從自動化角度探討醫院的文書檔案管理工作

摘 要：醫院文書檔案管理在醫院檔案管理中發揮著必不可少的作用，從自動化角度分析醫院文書檔案管理問題主要有保密性較低、管理不夠規范、管理人員的綜合素質較低等，這些都給醫院文書檔案管理帶來了一定的負面影響，因此我們需要找到問題所在并提出相應的解決對策。本文主要從自動化角度探討了醫院文書檔案管理工作，通過分析醫院文書檔案管理辦公自動化現狀，提出了相應管理對策，希望能夠有效提升醫院文書檔案管理辦公自動化水平。

關鍵詞：醫院文書檔案管理 辦公自動化 現狀 探討

把辦公自動化融入到醫院文書檔案管理中能夠有效提升醫院檔案工作質量，還能提升醫院文書檔案的管理效率，能夠提升醫院文件檔案信息的安全可靠性，促進醫院文書檔案資源的共享，由此可以看出，辦公自動化在醫院文書檔案管理中發揮著非常重要的作用，下面文章對此進行了探討。

一、醫院文書檔案管理辦公自動化現狀

第一，電子文件的保密性較低，有待進一步提升。在信息時代下，計算機技術有了較快的發展，推動了社會不同行業的發展，同時也改變了傳統的辦公模式，逐漸由人工辦公模式轉變為自動化辦公模式，這樣一來紙質文件也就轉變為了電子文件，這是文件形式發生的一次重大變革，當文體載體出現了巨大的變化之后，電子文件在形式與內容上更加豐富，但同時其穩定性也比較低，很多不確定因素都會影響其穩定性，大大降低了其保密性。比如，電子文件內容的修改一般都不會有修改痕跡留下，雖然目前已經針對這個問題研發出了相關的技術軟件，目的就是為了防止對檔案信息進行偽造，但較紙質文件而言，電子文件的穩定性明顯還不足，這也是引起其保密性不強的重要原因。

第二，醫院文書檔案管理不夠規范。通過調查發現不少醫院都存在文書檔案管理不夠規范的問題，例如文件檔案的種類劃分不合理、檔案的編號比較亂、檔案名稱設置不合理等。從多數醫院采取的檢索文書檔案的方式看來，可以將其分為兩大類，分別是電子類與人工類，而絕大部分醫院采取的檢索方式還是以人工為主，不僅效率低下，而且還常常會因為人為因素引起工作的失誤。

第三，文書檔案管理人員的綜合素質及管理水平有待進一步提升。醫院文書檔案管理的辦公自動化是一項比較復雜的工作，不僅需要管理人員擁有較強的綜合素質，還需要管理人員具有較高的管理水平。但現實是檔案管理人員的專業技術不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業知識普遍掌握不起來基至相當生疏。

二、從自動化角度提升醫院文書檔案管理水平的對策

第一，不斷加強醫院電子檔案信息的安全性。事實上，在醫院文書檔案管理工作中，檔案信息的傳輸容易受到外界環境或者人為因素的影響，安全性可能會有所降低，為了確保電子檔案信息的安全可靠性，必須要將風險控制在最小范圍內，提高電子方案網絡傳輸的安全程度。首先，對于醫院文書檔案管理工作人員而言，其要重視檔案設備的檢查工作，要定期定時對檔案設備進行全面細致的檢查，及時發現其中存在的問題，如此才能夠立即采取措施加以解決。同時還要定期維護與清理網絡服務器與相關設備，設置專人對其進行監督。其次，在醫院文書檔案管理工作中要重視身份驗證，增強防火墻設置，在傳輸與儲存檔案的時候，要保證檔案信息的完整性與安全性。

第二，采取科學的對策提升醫院文書檔案信息管理的規范性。為了提升醫院文書檔案信息管理水平，我們應該全面考慮醫院的整體規劃方案，結合醫院檔案管理工作的實際情況，制定出科學的檔案管理規劃方案。在建設醫院文書檔案管理辦公自動化的過程中，要對所有環節的特殊性與安全性進行充分考慮，再建立一套與之相適應的管理系統，為醫院文書檔案的數據管理創造便利的環境。

第三，不斷加大醫院文書檔案管理的硬件建設力度。首先，我們應該從硬件建設角度入手，不斷加大硬件建設投資力度，從根本上改善醫院文書檔案管理工作的硬件環境，提高工作效率與水平，醫院文書檔案的管理人員要掌握現代化設備的使用方法，提高管理工作的科學性。其次，醫院要加強對從事醫院文書檔案管理工作人員的專業技能培訓，要不斷充實管理人員的管理知識與專業知識，管理人員自己也要意識到自身工作的重要性，主動學習辦公自動化等計算機軟件技術，在醫院文書檔案管理工作中充分發揮出辦公自動化的優勢。

第四，提升醫院文書檔案管理工作人員的綜合素質及管理水平。要想提升醫院文書檔案管理工作水平，最主要是提升管理人員的綜合素質及管理水平。檔案辦公自動化管理對管理人員提出了較高的要求，管理人員不僅需要掌握一定的計算機知識，還應該熟悉檔案管理流程及方法，根據目前這類的專業人才嚴重匾乏的現狀，急需培養一大批專業技術人員是一項相當重要的任務。首先醫院應該有計劃、有步驟地往有關學校輸送這方面的人才，讓他們在學校中去學習、去鍛煉、去汲取知識營養；然后，醫院需要引進這方面專業的管理人才積極營造干事創業的平臺為醫院檔案管理部門增加活力真正實現醫院檔案自動化管理?？偠灾挥袕膶嶋H出發根據醫院現有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，從現在醫院檔案管理信息化的現狀出發逐步推進最終實現文書檔案信息化管理。

三、結語

總而言之，醫院文書檔案管理工作在醫院檔案管理工作發揮著必不可少的作用，文書檔案資料中記載的大都是關于醫院發展歷程的信息，通過對其進行研究分析能夠有效推動醫院的長遠發展。隨著醫療衛生事業的不斷發展，醫療衛生體制改革也得到了深入的實施，這促使醫院文書檔案管理開始進入了新的階段，醫院要想實現更好的發展，就必須要做好其中的文書檔案管理工作，切實提高醫院文書檔案管理的辦公自動化水平，運用辦公自動化來提高醫院文書檔案管理的有效性，保證醫院的發展能夠與時代發展的潮流與要求相適應，推動醫療衛生事業的更好發展。

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