淺析檔案管理服務創新的必要性及途徑

趙宏杰

【摘要】檔案在當前社會發展過程中發揮著非常重要的作用，特別是隨著人們對信息需求量的不斷增加，檔案作為最為原始的資料信息，具有重要的參考價值，因此通過為人們提供更全面的檔案服務，對檔案管理服務進行創新，不僅有利于更好的發揮出檔案的重要作用，而且有利于推動檔案事業的健康、持續發展。文中分析了實行檔案管理服務創新的必要性，并進一步對檔案管理服務創新的途徑進行了具體闡述。

【關鍵詞】檔案管理服務；創新；必要性；途徑

在當前時代快速發展的新形勢下，檔案工作實現了自身服務的轉型和改進，為了能夠更好的與時代發展潮流相適應，并更好的服務于社會和經濟建設，需要加快推進檔案管理服務創新，樹立全新的管理服務理念，從傳統檔案管理模式中解脫出來，與時俱進，不斷進行開拓創新，從而更好的促進檔案事業的更好更好發展。

一、實行檔案管理服務創新的必要性

（一）檔案管理的創新服務是經濟全球化的客觀要求

當前我們處于信息時代，社會對信息需求量急劇增加，這對信息行業帶來了嚴竣的挑戰。檔案工作是國社會提供檔案信息服務的一項工作，只有實行檔案管理服務創新，加快推進檔案信息化建設，實現檔案管理服務現代化，才能使檔案工作更好的與時代發展需求相適應。

（二）利用創新意識有效的推動檔案事業的可持續發展

當前社會功能不斷完善，社會功能與經濟社會保持同步協調發展，從社會需求角度要求檔案事業要保持可持續發展，因此需要利用創新意識來把握檔案事業發展方向，更好的促進檔案事業的健康、持續發展。

（三）網絡的快速發展迫使檔案管理服務的創新發展

在當前信息化環境下，傳統檔案利用方式已無法滿足時代發展的需求，人們對信息的時效性更為關注，獲取信息的渠道也發生了較大的變化。人們更希望利用網絡足不出門來獲取到有用的信息，這就迫使檔案管理服務要進行創新，以現代化的管理技術及主動的服務更好的滿足人們對信息利用的需求。

二、檔案管理服務的創新途徑分析

（一）思想觀念意識上的創新

要將檔案管理工作的質量放在第一位，相關的從業人員要積極的提高自身的專業素質和技能，做好檔案接收、整理、鑒定等工作，加強對檔案工作的監管，使檔案部門能夠落實好自身的檔案管理任務。檔案工作者要有建設檔案信息化的意識及追求，從思想觀念上接受其信息化。樹立檔案管理工作的時效觀念，具備超前的服務意識，這樣才能準確及時的為利用者提供檔案信息。

（二）管理手段上的創新

首先，運用現代科技手段和先進管理方法。明確歸檔資料的歸檔范圍，合理劃分保管期限。做好檔案的收集、整理、分類、裝訂、歸檔等工作，完善檔案保管、借閱、保密、統計、鑒定、銷毀等管理制度，確保檔案管理的規范化和標準化。

其次，要求檔案管理人員了解一定的現代化管理知識，并掌握現代化管理技術，將新型技術應用于檔案管理中，提高檔案管理的數字化和信息化水平。

最后，實現檔案服務模式的創新，傳統的服務形式一般是到檔案管理部門進行查找所需要的信息，效率很低，可以將這種方式轉變為電話咨詢或網絡在線客服的形式，可以提高服務效率和質量。

（三）服務方式的創新

首先，實現檔案資源共享，建立聯合目錄。在檔案工作中要打破部門各自為政的局面，構建一個系統、完整的資源共享系統，充分發揮檔案資源整體優勢，并利用建立聯合目錄的方式，為檔案利用者提供更文化的檔案信息。同時各文獻部門也要深入挖掘資源潛力，實現文獻資源共享的互補，進一步提高檔案資源的利用率。加快推動檔案信息資源共享的同時，還要促使檔案走特色化發展之路，以便于為社會各行各業的發展提供更優質的服務。

其次，開展在線服務。在當前信息化環境下，需要對檔案服務方式進行創新，利用在線服務方式來為檔案利用者提供便便捷及優質的服務。可以通過建立檔案網站，實現檔案信息的網上檢索。同時各單位檔案部門還要與宣傳部門有效結合，及時將單位重大活動檔案資料進行歸檔，并實現有效利用。另外，檔案人員還要認識到自身的服務角色，可以利用網上平臺、電子郵箱、通訊軟件等解答服務對象關于檔案內容和利用方面的各種咨詢，為檔案利用者提供更優質的服務。

最后，開展檔案閱覽服務。單位檔案室可以定期開展檔案閱覽服務，設立檔案閱覽日或是開辟閱覽空間，使檔案利用者能夠更便捷的調閱檔案，了解自己所需要的信息，從而進一步提高檔案信息的利用效率。

（四）創新檔案管理的標準化進程

新的歷史時期，我國的檔案管理工作已經發生了重大的變化，并且已經取得了很大的進步，但是在檔案管理工作的系統和結構還存在一定的弊端，需要相關的工作人員結合當前時代的發展狀況以及科技發展水平進行適度的檔案管理創新，提高檔案管理工作的標準化進程，同時還需要建立檔案管理工作標準化體系，并建立相關的管理機制。同時隨著科技的發展，還需要豐富檔案管理內容，增加檔案中的音頻資料和視頻資料，檔案需要是記錄重大的歷史事件、重點人物的影響力，這樣可以彌補文字檔案中存在的不足，通過圖像資料來完善檔案管理工作，通過創新檔案管理工作提高檔案管理適應時代發展的能力，為社會提供更加準確的資料，彌補傳統檔案管理工作中存在的不足，強化檔案管理的全面性，完善檔案管理工作的標準化進程。

（五）注重檔案管理人員隊伍綜合素質的培養

檔案管理需要一批具有工作態度端正、政治素養高、綜合素質高、業務能力過硬、學習能力強等特點的檔案管理工作人員。在短時間內要提高單位檔案管理人員的素質，從各種渠道引進具有檔案管理經驗的人才從事檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。要加強對現有檔案管理人員繼續學習的工作，除了要做好日常管理工作，還要加強計算機知識及檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。隨著檔案管理信息化建設的發展，檔案管理人員還要加強專業素養，成為既懂專業知識，又能適應信息化要求的合格檔案管理人才，為檔案管理與服務提供保證。

三、結束語：

經濟的發展、社會的進步，檔案管理工作也需要不斷的創新，有效的提高檔案管理的信息化、規范化以及服務性，這樣能夠才能夠符合時代發展的需要，為社會的發展提供全面的資料。在當前社會快速發展過程中，檔案管理服務創新是檔案工作開展過程中非常重要的一項工作。因此檔案管理人員樹立先進的服務理念和創新意識，充分的利用現代化技術來為檔案利用者提供更優質的檔案服務，加快推動檔案向管理服務創新型轉變，為檔案事業的健康、持續發展起到積極的促進作用。

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