ERP環境下采購與付款環節的內部控制

摘 要：ERP已逐漸成為企業提高運行效率，增強企業在整個行業中競爭能力的有效手段，它的核心管理思想是實現對整個供應鏈有效的實時管理。如何建立與ERP環境相適應的內控制度，已經成為企業發展必須解決的焦點問題。本文將針對ERP環境下企業采購與付款業務內控關鍵控制點，規劃流程控制，設計內控制度，為企業應用ERP提供決策參考，使企業保持長遠且健康的發展。

關鍵詞：ERP系統 采購與付款 關鍵控制點 內控制度設計

一、確定ERP環境下的內部控制目標

采購與付款業務是企業經營活動的首要環節，采購管理在企業經營管理中占有重要的地位，采購成本的高低直接影響企業的最終利潤。采購與付款業務活動主要包括：編制采購計劃及請購，供應商開發，采購合同簽訂、采購訂單下達，貨物驗收入庫，應付賬款確認，貨款支付。ERP系統將這六個環節緊密貫穿在一起，形成一個完整的供應鏈條。

本文研究在ERP環境下如何建立和完善采購與付款業務的內部控制制度，實現內部控制目標，確保業務活動的真實性、規范性、合理性，為信息使用者及管理層提供及時準確的財務信息，保證各業務環節的銜接和有效配合工作，使企業的信息系統可以穩定、安全運行。

采購與付款業務的內控目標主要為：所記錄的采購都確已收到物品或已接受勞務，并符合采購方的最大利益，提高物資管理的效率、效益和物資供應保障能力；已發生的采購交易均已記錄；采購交易按正確的日期記錄；采購交易被正確記入應付賬款和存貨等明細賬中，并被正確匯總。

二、潛在風險及ERP環境下采購與付款業務內部控制的關鍵控制點

ERP是面向流程的，這就要求企業的業務流程本身具有較高的合理性，所以對現有流程進行梳理、復核和改進，制定出合理、標準、規范的業務流程至關重要。ERP的上線帶來了采購與付款業務內部控制關鍵控制點內容的改變。

1.明確員工崗位責任分工，不相容崗位相分離。企業通過設立不同的工作崗位，明確職責范圍，規定操作規程和處理程序，做到各盡其職，各負其責。在崗位設置時，考慮授權崗位和執行崗位的分離，執行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位分離等。通過不相容職責的劃分，各部門之間相互審查、核對和制衡，防止發生舞弊。

2.授權審批制度。企業應當建立嚴格的授權審批制度規范采購業務的操作，明確采購業務的審批人對審批事項及授權審批責任和有關控制要求，同時還要規定采購業務執行人員的行為準則，杜絕越權審批。

3.供應商管理。對于采購業務來說，供應商和采購部門的關系是較容易出現問題的環節。如果由詢價人員進行供應商的選擇，就有可能產生舞弊行為，這一環節關鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正。

4.記錄與憑證控制。在采購與付款各環節設置相關的記錄，加強請購手續、采購合同、驗收證明、入庫單、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。財務部門應審核業務部門提交的原始憑證，審核采購發票、入庫單的內容是否完整、記錄的數量金額是否正確。

5.采購與驗收控制。由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收。

6.付款控制。對應付賬款的付款憑證進行審核，檢查付款申請是否經過了授權審批程序。同時避免重復付款。

三、ERP環境下采購與付款的內部控制制度設計

1.編制采購計劃及請購。需求計劃管理包括需求計劃申報、采購策略制定、采購計劃編制、統計分析等管理工作。企業應要求生產、經營等部門按照實際需求準確編制需求計劃，并把有關計劃納入預算管理。歸口管理部門對于需求部門的申請，應根據主要考慮清單進行審閱，例如申請是否準確、完整及合理，是否在預算范圍之內，繼而進行審批或拒絕。

2.供應商開發環節。為了預防舞弊行為，并達到內部牽制的目的，企業應將供應商開發職能從采購部門分離，由獨立的部門負責供應商評估和準入，按照規定的標準和程序優選供應商，建立合格供應商目錄清單。然后按照規定的程序在ERP系統中建立供應商代碼，包括名稱、地址、開戶銀行及賬號，交易幣種等，對供應商信息進行統一管理。和物料編碼一樣，ERP也可以運用分類系統，通過參數設置和自動校驗來實現供應商編碼的唯一性。應付出納和會計無權在ERP中建立供應商資料。企業應建立供應商定期評審制度，除了初次合作需執行嚴格的供應商評審程序外，還需要定期對供應商資質及表現情況進行評審并更新供應商等級，避免業務風險。

3.采購合同簽訂、采購訂單下達。已經授權批準的采購需求會在ERP中轉入采購模塊。采購員根據已經批準的采購申請，通過比價議價，選擇供應商。對一些大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和成本的低廉。在ERP系統中創建采購合同或采購訂單，采購合同中應確定采購業務的全部細節，包括供應商，采購物品名稱規格，數量，單價等，交貨時間和付款條件，以便盡可能明確采購環節的責任以及事后的損失認定，進一步規避風險。采購合同由合同部、財務部、法律部門聯合會簽。

4.貨物驗收入庫。為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購、和財務部門的人員來承擔。貨物到達后，倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并嚴格按照采購訂單進行核對，包括數量和質量的要求。貨物到達并驗收合格后，倉庫收貨人員在ERP中對具體訂單號碼進行收貨，到貨和在途情況可以在訂單的歷史記錄中查詢。在貨物接收時。相關的采購訂單進行自動檢查，當差異超過了預先設置的容許界限時（即有關的交貨日期和數量）將會被拒絕。貨物接收的過賬導致庫存數據的及時修改，貨物的接收和發放的金額在財務模塊中同時進行相應的更新。收貨動作在生成物料憑證的同時，自動觸發會計分錄，確保了采購記錄、倉儲記錄和會計記錄的一致性，并打印入庫憑證。公司庫存物資實行“一本帳”管理，庫存實物物資全部納入信息系統進行統一管理，定期盤點，做到帳、卡、物相符。在ERP系統中，物料、單據采用連續編碼，這樣可以有效防止經濟業務的遺漏和重復，并可隨時進行追溯，查詢單據狀態。

5.采購發票校驗，應付賬款確認。合同部在系統內對入庫單、發票單據齊全的采購業務提交資金計劃，資金計劃被審批后，在系統內提交報賬單，并向財務部提交紙質合同、報賬單、發票、入庫單。財務部應付會計依據報賬單號碼進行查詢，復核紙質單據信息，包括：紙質單據是否齊全，是否與系統相符。復核付款方法、負債科目信息。應付會計調整尾差，完成計稅項錄入及物料類別的選擇工作。財務部復核會計對應付會計錄入信息及所涉及的會計科目進行審批。對于無誤的單據即可打印支付申請。不在資金計劃范圍內、單據不齊全的采購業務將無法創建支付申請單。對于有預付款項的交易，在收到供應商發票后，在系統中完成預付款核銷工作。

在ERP系統中，必須滿足三單匹配的條件系統才會生成相應的會計憑證，這樣便在款項支付前保證了會計信息的規范性和可靠性。系統對物料、紙質單據的編碼實現了實時追溯跟蹤功能。

應付管理與物資管理高度集成，二者可共享統一的供應商信息，通過發票校驗能夠有效地將財務管理與采購管理相關聯，通過應付管理追溯采購管理的詳細信息，使財務管理由靜態走向動態，經過處理的會計信息能同步反映企業物流、信息流的動態，為保證財務部門與前端業務職能部門的信息規范化控制提高了平臺基礎。

6.經過發票檢驗環節后，系統自動產生針對采購訂單中供應商的應付賬款。財務部出納人員收到經審核的支付申請單，依據付款單號，在系統中進行電子支付工作，完成貨款支付，保證了款項支付的真實性和合法性。款項付出后，系統自動以傳真或者郵件的形式通知供應商，有效地減少了供應商查詢，同時避免延遲付款帶來的信用風險。ERP系統中提供的報表管理功能，隨時可以從系統中查詢供應商的清賬管理情況，減少手工編制往來款臺賬的繁瑣和出錯可能。因此，通過ERP系統保證了采購過程數據信息的真實性、有效性和可監控性。

建立物資合同檔案管理目錄和臺帳，做好物資合同和相關資料的歸檔工作。物資合同檔案包括合同立項、談判、起草、審查、簽署、履行、糾紛處理過程中形成的立項材料、資信審查材料、審核會簽意見、授權委托書、生效合同文本、變更解除協議等文件。

四、結語

通過對采購與付款業務流程再設計，并與ERP系統流程相嵌合，企業各職能部門協調配合能力得到有效提升，提高了運作效率，整個經營活動更加符合科學合理的要求，企業管理水平得到顯著提升。

參考文獻：

[1]唐志豪、吳葉葵. ERP 環境下采購付款業務流程控制的審計[J]. 財會月刊.2012.

[2]李丹. ERP系統中采購與付款企業內控風險的會計監督 [J].財會月刊.2011.

作者簡介：李勍（1985.09—）女。民族：漢。北京。中級經濟師。會計核算管理。國網冀北電力有限公司物資分公司。