無錫市級醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化管理平臺改進(jìn)設(shè)想

摘 要：干部人事檔案工作是組織選人、用人，促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置的重要工作。近年來，無錫市級醫(yī)院人事檔案數(shù)字化發(fā)展程度有了顯著提高，筆者結(jié)合工作實踐對干部人事檔案數(shù)字化管理平臺的建設(shè)提出自己的一些想法。

關(guān)鍵詞：市級醫(yī)院 人事檔案 數(shù)字化

人事檔案管理作為醫(yī)院重要的信息資源，是將職工履歷、考核鑒定、學(xué)歷、職稱職務(wù)、入黨入團(tuán)、錄用任免等紙質(zhì)原始材料進(jìn)行統(tǒng)一收集、鑒別、整理、歸檔、傳遞及利用的過程。隨著醫(yī)療需求的日益增長，市級三級甲等醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)張、人員眾多、組織龐雜，醫(yī)院內(nèi)部的管理難度也不斷加大。在當(dāng)前倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展的背景下，運用現(xiàn)代檔案管理理念，將計算機(jī)科學(xué)和信息科學(xué)應(yīng)用人事檔案管理，構(gòu)建信息化平臺，挖掘檔案利用價值，提升檔案服務(wù)能力，是醫(yī)院人事檔案管理工作的重要課題。

一、無錫市級醫(yī)院現(xiàn)行人事管理信息系統(tǒng)簡介

當(dāng)今醫(yī)院規(guī)模大、人員多、機(jī)構(gòu)復(fù)雜，傳統(tǒng)的干部人事管理方式已經(jīng)無法滿足使用需要，通過醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來輸出人力源的有關(guān)信息，也為其他系統(tǒng)的需要提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

在無錫各大市級醫(yī)院中廣泛推行使用醫(yī)院人事信息化系統(tǒng)協(xié)助辦公（見圖1.1），比如HIS醫(yī)院人事信息管理系統(tǒng)（Hospital Information System）、新點網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA自動化辦公系統(tǒng)）、考勤輔助模塊等。從上圖可見一套完整的醫(yī)院人事管理系統(tǒng)其實不僅僅包含HIS管理系統(tǒng)，還需要很多輔助模塊，并且如統(tǒng)計分析等模塊現(xiàn)在還沒有構(gòu)建出來。隨著信息化發(fā)展醫(yī)院日常運營與人事系統(tǒng)息息相關(guān)，開發(fā)一套與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)相兼容的系統(tǒng)是非常必要的。

二、依托于現(xiàn)行信息系統(tǒng)的干部檔案數(shù)字化管理

1.人事信息電子化存檔，有利于對紙質(zhì)資料的備份和保管。利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案信息，可以使醫(yī)院人事檔案時效性大為提高，并確保醫(yī)院人事檔案管理的全面性和真實性。人事檔案管理信息化可以把大量的檔案材料存放在U盤、光盤或硬盤上，這有利于節(jié)約資源，降低檔案管理成本。同時，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工， 易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，也提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。

2.檔案信息數(shù)字化管理，切實的提升了工作效率。以傳統(tǒng)方式管理人事檔案，往往因為檢索工具不全，浪費過多的時間與人力。采用人事檔案信息化管理后，利用計算機(jī)運算快、存儲量大、等特點，及時提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可以避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可以把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益。

3.實現(xiàn)人事信息資源共享，有效幫助院部決策。醫(yī)院要想合理選人、用人，就必須做好對人事檔案的管理。要想合理地對人力資源進(jìn)行配置， 使人力資源的價值能夠達(dá)到最大，降低醫(yī)院成本，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，就必須對醫(yī)院的人力資源進(jìn)行科學(xué)管理，使人事檔案信息管理能夠在人力資源管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用，達(dá)到醫(yī)院對人才管理的目的。

三、存在問題

1.信息基礎(chǔ)工作量大，管理人員專業(yè)化程度低。檔案信息數(shù)字化管理最首要的就是配備相應(yīng)專業(yè)知識和管理水平的人才。市級醫(yī)院科室復(fù)雜人數(shù)眾多，人事信息量大，然而從事檔案管理的專職工作人員卻很少，還往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅僅依靠一兩名兼職人員的管理，是很難做到錄入的及時性、完整性和準(zhǔn)確性的。

2.人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息化程度低。目前各人事檔案信息化程度僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以word 或 excel格式的電子存檔的量變，一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。這種程度的檔案信息管理難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用。

3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)出錯率高，難以及時更新。基于工作量大，專職管理人員匱乏，系統(tǒng)信息化程度低等上述因素，就會出現(xiàn)人事檔案信息的維護(hù)更新滯后的現(xiàn)象。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。在對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)需要了。

四、改進(jìn)設(shè)想

1.構(gòu)建由員工參與的檔案自助管理平臺。由員工參與的檔案自助管理平臺，就是請員工自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個對應(yīng)員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進(jìn)行統(tǒng)計與比對。建設(shè)需要員工主動參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大的減少了人事檔案專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認(rèn)識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時地改進(jìn)與提升。通過這樣一個檔案自助管理平臺，我們可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進(jìn)提升，把每個員工的信息，都設(shè)計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時，不在是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學(xué)歷的提升變化。

2.構(gòu)建人事檔案信息統(tǒng)計與分析模塊。醫(yī)院的發(fā)展離不開科學(xué)的人才工作計劃，對人事檔案管理進(jìn)行合理的分析必不可少。人才的培養(yǎng)和引進(jìn)都通過對人事檔案信息和人事檔案管理進(jìn)行綜合分析，傳統(tǒng)的檔案信息系統(tǒng)能夠做到簡單的查詢與檢索，但在統(tǒng)計與分析一塊的功能幾乎還是零的狀態(tài)。充分利用計算機(jī)的強大功能來處理干部人事檔案數(shù)據(jù)庫信息，錄入包括人才的學(xué)術(shù)動態(tài)、業(yè)務(wù)能力、科研水平、帶教業(yè)績等更完善干部信息，通過現(xiàn)代信息手段實現(xiàn)對人事檔案進(jìn)行梳理、統(tǒng)計和分析，促進(jìn)醫(yī)院之中學(xué)科、部門之間的合理交流及有序流動，避免在醫(yī)院中出現(xiàn)用非所學(xué)和人才積壓情況，使醫(yī)院的人力資源配置更加合理。

3.加強對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，增強干部檔案的隱私性與安全性。醫(yī)院干部人事檔案數(shù)字化管理平臺實現(xiàn)了人事部門對各項信息進(jìn)行了審核、發(fā)布、整理、歸納、綜合、分析與運用，使醫(yī)院人事檔案管理步入了高效、快捷的軌道。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷地提升。但是這個過程也會帶來一些安全隱患。因此，醫(yī)院人事檔案信息化管理工作要在網(wǎng)絡(luò)信息安全保密等方面制定出規(guī)章制度，要嚴(yán)明工作紀(jì)律，要求檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保信息安全。由于電子文件保存中存在著存儲材料及載體的易損毀等問題，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失。因此，要需要正確運用計算機(jī)的加密功能，處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系。