檔案，而檔案管理工作能夠促進文秘工作的科學性和全面性，可見文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作，二者是一個整體的兩個方面，二者既互相制約又互相聯系，相輔相成。

二、文秘工作與文書檔案管理工作中存在的問題

在信息時代，科學技術給我們的生活和工作都帶來了重大變化，文秘工作與文書檔案工作都步入了信息化階段，文秘工作信息化與文書檔案管理電子化提高了工作效率，促使二者不斷融合，文秘工作與文書檔案管理工作一體化是今后發展的趨勢。通過調查發現，當前文秘工作與文書檔案管理工作中普遍存在如下一些問題：

（一）檔案意識薄弱，管理經驗匱乏

文秘工作與文書檔案管理工作有著緊密的聯系，而相輔相成，但是在實際工作中二者分屬于不同的部門，除了公文遞交之外沒有特殊的聯系，文秘工作者的檔案意識薄弱，而檔案管理者對專業文書缺乏足夠的了解，導致檔案管理水平難以提高。隨著工作節奏的加快，文秘和檔案管理人員的任務量越來越大，然而檔案管理方式存在落后性，缺乏先進的管理理念和管理經驗，使文書檔案管理工作難以滿足企業發展的需求。

（二）文書檔案不規范，檔案管理體制不健全

公文具有一定的專業性、保密性，其所承載的信息十分重要，所以要對這些公文要進行歸檔保存，文書是檔案的來源，文書的質量直接影響著檔案的質量。我國在公文制發、使用等方面出臺了相應的規范，一定程度上提高了公文的質量。在日常檔案管理中，仍然存在文種使用不清、公文格式、附件不規范、辦理程序不規范、歸檔資料不完整、編號、裝訂不規范、存檔資料不全面、移交資料不及時等問題，很大程度上影響了檔案的規范性、科學性。檔案管理體制有待進一步完善，制定統一的文書檔案標準，確保檔案的有效性。

（三）文書檔案管理信息化水平低，電子檔案安全性有待提高

信息技術日新月異的時代，信息化水平的高低直接影響著工作效率，所以政府部門和企業單位都引進了信息技術。由于檔案管理工作歷來被認為是一項附屬工作，得不到足夠的重視，雖然進行了一些信息化建設，但是沒有足夠的資金來更新設備、系統軟件，難以適應當前工作的需求。檔案的安全性至關重要，在電子檔案越來越普及的時代，各單位要重視檔案的安全性問題，有些不良分子可以通過黑客技術竊取檔案，導致企業信息泄露，給企業發展帶來安全問題。

（四）文秘人員素質良莠不齊

文秘的主要工作是記錄抄寫和文稿起草，作為領導的得力助手，其素質高低直接影響著公文的質量，從而影響著檔案的質量。文書檔案有著一定的專業性、保密性，文書檔案管理工作需要有專業人士擔任，但是當前不少檔案文秘和檔案管理人員缺乏專業的知識和技能，一定程度上影響了“文”和“檔”的規范化。

三、加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化的途徑

信息技術的普及提高了工作效率，給文秘工作與文書檔案管理工作帶來了新的發展機遇，信息技術是現代文秘工作的重要工具，促進了“文檔一體化”形式的興起與發展。“文檔一體化”是從文秘和檔案工作的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化等內容。通過調查分析，并結合自身實踐工作，我認為我們可以從如下幾個方面來加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化：

（一）強化“文檔一體化”意識，學習先進管理經驗

文秘工作與文書檔案管理工作是一個整體的兩個方面，具有一定的獨立性，但是文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，二者是文檔工作中緊密相連的工作環節。在工作中，要樹立“文檔一體化”的意識，認識到文書與檔案的關系，文書的規范性是檔案規范性的前提，在日常工作中按標準和要求做好每一份文書，為檔案工作奠定良好的基礎。新時期，文書檔案管理工作有了新的要求，我們要學習先進的管理經驗，不斷提高工作效率。

（二）加強公文標準化建設，健全檔案管理體制

公文作為文秘工作與文書檔案管理工作的銜接點，為了實現“文檔一體化”，就必須加強公文標準化建設，每個環節都要根據標準做好本職工作，不斷提高文檔質量。加強對檔案管理工作的重視，不斷健全和完善檔案管理體制。

（三）引進現代化信息技術，提高檔案安全性

信息時代，信息技術可以提高工作效率，減輕工作量，但是也給檔案帶來一定的安全隱患。為了實現“文檔一體化”就需要加強信息化建設，引進先進的信息技術是前提，在進行電子化建設中要加強系統的安全性，防止信息的泄露和丟失，檔案安全性是第一位的。

（四）定期對工作人員進行培訓，提升工作人員素質

工作人員的素質直接影響著工作效率和質量，由于當前從事文秘工作與文書檔案管理工作人員的素質良莠不齊，難以適應新時期工作崗位的需求，這就需要對他們進行定期培訓，樹立“文檔一體化”理念，掌握信息技術，不斷提高工作人員素質，從而促進文秘工作與文書檔案管理工作的一體化。

綜上所述，信息技術的不斷發展推動了文檔工作的進步，文秘工作與文書檔案管理工作既相互獨立，又相輔相成，在實際工作中緊密相連，信息技術的發展為“文檔一體化”的實現提供了可能。

參考文獻：

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