某科研院所基于業(yè)務(wù)流程的管理工作量化評(píng)價(jià)

摘 要：為解決科研院所科研任務(wù)壓力大、績(jī)效考核機(jī)制不完善、數(shù)據(jù)零散且未實(shí)現(xiàn)共享且未成體系等問題，科研院所開展了基于業(yè)務(wù)流程的管理工作量化評(píng)價(jià)，建立健全了組織機(jī)構(gòu)、明確了量化評(píng)價(jià)原則、搭建了管理量化四級(jí)體系、并將量化與考核相結(jié)合，逐步建立起基于業(yè)務(wù)流程的管理工作量化評(píng)價(jià)體系。通過開展量化評(píng)價(jià)，為各項(xiàng)決策提供了支撐、提升了員工主管能動(dòng)性、優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程、促進(jìn)了信息化水平提升。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程 科研院所 管理工作量化評(píng)價(jià)

一、概述

面臨國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略提供的機(jī)遇以及目前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，科研院所技術(shù)能力和管理能力都不斷提升，然而對(duì)標(biāo)國(guó)際先進(jìn)科研單位，技術(shù)水平有一定差距，管理水平差距更大。在信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢(shì)下，為縮短管理差距，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率，需要建立一套基于業(yè)務(wù)流程的管理工作量化評(píng)價(jià)體系，夯實(shí)科研院所的管理基礎(chǔ)，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展需求，促進(jìn)管理水平和技術(shù)水平同步提升，同時(shí)提高員工積極性。本文將針對(duì)某科研院所的背景和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，構(gòu)建管理工作量化評(píng)價(jià)體系。

二、科研院所實(shí)施背景及現(xiàn)狀分析

隨著國(guó)家的大力支持，科研院所科研任務(wù)愈發(fā)繁重、資源壓力更加突出，而目前科研院所績(jī)效考核機(jī)制尚不完善，存在無效有效衡量任務(wù)和部門工作量大小、崗位飽和度等問題，且科研院所雖重視“用數(shù)據(jù)說話”，但各項(xiàng)數(shù)據(jù)掌握在不同部門、不同員工的手中，未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，也未形成一個(gè)體系，在衡量工作量和工作效率時(shí)，依然傾向于經(jīng)驗(yàn)和直覺。

因此，如何有效提升員工的工作積極性，有效解決科研任務(wù)壓力大的問題，如何完善績(jī)效考核機(jī)制，有效評(píng)價(jià)工作量、工作質(zhì)量和工作效率，基于數(shù)據(jù)和分析做出正確的決策，是科研院所亟待解決的問題。

三、構(gòu)建科研院所管理工作量化評(píng)價(jià)體系

1.建立健全組織機(jī)構(gòu)。

1.1成立量化評(píng)價(jià)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)審批管理工作量化評(píng)價(jià)頂層文件；領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)工作量審定小組和量化評(píng)價(jià)實(shí)施辦公室；協(xié)調(diào)和配置量化評(píng)價(jià)推進(jìn)資源；決策確定量化評(píng)價(jià)過程中重大事項(xiàng)。

1.2成立標(biāo)準(zhǔn)工作量審定小組，主要負(fù)責(zé)審定標(biāo)準(zhǔn)工作量。

1.3成立實(shí)施辦公室，主要負(fù)責(zé)對(duì)各部門進(jìn)行量化評(píng)價(jià)，并對(duì)評(píng)價(jià)期內(nèi)工作量化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

2.明確量化評(píng)價(jià)原則。

2.1堅(jiān)持主責(zé)量化原則。重點(diǎn)關(guān)注主要職責(zé)工作量。

2.2堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)工作量原則。標(biāo)準(zhǔn)工作量是為體現(xiàn)工作效率，基本勝任本崗位的員工完成某項(xiàng)工作所必需的工作量，不考慮員工能力高低而造成的差異。

2.3堅(jiān)持信息化提取原則。依據(jù)已開發(fā)的信息化平臺(tái)/流程，提取量化數(shù)據(jù)。

2.4堅(jiān)持小組審定原則。由標(biāo)準(zhǔn)工作量審定小組對(duì)標(biāo)準(zhǔn)工作量進(jìn)行審定，以保證數(shù)據(jù)的合理性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.5堅(jiān)持持續(xù)完善原則。結(jié)合管理方法創(chuàng)新、管理手段提升，通過管理數(shù)據(jù)積累和實(shí)際情況變化，及時(shí)評(píng)估體系的時(shí)效性、規(guī)范性、可操作性，持續(xù)完善。

3.搭建管理量化四級(jí)體系。因各項(xiàng)管理工作完全不具備可比性，管理工作量化無法提煉通用的量化要素，故針對(duì)管理工作本身的業(yè)務(wù)性質(zhì)，采取通用模式，形成管理量化要素表。

3.1依據(jù)各管理部門職責(zé)，分層分類搭建4級(jí)管理體系。（1）部門。確定管理工作量化評(píng)價(jià)涉及的管理部門。（2）工作類別。依據(jù)各管理部門主要職責(zé)，將主要職責(zé)劃分為幾大工作類別，如對(duì)外投資管理、固定資產(chǎn)管理、房產(chǎn)管理等。（3）工作項(xiàng)目。依據(jù)各管理部門主要職責(zé)及年度計(jì)劃，對(duì)工作類別進(jìn)行分解，確定該類別下主要包含哪些工作并確定項(xiàng)目名稱，如固定資產(chǎn)管理包括固定資產(chǎn)調(diào)劑、固定資產(chǎn)清理、固定資產(chǎn)購置等工作項(xiàng)目。（4）工作子流程。依據(jù)工作項(xiàng)目開展的具體步驟，確定工作子流程。如某工作項(xiàng)目“管理創(chuàng)新成果申報(bào)”包括下發(fā)通知、各申報(bào)部門編制成果申報(bào)材料、初審、網(wǎng)上評(píng)分、召開成果評(píng)審會(huì)、審定、發(fā)放獎(jiǎng)金、成果推廣等工作子流程。

3.2劃分工作項(xiàng)目類型，明確計(jì)劃內(nèi)外工作。為加強(qiáng)工作的計(jì)劃性，依據(jù)工作項(xiàng)目計(jì)劃特點(diǎn)及發(fā)生頻次，將管理部門工作項(xiàng)目劃分為計(jì)劃內(nèi)工作、計(jì)劃外工作和重復(fù)性工作，其中發(fā)生時(shí)間和發(fā)生頻次基本固定的職責(zé)內(nèi)工作為計(jì)劃內(nèi)工作，如工作項(xiàng)目“管理創(chuàng)新成果申報(bào)”每年12月至次年1月發(fā)生1次；發(fā)生時(shí)間和發(fā)生頻次不固定的職責(zé)內(nèi)工作為計(jì)劃外工作，如工作項(xiàng)目“對(duì)外投資清理工作”是根據(jù)任務(wù)安排進(jìn)行，非每年固定開展；年度內(nèi)發(fā)生頻次特別高的計(jì)劃外工作界定為重復(fù)性工作，如財(cái)務(wù)報(bào)賬工作、公文處理工作等。

3.3明確工作項(xiàng)目交付物，判定完成情況。為客觀判定工作項(xiàng)目的完成次數(shù)和完成情況，依據(jù)工作項(xiàng)目信息化開發(fā)情況以及其成果載體，確定工作項(xiàng)目的交付物、已開發(fā)的信息化平臺(tái)/流程名稱，并將工作項(xiàng)目劃分為信息化提取次數(shù)和依據(jù)交付物判定兩種考核方式。

3.4依據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，確定標(biāo)準(zhǔn)工作量并持續(xù)優(yōu)化。（1）各業(yè)務(wù)主管確定初定工作量。依據(jù)業(yè)務(wù)主管工作經(jīng)驗(yàn)以及繪制出的工作子流程，為每一項(xiàng)工作子流程賦予工作時(shí)長(zhǎng)，確定工作項(xiàng)目工作時(shí)長(zhǎng)，并填寫主要工作內(nèi)容。（2）審定小組審定工作量。依據(jù)工作項(xiàng)目性質(zhì)，為工作項(xiàng)目選取2-5名具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的專家，由相關(guān)專家依據(jù)主要工作內(nèi)容和工作子流程工作時(shí)長(zhǎng)對(duì)初定工作量進(jìn)行審定，形成標(biāo)準(zhǔn)工作量。（3）依據(jù)數(shù)據(jù)積累，不斷優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)工作量。通過分析前期量化評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)每個(gè)業(yè)務(wù)主管的平均每工作日工作量，分析明顯不合理的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)工作量，并進(jìn)行修訂；通過查找各管理部門之間的通用性工作項(xiàng)目，為通用性項(xiàng)目賦予同樣標(biāo)準(zhǔn)工作量，使其具備可比性。

3.5通過試運(yùn)行，不斷予以優(yōu)化，修正結(jié)果。科研院所管理工作量化自運(yùn)行以來，為解決存在的各項(xiàng)問題，經(jīng)歷了填報(bào)工作量模式（每天填報(bào)）、領(lǐng)取工作量模式（工作子流程完成后點(diǎn)擊領(lǐng)取）和統(tǒng)計(jì)工作量模式（每季度統(tǒng)計(jì)完成項(xiàng)目和完成次數(shù)）三個(gè)階段，不斷優(yōu)化模式，確保結(jié)果符合實(shí)際情況。

4.將量化與考核相結(jié)合。依據(jù)量化評(píng)價(jià)結(jié)果，將管理部門和員工劃分為“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”、“不合格”共四個(gè)檔次，轉(zhuǎn)化為百分制，與計(jì)劃完成率、工作質(zhì)量加扣分共同構(gòu)成績(jī)效考核體系，與績(jī)效直接掛鉤。

四、管理工作量化評(píng)價(jià)對(duì)科研院所的作用

1.用數(shù)據(jù)和分析說話，為各項(xiàng)決策提供支撐。量化管理評(píng)價(jià)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，為科研院所各項(xiàng)管理決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。人均工作量對(duì)比，為各部門的績(jī)效薪酬分配提供數(shù)據(jù)支撐；評(píng)價(jià)崗位飽和度，為部門內(nèi)各崗位間人員調(diào)配提供數(shù)據(jù)支撐；預(yù)測(cè)各部門工作量，為統(tǒng)籌部門間人員的配置提供數(shù)據(jù)支撐；橫向?qū)Ρ裙ぷ黜?xiàng)目完成次數(shù)，為重復(fù)性工作對(duì)比情況提供數(shù)據(jù)支撐。

2.提升員工主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn) “要我做”向“我要做”的轉(zhuǎn)變。通過將量化管理評(píng)價(jià)結(jié)果同各部門/員工的績(jī)效工資總額、評(píng)優(yōu)評(píng)先等緊密相連，為科研院所營(yíng)造了濃厚主動(dòng)作為的文化氛圍，調(diào)動(dòng)了各部門和員工的工作積極性。

3.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。科研院所通過對(duì)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，實(shí)現(xiàn)了管理業(yè)務(wù)流程的顯性化，并結(jié)合對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，診斷影響流程效率的制約因素，打通關(guān)重節(jié)點(diǎn)，優(yōu)化流程，提高工作效率。

4.促進(jìn)信息化水平提升。量化管理評(píng)價(jià)高度依托信息平臺(tái)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，通過將量化管理評(píng)價(jià)結(jié)果與績(jī)效考核相結(jié)合，一方面推進(jìn)了現(xiàn)有系統(tǒng)的深化應(yīng)用；另一方面加快了現(xiàn)有業(yè)務(wù)的信息化進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介：程婧蘭（1987—）女。湖南株洲人。湖南大學(xué)工商管理學(xué)院碩士研究生，現(xiàn)為中國(guó)航發(fā)湖南動(dòng)力機(jī)械研究所計(jì)劃管理主管。