淺談新時(shí)期企業(yè)人力資源管理中的人事檔案工作

摘要：從新時(shí)期企業(yè)人力資源管理思路來分析，人事檔案工作反映著企業(yè)職工的工作經(jīng)歷、能力及成績(jī)，在一定程度上體現(xiàn)了員工的個(gè)人的基本信息以及以往的工作經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)又能展現(xiàn)出員工在工作中存在的問題，通過進(jìn)行分析，提出了一些針對(duì)人事檔案管理工作的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源管理方式 ；員工信息檔案管理工作

隨著時(shí)代的發(fā)展與信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，管理作為一種新的專業(yè)出現(xiàn)，無論哪個(gè)行業(yè)都離不開管理二字，一個(gè)國(guó)家從上至下都離不開系統(tǒng)的管理體制，一個(gè)集團(tuán)，一個(gè)企業(yè)，一個(gè)單位都需要管理來規(guī)范體制，運(yùn)營(yíng)操作，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格化管理一個(gè)必要的程序就是做好職工的人事檔案歸納整理，具體就是要落實(shí)到職工的人事檔案管理工作中。

1 當(dāng)代企業(yè)單位中對(duì)于人事管理存在的問題

1.1 企業(yè)單位中對(duì)于職工檔案的不規(guī)范化管理。目前的很多公司、中小企業(yè)、單位都存在人事管理的問題，主要就是問題就是管理僅拘于形式，致使人事檔案管理工作呈現(xiàn)出敷衍狀態(tài)，未涉及實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，久而久之形成渙散的管理形式，從而不能有效發(fā)揮職工的工作潛能。

1.2 當(dāng)代企業(yè)單位對(duì)于員工人事檔案的失察。目前企業(yè)單位人員眾多，雜亂，沒有按照合理的手續(xù)登記自己的信息，同時(shí)信息的更換公司管理人員沒有做到及時(shí)的補(bǔ)充說明，導(dǎo)致信息雜亂無章，沒有做好補(bǔ)充不完整的職工信息，甚至還會(huì)造成企業(yè)中人事檔案的破損、缺漏和丟失。這就給企業(yè)和職工都造成了不小的麻煩。對(duì)企業(yè)來說，人事檔案的作用得不到應(yīng)有的實(shí)際發(fā)揮，破壞了檔案管理的有效性；對(duì)職工來說，確實(shí)也是工作單位對(duì)自己情況了解的失職，很容易對(duì)員工自身造成一定困擾，這就提醒公司企業(yè)，要對(duì)自己招聘來的員工情況進(jìn)行了解，關(guān)愛員工，減少類似于富士康之類的事件發(fā)生，也是公司集團(tuán)對(duì)社會(huì)的責(zé)任。

1.3 當(dāng)代企業(yè)單位要運(yùn)用新型的人才信息管理體制。首先得從體制上進(jìn)行創(chuàng)新，既然之前公司對(duì)于員工的人事檔案不夠重視，這是一種錯(cuò)誤的管理方式，那么要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的飛速發(fā)展，從招聘開始就應(yīng)該對(duì)自己公司的員工進(jìn)行信息檔案的登記，采取合理的先進(jìn)的科學(xué)的人事檔案管理體制，充分發(fā)揮員工本身的潛在能力，這是超越同行一個(gè)相當(dāng)有用的決策。關(guān)鍵看公司企業(yè)對(duì)員工能力的了解程度，是否真的能發(fā)揮他的長(zhǎng)處，得看公司是否能發(fā)現(xiàn)這一點(diǎn)。

1.4 采用準(zhǔn)確的員工人事檔案信息。一個(gè)公司企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)不斷的進(jìn)入新的員工，所以員工人事檔案的更新、完善、修改就會(huì)變得尤其重要，一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)就會(huì)造成錯(cuò)誤的人員信息，不能直觀、準(zhǔn)確、清楚的反映出來，這樣的信息就是沒有意義的，要對(duì)員工的信息進(jìn)行分類整理歸納。

1.5 企業(yè)單位人事檔案整理工作手段滯后。現(xiàn)代企業(yè)中，電子化存檔已經(jīng)普遍存在，用計(jì)算機(jī)上的檔案管理軟件對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理，是新時(shí)期企業(yè)人力資源管理的一種方式。但是有的單位人事檔案工作還存在使用最傳統(tǒng)方式存檔的方式，非常不方便，不能有效為企業(yè)選拔人才機(jī)制提供有效快捷的途徑。

2 完善新時(shí)期職工檔案管理手段

通過以上論述，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的人事檔案信息管理手段還存在很多問題與弊端。要不斷的完善企業(yè)的人事檔案管理方式，用新的信息技術(shù)代替舊的傳統(tǒng)的人事管理方式，充分利用信息技術(shù)的發(fā)展，提升人事檔案的技術(shù)性。

2.1 充分利用人力資源管理方面人才，提高管理人員素質(zhì)。管理好人事檔案方面的工作，需要專門的人力資源管理方面的人才，這些人有充分的專業(yè)知識(shí)，能夠系統(tǒng)的管理好員工人事檔案方面的工作，這對(duì)于一個(gè)公司企業(yè)來說是十分重要的，所以一個(gè)公司必須要有這方面人才，提高管理人員專業(yè)方面的素質(zhì)。

2.2 員工人事檔案的科學(xué)技術(shù)化處理

2.2.1 在系統(tǒng)的錄入員工的人事檔案時(shí)，要注意整個(gè)過程的完整性。具體到每個(gè)細(xì)節(jié)，注意到每類人群，對(duì)檔案信息的管理要嚴(yán)之又嚴(yán)，嚴(yán)格處理，對(duì)于新來員工，離職員工以及退休死亡的職工也應(yīng)建立電子檔案保存，以備不時(shí)之需，保證檔案的清晰與完整。

2.2.2 對(duì)于企業(yè)員工的人事檔案要留足備份。員工人事檔案之類的東西比較重要，要留足備份，以備不時(shí)之需，遇到錯(cuò)誤，重復(fù)等問題可以及時(shí)查找修改。方便快捷的好辦法。

企業(yè)員工的信息要由專人嚴(yán)格保管，未經(jīng)允許，不能擅自調(diào)出。這是企業(yè)對(duì)于員工信息應(yīng)盡的保護(hù)之責(zé)。

2.2.3 企業(yè)對(duì)于員工信息要時(shí)常進(jìn)行監(jiān)督核查。及時(shí)更新員工的人事檔案，掌握員工最新的信息檔案，拉近企業(yè)與員工之間的距離。

3 創(chuàng)新管理檔案管理方式的必要性

3.1 信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，利用信息技術(shù)處理人事檔案不足為奇，是管理方式創(chuàng)新的一種體現(xiàn)，應(yīng)該充分利用這一優(yōu)勢(shì)，好好把握科技的便利，做好人事管理的新方式。

3.2 在企業(yè)人事管理工作人員的選拔上，要招聘高素質(zhì)的專業(yè)人員，才有這一方面的經(jīng)驗(yàn)，工作起來才能更加得心應(yīng)手，管理類專業(yè)更能派的上用場(chǎng)，提高檔案管理員的知識(shí)儲(chǔ)備量，充分發(fā)揮其在企業(yè)管理方面的優(yōu)勢(shì)。

3.3 制度管理創(chuàng)新，從制度上進(jìn)行創(chuàng)新，擇優(yōu)錄取，確保其工作人員具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，樹立強(qiáng)有力的企業(yè)責(zé)任意識(shí)，從而培養(yǎng)出“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”等綜合性的檔案管理人才。做一名新時(shí)代的企業(yè)管理人員。

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