數字化不動產檔案管理可行性分析

姜紅霞

【摘要】檔案管理是社會發展的必然，隨著不動產資源的交易和物權轉變，不動產檔案管理難度和管理量也在不斷增加。數字化不動產檔案管理是未來不動產檔案管理必然的發展方向。但是，目前不動產檔案管理仍然存在一些問題，為了改善這些問題，真正實現優化管理，本文詳細分析數字化不動產檔案管理可行性。

【關鍵詞】數字化檔案；不動產檔案管理；可行性

引言

數字化檔案管理是伴隨著計算機技術、數字化技術、多媒體技術以及網絡技術的發展所衍生出來的一種新檔案管理模式，是一種全新的檔案管理方式，將傳統的紙質檔案通過掃描、錄入等方式轉變為數字化、信息化的數據，然后通過計算機網絡技術將其儲存到網絡當中，同時任何可以連接到該網絡的用戶都可以快捷的下載和使用這些數字化檔案，從而實現檔案的高效實用目的。

1.數字化不動產檔案管理可行性

數字化檔案管理主要是將傳統的紙質、錄音等檔案介質的原始材料，借助掃描、壓縮、轉換以及錄入等方式制作成為圖片或聲音等數字化文件，并將圖片的文件借助文字識別技術來體現，在應用網絡儲存的技術基礎上，促使和圖片能夠儲存在大容量的網絡當中，同時也可以隨時隨地在網絡當中進行查詢和下載，使檔案的使用效率得到顯著提高[1]。數字化不動產檔案管理是通過采用儲存的新技術實現數據庫的虛擬化管理，并提升檔案管理的使用效率，儲存不動產信息的完整性和準確性，促使不動產檔案信息可以在不同的部門、不同的地區實現快捷傳遞，最大程度提升不動產檔案的使用價值。

簡單而言，數字化不動產檔案管理本身就具備較高的可行性，但是在網絡的不安全和不穩定因素影響下，其可行性就需要建立在三個原則基礎上，分別為技術支撐、客觀需求以及可操作性強。

首先，技術支撐。伴隨著網絡技術的不斷發展，各個行業在互聯網的幫助之下都有了明顯的成長和發展，所以數字化數據庫是各個行業獲取信息和發布信息的主要平臺[2]。當前，我國許多地區的不動產大多數都是以建立信息網絡平臺作為數字化平臺的實施方式，這一平臺可以促使每一個部門的信息資源獲得整合，同時的各個職能部門也可以借助這一信息共享網洛實現不動產信息的有效交互，從而促使不動產相關工作更加有效實施；其次，客觀需求。不動產檔案實行數字化管理能夠實現最大化的資源利用率，降低人力資源和物力資源的投入。相關部門可以在建立不動產平臺時按照不同地區、不同類型的不動產進行分類，這一種分類方式可以讓記錄不動產信息、修改不動產信息和使用不動產信息的效率得到顯著提升，讓傳統繁瑣的檔案管理工作變得非常簡單，實現最優化管理；最后，可操作性強。就目前而言，計算機的發展仍然非常迅速，軟件、硬件以及數字化管理設備的更新速度非常快，這也為檔案數字化管理提供了網絡憑條與現代壞辦公設備。借助計算機的儲存特點，數字化不動產檔案管理系統可以具備資源內部共享、查詢登錄服務、信息錄入服務等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率顯著提升。除此之外，因為數字化檔案管理是以數字化的形式儲存不動產信息，信息本身并不會存在缺損和老化的問題，所以無論是存放多久的檔案，其信息內容都會非常完整。

由此可見，數字化不動產檔案管理可行性顯著。

2.數字化不動產檔案管理的實行優化策略

雖然數字化不動產檔案管理存在許多優勢和特點，但是在實行過程中仍然存在一些問題，尤其是在基礎設施、人力資源以及制度方面的問題。

2.1 優化基礎設施

完善且有效的基礎設施是不動產檔案管理的基礎支撐[3]。不動產在完善數字化基礎設施時，首先需要確保基礎硬件設備的購入有效性，其中必然會包含路由器、儲存器、服務器、計算機、掃描儀、打印機等設備，此外還需要保障軟件方面的完整性，例如數字管理系統、信息安全心痛等。其次，建立完整的網絡信息平臺維護制度，也就是由專門的網絡維護人員定時對數字化不動產檔案平臺進行維護，確保數字化不動產檔案平臺的硬件設備和軟件資源都穩定，從而保障數字化系統的正常邚，提升檔案資料的有效性。最后，不斷更新和研發數字化檔案管理軟件，并按照不動產檔案的實際管理需求，對軟件進行持續性更新，確保數字化檔案的管理有效性。

2.2 注重人才培養

不動產檔案管理對于人才的需求非常明顯，傳統的紙質管理轉變為數字化檔案管理的過程中，對于工作人員的要求也并不相同，其主要是體現在計算機操作和軟件應用能力方面的要求[4]。對此，相關部門首先需要注重人才方面的培養，對于老員工給予定期的培訓，力求老員工能夠勝任數字化檔案管理工作。對于培訓而言，主要是提高工作人員的自身業務能力，促使其能夠靈活操作不動產檔案管理軟件，并對數字化檔案開展分類、編碼、收集以及歸檔等操作；其次，需要注重人才方面的引入。相關部門可以定期在各大高校當中吸引相關人才，定期引入人才，從而保障人才的充足性。

2.3 建立完善管理制度

完善的制度是數字化不動產檔案管理得以實現的有效保障，相關部門在完善制度時，必須根據檔案管理的具體方式，制定完善的檔案管理原則。與此同時，還需要建立定期的整理體系，因為資源的重要程度，必須杜絕資源損耗的情況發生，檔案管理部門需要定期對不動產數字資料進行整理，尤其是一些重要資料，從而保障資料使用的安全性。

3.結語

綜上所述，檔案數字化管理是未來不動產檔案管理必然的發展方向。目前不動產在檔案管理的過程中仍然存在一些制度、內容以及設施方面的問題，這些問題仍然會制約著數字化不動產檔案管理的發展。對此，相關部門仍需在建設數字化不動產檔案工作中投入相應的經歷和經費，加強設施的完整性，培養相應人才，從而提高不動產檔案管理的實效性。

參考文獻

[1]王明.淺談房產檔案管理的數字化趨勢[J].辦公室業務，2014，13（13）：147-148.

[2]徐正輝.做好房產測繪成果資料檔案管理的策略探究[J].建材與裝飾，2016，22（38）：15-16.

[3]呂亮.數字化不動產檔案管理可行性探索[J].建材發展導向：上，2016，14（10）：105-106.

[4]梁書玉.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺探索[J].檔案管理，2015，31（5）：89-90.