中小企業(yè)財(cái)務(wù)部門建設(shè)的幾點(diǎn)思考

徐芳

【摘要】隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的日益國(guó)際化和網(wǎng)絡(luò)化，作為國(guó)際通用的商業(yè)語(yǔ)言——會(huì)計(jì)，企業(yè)對(duì)個(gè)人和部門的技能要求也在也越來(lái)越與時(shí)俱進(jìn)。在執(zhí)業(yè)過(guò)程中上市公司、國(guó)企、中小企業(yè)筆者都有過(guò)從業(yè)經(jīng)歷，切身感受了這近20年財(cái)務(wù)工作的變化，這個(gè)期間財(cái)務(wù)部門的組織建設(shè)雖然有了很大的發(fā)展，但仍然存在一些認(rèn)知模糊的地方，尤其是中小企業(yè)常見(jiàn)的，希望通過(guò)此文分享一些淺見(jiàn)，供大家學(xué)習(xí)交流。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè) 財(cái)務(wù) 思考

一、選什么樣的人組建財(cái)務(wù)部合適

柳傳志曾總結(jié)聯(lián)想成功的三要素：“搭班子、定戰(zhàn)略、帶隊(duì)伍”。可見(jiàn)搭個(gè)好班子的重要性，由于中小企業(yè)規(guī)模不大，每個(gè)人都很重要，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)公司資金安全，屬于業(yè)務(wù)骨干，老板一定要親自選人。

如何找到績(jī)優(yōu)高品質(zhì)的財(cái)務(wù)人員，可以參照網(wǎng)絡(luò)上比較成熟的“財(cái)務(wù)工作人員的勝任模型”并結(jié)合本企業(yè)特點(diǎn)，去發(fā)現(xiàn)和找到合適的人才。

“財(cái)務(wù)工作人員的勝任模型”這是一個(gè)比較好的工具，在財(cái)務(wù)部門發(fā)展的不同時(shí)期，無(wú)論是外部的管理需要還是內(nèi)部的成長(zhǎng)要求，我們都可以比照這把“尺子”做好組織架構(gòu)的搭建和財(cái)務(wù)人員自己的職業(yè)規(guī)劃。

二、人員如何分工

崗位職責(zé)要明晰，既要有分工又要有合作。崗位職責(zé)的內(nèi)容也是隨著企業(yè)的發(fā)展而變化的，注意每一年的更新和補(bǔ)充，要當(dāng)做組織過(guò)程資產(chǎn)保留下來(lái)。

中小企業(yè)財(cái)務(wù)部一般會(huì)配置會(huì)計(jì)和出納兩個(gè)崗位，行業(yè)不同時(shí)會(huì)另外增加庫(kù)管或往來(lái)會(huì)計(jì)。工作量不飽和時(shí)，會(huì)一人多崗，但一定注意崗位工作的不相容性，規(guī)避崗位設(shè)置不合理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

三、與其他職能部門的合作

與其他部門合作，溝通很重要，如何溝通呢，一般常用的是口頭溝通和書(shū)面溝通。通過(guò)這些溝通可以了解業(yè)務(wù)部門面對(duì)的內(nèi)、外問(wèn)題，通過(guò)這種了解建立伙伴關(guān)系，積極發(fā)起變革或采取行動(dòng)以提高辦事效率，處理現(xiàn)有的或潛在的問(wèn)題，滿足顧客需要，發(fā)現(xiàn)新的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。所以良好的部門合作很重要。舉例說(shuō)明如下：

（一）票據(jù)報(bào)銷

很普通的日常業(yè)務(wù)，但由于每年有新人的加入和電子票據(jù)的推陳出新，事先與業(yè)務(wù)部門做好此類溝通，非常有必要，財(cái)務(wù)部一般會(huì)以通知、制度講解等方式，讓他們參與到解決問(wèn)題和進(jìn)行變革的過(guò)程中，從而實(shí)現(xiàn)相關(guān)制度的有效執(zhí)行。

（1）據(jù)實(shí)：誠(chéng)信，是一切業(yè)務(wù)操作的基礎(chǔ)。當(dāng)業(yè)務(wù)真實(shí)，同時(shí)又具備了完整的票據(jù)審批手續(xù)，財(cái)務(wù)人員方能進(jìn)行后續(xù)的工作。

（2）有效：票據(jù)要合規(guī)，比如發(fā)票抬頭要屬公司全稱，相關(guān)項(xiàng)目要填列清楚等，還有費(fèi)用類發(fā)票不得跨年報(bào)銷。費(fèi)用類發(fā)票不得跨年在實(shí)務(wù)中仍有很多認(rèn)識(shí)偏差，應(yīng)作為日常管理的難點(diǎn)重點(diǎn)關(guān)注，因?yàn)橐坏┎僮鞑划?dāng)，會(huì)讓企業(yè)多計(jì)或少記當(dāng)年費(fèi)用成本，影響企業(yè)所得稅的正確繳納，造成不必要的納稅風(fēng)險(xiǎn)。

為了較好的防范此類風(fēng)險(xiǎn)，我們?cè)?jīng)采取了三個(gè)階段來(lái)控制。第一階段，安排在一季度末，修訂《財(cái)務(wù)報(bào)銷制度》：結(jié)合最新財(cái)稅要求和企業(yè)新一年管理目標(biāo)，進(jìn)行更新和補(bǔ)充；第二階段，會(huì)在9月上中旬的周會(huì)安排一個(gè)總結(jié)，專項(xiàng)通報(bào)報(bào)銷制度執(zhí)行中出現(xiàn)的典型問(wèn)題，這樣做的目的有兩個(gè)，一方面再次規(guī)范報(bào)銷行為，減少瑕疵的出現(xiàn)，另一方面為三季度和年末的企業(yè)所得稅申報(bào)做好準(zhǔn)備工作；第三階段，12月上旬，下發(fā)年末報(bào)銷截止日的通知和要求。運(yùn)行兩個(gè)年度后，效果很明顯。對(duì)銷售人員集中年末出差催款，維護(hù)客戶關(guān)系，發(fā)生的相關(guān)差旅費(fèi)等各費(fèi)，實(shí)際工作中一般要求12月25日之前的必須當(dāng)年報(bào)銷完畢或掛賬后下一年支付報(bào)銷款，12月25日以后作為下一年費(fèi)用，但大額單項(xiàng)費(fèi)用仍應(yīng)計(jì)入當(dāng)年。

以上工作是保證成本費(fèi)用的配比性，不僅為企業(yè)所得稅匯算做好準(zhǔn)備，而且有助于成本費(fèi)用的控制。

（二）合同管理

合同一方面體現(xiàn)的是“契約精神”，另一方面體現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)的事前事中事后控制。如何在工作中體現(xiàn)以上理念，完成部門轉(zhuǎn)化，變成員工的行動(dòng)，促成企業(yè)的業(yè)績(jī)，就是各個(gè)部門管理的目標(biāo)。

（1）簽訂。重視合同版本的選用，作為風(fēng)險(xiǎn)管控的一個(gè)點(diǎn)，常常被業(yè)務(wù)人員忽視或選擇不當(dāng)。經(jīng)過(guò)觀察，總結(jié)了幾點(diǎn)容易操作的方法：首先在符合公司法、合同法的框架下，本著互利雙贏的態(tài)度，規(guī)范用語(yǔ)；其次控制風(fēng)險(xiǎn)于事前，主要風(fēng)險(xiǎn)有現(xiàn)金流、額外費(fèi)用支出、時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)；第三合同版本每年審核修訂一次，規(guī)范使用，凡有重大變動(dòng)，應(yīng)在《合同審批流程表》中重點(diǎn)說(shuō)明，作為下一年度合同版本修訂的重要參考；第四對(duì)于與大客戶的合同簽訂，常常受制于對(duì)方的強(qiáng)勢(shì)，這時(shí)要有成本底線意識(shí)，畢竟對(duì)中小企業(yè)而言生存是第一位的。

如何在事前發(fā)現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)，是各部門在合同簽訂前重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。結(jié)合實(shí)際工作，推薦大家參照以下評(píng)價(jià)供應(yīng)商及客戶的標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)供應(yīng)商和客戶既有相同也有不同之處，實(shí)際工作中注意區(qū)分：1、雙方對(duì)需求的理解：通過(guò)招標(biāo)說(shuō)明會(huì)，或談判磋商，充分掌握對(duì)標(biāo)的物的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的要求，減少執(zhí)行期間歧義的發(fā)生。2、組織的技術(shù)能力：供應(yīng)商和客戶是否具備制造和接收相應(yīng)產(chǎn)出物的生產(chǎn)能力。保證供應(yīng)商及時(shí)出貨和客戶收貨時(shí)有能力接收。3、組織的管理水平：供應(yīng)商和客戶是否有保證產(chǎn)品按時(shí)交付和接收的制度保障。4、組織的財(cái)務(wù)能力：通過(guò)分析供應(yīng)商和客戶近期財(cái)務(wù)報(bào)表，降低付款和收款的風(fēng)險(xiǎn)。參照以上標(biāo)準(zhǔn)，將識(shí)別出的有可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)寫(xiě)入合同，盡早要求補(bǔ)償或予以規(guī)避。

（2）執(zhí)行。執(zhí)行過(guò)程中最最重要的是變更的管控，為了控制成本保證收益，在合同的執(zhí)行中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)變化，盡早拿出方案，降低收益風(fēng)險(xiǎn)。正常履行的合同，合同量比較大時(shí)，一般要建立臺(tái)賬進(jìn)行跟蹤，在與相關(guān)部門溝通中，要不斷復(fù)核，保證信息的及時(shí)有效。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，通過(guò)周會(huì)、例會(huì)、以及協(xié)調(diào)會(huì)，讓相關(guān)部門參與，了解項(xiàng)目的執(zhí)行狀況，責(zé)任到部門。

（3）歸檔。合同是重要的文件資料，一直是中小企業(yè)管理中的“雞肋”。一般保管期限超過(guò)5年，就當(dāng)做無(wú)用的資料處置掉了。在實(shí)際工作中，由于有些合同涉及大宗設(shè)備的購(gòu)銷安裝，從項(xiàng)目的全生命周期看，保留這些合同，不僅可以和客戶建立完整的服務(wù)關(guān)系，而且還會(huì)在后續(xù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)更多的商機(jī)。比如像設(shè)備的大修、更新，如果我們能保留完整的服務(wù)軌跡，就可以更早的介入這些需求，使企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展得到堅(jiān)實(shí)的支撐。打造中國(guó)的工匠精神，也不是不能夠。

（三）預(yù)算

預(yù)算的操作比較適合各項(xiàng)制度比較成熟的大型企業(yè)，但作為一種管理手段，也可為中小企業(yè)拿來(lái)一用。針對(duì)一項(xiàng)或多項(xiàng)費(fèi)用，比如差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)等管控的比較成熟的部分，按服務(wù)的項(xiàng)目制訂費(fèi)用年度計(jì)劃，因?yàn)楦髂甓韧豁?xiàng)目發(fā)生的費(fèi)用筆數(shù)不多，便于取數(shù)比較，通過(guò)費(fèi)用年度的變化，可以分析發(fā)現(xiàn)造成變動(dòng)的各種因素，如果存在物價(jià)上漲的因素，公司就應(yīng)酌情按市場(chǎng)行情調(diào)整服務(wù)價(jià)格；如果是內(nèi)控的漏洞引起的就要及時(shí)修改相關(guān)制度。

四、部門成長(zhǎng)與企業(yè)戰(zhàn)略的結(jié)合

（一）企業(yè)無(wú)戰(zhàn)略時(shí)

大部分中小企業(yè)因局限于市場(chǎng)生存并沒(méi)有自己明確的戰(zhàn)略。作為組織重要的一部分，如何發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的作用，在實(shí)務(wù)中，最大的體會(huì)是要不斷完善修訂企業(yè)已有的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管控制度，取得企業(yè)負(fù)責(zé)人的支持和各部門的認(rèn)同，用這些制度編織成一張“防護(hù)網(wǎng)”，保護(hù)企業(yè)的既得利益，使企業(yè)的發(fā)展得到資金的“滋養(yǎng)”，快速“長(zhǎng)大”。

（二）企業(yè)有戰(zhàn)略時(shí)

當(dāng)企業(yè)走過(guò)初創(chuàng)階段，進(jìn)入成長(zhǎng)期時(shí)，為了更好的生存，企業(yè)需要通過(guò)各項(xiàng)管理加強(qiáng)自身的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，大多會(huì)有一些階段性的目標(biāo)，因外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境的不同，使每一企業(yè)的戰(zhàn)略都打上了自己的烙印。

所謂戰(zhàn)略其實(shí)就是企業(yè)對(duì)自身在行業(yè)中的定位預(yù)期，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)所做的一切努力都要適合企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)環(huán)境變了，我們的戰(zhàn)略目標(biāo)就要及時(shí)調(diào)整，并要將變化傳達(dá)到各個(gè)組織層級(jí)，使各部門在做自身工作計(jì)劃和部門成長(zhǎng)計(jì)劃時(shí)更加貼合企業(yè)的目標(biāo)。

五、重要人員離職的注意事項(xiàng)

做好重要崗位人員的離職交接手續(xù)，是保證后續(xù)工作順利銜接的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)部門交接工作中應(yīng)特別關(guān)注的內(nèi)容：待處理的工作；各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的登錄密碼和權(quán)限的變更；會(huì)計(jì)檔案（含電子版）；相關(guān)印鑒；使用過(guò)的資產(chǎn)。財(cái)務(wù)人員離職交接資料要作為重要的部門建設(shè)檔案進(jìn)行保存。增加這個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，主要針對(duì)實(shí)務(wù)中的空白，交接工作時(shí)大家都很重視，交完了對(duì)交接中產(chǎn)生的問(wèn)題沒(méi)有形成制度化的管控。