淺談水電工程出入庫設(shè)備的可追溯管理

摘 要：本文作者通過總經(jīng)多年的基建期設(shè)備管理經(jīng)驗，從業(yè)主的角度出發(fā)，推崇業(yè)主主導(dǎo)的“四方”（業(yè)主、監(jiān)理單位、安裝單位和供應(yīng)商）設(shè)備驗收的可追溯性管理，通過介紹設(shè)備驗收管理的作用、可追溯性管理的實施、跟蹤管理的內(nèi)容，推進水電工程設(shè)備的精細(xì)化管理。

關(guān)鍵詞：水電工程 設(shè)備驗收 可追遡性管理

一、引言

基建期設(shè)備和備品備件的管理涉及業(yè)主、監(jiān)理單位、安裝單位以及供應(yīng)商四方，涉及廣、管理環(huán)節(jié)多，而水電工程的設(shè)備在四方驗收后，機電設(shè)備作為甲供設(shè)備交安裝單位存貯、安裝永久工程，而備品備件和專用工具則存到業(yè)主的基建期永臨結(jié)合永久設(shè)備倉庫（下稱永久設(shè)備庫）。永臨結(jié)合倉庫進入生產(chǎn)期后將作為永久設(shè)備庫，作為水電站運維之用。安裝單位接收甲供設(shè)備后存貯機電設(shè)備的倉庫為臨時性倉庫，由安裝單位進行管理，并接受業(yè)主和監(jiān)理單位的指導(dǎo)和檢查，而業(yè)主目前對大型水電工程的倉庫均采用永臨結(jié)合的方式。為了應(yīng)對基建期甲供設(shè)備管理的復(fù)雜性，業(yè)主均通過開展甲供設(shè)備的可追溯性管理，為進入生產(chǎn)期開展設(shè)備的全壽命管理做好充分的準(zhǔn)備。多年來，作者就大型水電工程甲供設(shè)備的可追溯性管理進行理論研究、實踐和探討，并籍此機會同各位物資管理同行進行經(jīng)驗交流，希望推動水電工程設(shè)備管理水平的提升。

二、設(shè)備實行可追遡性管理的作用

1.術(shù)語及定義。大型水電工程基建期機電設(shè)備主要分為甲供設(shè)備、備品備件和專用工具二部分。本文所指的大型水電工程甲供設(shè)備系指業(yè)主直接供應(yīng)的，用于工程的永久性設(shè)備，而本文的備品備件是指基建期供應(yīng)商按照合同約定隨主機設(shè)備提供的備品備件和業(yè)主自行購置的備品備件。專業(yè)工器具（簡稱專用工具）是相對通用工器具的概念，本文的專用工具概念就是指合同約定由供應(yīng)商提供的安裝、施工專用工、器具；或業(yè)主由其它渠道取得或由供貨商提供的設(shè)備調(diào)整試驗所需的儀器、儀表及成套裝置。本文研究的重點，基建期設(shè)備的可追朔性管理系指通過信息化平臺、臺帳記錄和標(biāo)識等手段，對設(shè)備管理的驗收、倉儲和歷史情況進行追溯的能力。

2.可追溯性管理，勢在必行 。基建期業(yè)主主導(dǎo)的設(shè)備可追溯性管理，通過系統(tǒng)性管控，標(biāo)準(zhǔn)化操作，對交付安裝單位的設(shè)備和存入永臨結(jié)合永久設(shè)備庫的備品備件和專用工具（以下統(tǒng)稱備品備件）做出唯一性的標(biāo)識，可起到如下二點作用：

2.1以防為主，規(guī)范管理。業(yè)主基于合同，確定相關(guān)各方各司其責(zé)，通過標(biāo)準(zhǔn)化運作，避免設(shè)備驗收的四方多頭管理造成的混亂，減少由于設(shè)備管理復(fù)雜性，造成的不同類別，不同規(guī)格，不同批次和不同類別設(shè)備的混雜，規(guī)避張冠李戴的風(fēng)險，防止混淆和誤用；

2.2追蹤設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題。通過業(yè)主主導(dǎo)的可追朔性管理，以單據(jù)為抓手，以標(biāo)識為載體，強化過程管理，規(guī)避信息鏈中斷可能造成的不良后果，實現(xiàn)追根遡源，痕跡管理，為基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)后，設(shè)備全壽命期內(nèi)有效“三碼”（物資/料編碼、設(shè)備分類編碼和資產(chǎn)分類編碼）管理打下良好的基礎(chǔ)。

三、設(shè)備可追溯性管理的實施

1.可追遡性管理的準(zhǔn)備工作。

1.1建章立制，規(guī)范可追溯性管理。基建期的業(yè)主作為甲方，是整個水電工程設(shè)備可追溯管理的責(zé)任主體。業(yè)主印發(fā)了設(shè)備管理執(zhí)行手冊，頒發(fā)相關(guān)的設(shè)備管理實施細(xì)則、辦法，對設(shè)備開展可追遡性管理，細(xì)化建設(shè)單位和參建單位各方對設(shè)備管理的職責(zé)，對水電工程設(shè)備可追溯性管理進行宣貫；

1.2對庫存設(shè)備實行“一本帳”管理。業(yè)主通過建立信息系統(tǒng)平臺（如ERP），規(guī)范設(shè)備倉庫庫存業(yè)務(wù)，對不同業(yè)務(wù)形成的實物設(shè)備庫存進行有區(qū)別的管理，準(zhǔn)確反映實體倉庫內(nèi)庫存設(shè)備信息，實現(xiàn)帳卡物的一致性。

2.可追遡性管理的實施。

2.1規(guī)范現(xiàn)場驗收四方的職責(zé)。業(yè)主發(fā)布設(shè)備驗收管理規(guī)定，通過建章立制明確現(xiàn)場設(shè)備驗收“四方”的職責(zé)、工作分工，簽署驗收文件，形成痕跡管理，是工程實現(xiàn)設(shè)備動態(tài)跟蹤管理目標(biāo)的關(guān)鍵。

2.2現(xiàn)場驗收單據(jù)形成可追溯性的依據(jù)。

（1）現(xiàn)場驗收單據(jù)形成法律文件。現(xiàn)場四方的設(shè)備驗收單據(jù)詳細(xì)地標(biāo)明了設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量等內(nèi)容，一向是供應(yīng)商合同履行的重要文件，是判定供應(yīng)商業(yè)交貨、業(yè)主收貨和安裝單位接收設(shè)備的法律依據(jù)，也是界定各方行使職責(zé)，承擔(dān)義務(wù)的重要依據(jù)，同時也是入出庫設(shè)備臺帳和業(yè)主信息化平臺（ERP）的重要數(shù)據(jù)。因此，業(yè)主建章立制規(guī)范現(xiàn)場設(shè)備驗收單據(jù)，可有效開展可跟蹤管理。

（2）規(guī)范的驗收單據(jù)實現(xiàn)可追溯性管理 。

①驗收設(shè)備和合同形成“關(guān)聯(lián)”。業(yè)主制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)場四方驗收單，將驗收設(shè)備與采購合同關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)“綁定”：

a.四方的設(shè)備到貨接收記錄單標(biāo)明“合同編號-JS（接收）-流水號”、設(shè)備開箱記錄單標(biāo)明“合同編號-KX（開箱）-流水號-開箱次數(shù)”、設(shè)備驗收入庫單標(biāo)明“合同編號-RK（入庫）-流水號-開箱次數(shù)”、設(shè)備出庫單標(biāo)明“合同編號-CK（出庫）-流水號-開箱次數(shù)”，同時驗收入庫圖紙分發(fā)單和出庫物資驗收單等驗收過程文件均相互關(guān)聯(lián)，形成可追溯性管理。大型水電工程的設(shè)備，即便是主機，也由多家供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家和分包商組成，且交貨時往往由分包商以主機設(shè)備供應(yīng)商的名義從不同的省份，以不同的運輸單位向業(yè)主直接交貨，設(shè)備種類多、交貨批次多，間隔時間長、裝箱數(shù)量多、交接文件多，一種設(shè)備幾十箱到貨后，集中開箱，開箱記錄單和驗收入庫單在同一合同編號內(nèi)，增加了流水號和開箱信息資料，形成同一管理環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的線下文件“綁定”和“關(guān)聯(lián)”，同時，設(shè)備入庫后通過信息化平臺（ERP）進行信息錄入，形成線上文件，ERP生成的設(shè)備“入庫單”、“出庫單”的批次號成為設(shè)備唯一性，單據(jù)的可追溯性“以“點”成“線”。

b.對不合格設(shè)備，由監(jiān)理單位出面簽發(fā)不合格品處置單，該單據(jù)列出設(shè)備驗收、入庫單號，在過程文件之間相互綁定，并形成驗收管理環(huán)節(jié)的閉環(huán)。

②統(tǒng)一設(shè)備臺帳強化可追溯性管理。業(yè)主主導(dǎo)設(shè)備可追溯性管理，不管是業(yè)主還是安裝單位均按規(guī)定建立相應(yīng)的基建期驗收入出庫設(shè)備臺帳。設(shè)備臺賬是業(yè)主掌握設(shè)備資產(chǎn)狀況，反映水電站各種類型設(shè)備的擁有量、設(shè)備分布及其變動情況的主要依據(jù)。設(shè)備參數(shù)是設(shè)備基礎(chǔ)臺帳的重要組成部分。基建期設(shè)備臺帳內(nèi)容包括了批次號，為該設(shè)備的唯一性，可實現(xiàn)設(shè)備全壽命的可追溯性管理。

a.安裝單位的設(shè)備臺帳管理。

業(yè)主督促監(jiān)理單位對安裝單位的甲供設(shè)備臺賬實行系統(tǒng)化管理，要求安裝單位規(guī)范臺賬內(nèi)容，將驗收單據(jù)的編號作為臺賬內(nèi)容，便于業(yè)主在工程項目內(nèi)對甲供設(shè)備存貯、安裝實現(xiàn)可跟蹤管理，同時，要求監(jiān)理單位不定期地對安裝單位的甲供設(shè)備進行檢查和抽檢，對發(fā)現(xiàn)的問題及時要求整改，達到帳實相符。

b.業(yè)主單位的設(shè)備臺帳管理。

目前，大凡大型水電工程的業(yè)主，均采用信息化平臺（如ERP）對設(shè)備入出庫進行線上操作，形成一本帳管理模式，對安裝的甲供設(shè)備和驗收入永臨結(jié)合的永久設(shè)備庫的備品備件進行統(tǒng)計，其中包括基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)期的《設(shè)備與備品備件清冊》的編制，整理機電設(shè)備與備品備件的關(guān)聯(lián)關(guān)系及其對應(yīng)的物資（料）編碼信息，現(xiàn)場驗收單與合同編號的關(guān)聯(lián)形成可追溯性信息的節(jié)點。

（3）跟蹤管理的內(nèi)容 。

①設(shè)備的基本情況參數(shù)和技術(shù)參數(shù)。設(shè)備基本情況參數(shù)是指名稱、編號、生產(chǎn)廠家、型號規(guī)格、出廠日期、供應(yīng)商、批次號、數(shù)量、設(shè)備驗收人（經(jīng)手人），技術(shù)參數(shù)是指設(shè)備的電氣、機械和控制等技術(shù)特性參數(shù)等。

②四方驗收單作為跟蹤單據(jù)，必須附上齊全的驗收文件，通常包括說明、規(guī)程、試驗報告、技術(shù)總結(jié)，設(shè)備檢驗、檢測記錄，設(shè)備、材料、采購設(shè)備的合格證、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備裝箱單、開箱記錄，設(shè)備圖紙、使用說明書， 設(shè)備測繪、驗收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試、性能鑒定，以及設(shè)備隨機的電子光盤、磁盤等文件。備品備件交貨驗收時，必須同主機分開，便于分別交付業(yè)主備品備件和安裝單位甲供設(shè)備。

③設(shè)備資料分類存放、歸檔，每份正本資料要編檔案號，建立完整檔案臺賬，支撐可追溯性管理，并統(tǒng)一存放在業(yè)主的檔案室，并按規(guī)定的年限進行存放。

四、結(jié)語

基建期業(yè)主通過規(guī)范管理，在設(shè)備管理業(yè)務(wù)上，形成“關(guān)聯(lián)”，留下痕跡，實現(xiàn)基建轉(zhuǎn)生產(chǎn)期設(shè)備“三碼”對應(yīng)規(guī)則的“頭”與“尾”相連，實現(xiàn)設(shè)備及備品備件的可追溯性管理，提升工程設(shè)備管理的精細(xì)度，為實現(xiàn)水電工程設(shè)備全壽命管理打好基礎(chǔ)。