信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘要：檔案管理的對象是社會生產(chǎn)生活中形成的各種各樣的文字、圖表、影像等各種原始的、不可再生的信息。當(dāng)前，在信息化社會里，技術(shù)手段不斷進(jìn)步，而這就對檔案管理工作提出了更高的要求。為此，我們應(yīng)要認(rèn)真分析和解決目前工作中的問題，并創(chuàng)新檔案管理的方式方法，以適應(yīng)信息化時代的要求。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；

當(dāng)前，計算機成為社會生活和生產(chǎn)的主力，與此同時，人們的生活和工作也發(fā)生了深刻的變化。計算機存儲量大、運算速度快和自動化程度高等特點，也對檔案管理造成巨大的影響，同時也推動檔案管理工作發(fā)生了巨大的變革，而這也促使我們研究創(chuàng)新檔案管理的方法。

一、信息化條件下檔案管理的內(nèi)容和特點

隨著信息技術(shù)的深入，一些傳統(tǒng)行業(yè)和工作部門也發(fā)生了愈來愈深刻的變化，檔案管理工作就是如此。大量新技術(shù)、新的管理手段被廣泛采用，新的管理理念逐漸占據(jù)主導(dǎo)地位，使得檔案管理這個原本較為傳統(tǒng)和保守的部門也呈現(xiàn)出很多新的內(nèi)容和特點。

1.1 信息化檔案管理內(nèi)容

檔案管理工作其實就是管理包含大量信息資源的載體。傳統(tǒng)的檔案管理工作，是建立在大量的人工操作基礎(chǔ)上的，檔案信息的記錄、收集、整理，全部為人工操作。而在信息時代，檔案管理人員在收集整理相關(guān)的檔案資源的時候，可以利用信息技術(shù)手段。通過采用信息技術(shù)手段，降低人工操作的難度，節(jié)省人力和資源，提高工作效率，加大檔案的利用率，使得檔案的保存和整理更加科學(xué)合理，更加安全高效。同時，信息技術(shù)可以降低傳統(tǒng)檔案管理工作中的誤差，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和流水線操作。不過，即使是在信息時代的檔案管理工作，同樣必須在行政機構(gòu)的監(jiān)管下進(jìn)行。

1.2 信息化檔案管理的特點

第一，用信息化技術(shù)和手段管理檔案是建立在一系列法律法規(guī)的基礎(chǔ)上的。我國制定了相關(guān)的法律條文和管理標(biāo)準(zhǔn)，為采用信息化技術(shù)參與檔案管理建立法律保障。同樣，檔案的信息化管理工作也必須遵守相關(guān)的法律法規(guī)，遵守行政主管部門的要求和制度。

第二，在信息化時代，檔案管理工作有著鮮明的信息技術(shù)特點，那就是檔案電子化，這是信息技術(shù)獨有的特征。就是說，不同于傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文件，在信息技術(shù)條件下，檔案是一種電子文件，是一種以電子形式保存的文字、圖像、圖片等信息。作為一種信息資源，它對信息的提供者和使用者都產(chǎn)生了很大的影響。

第三，在檔案管理信息化中，信息技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)只是檔案管理的一種手段。借助信息技術(shù)這個平臺，實現(xiàn)了先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和檔案管理的結(jié)合，利用信息技術(shù)的特點和優(yōu)越性，實現(xiàn)檔案管理的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，創(chuàng)新管理方式，提高工作效率。

二、如何創(chuàng)新檔案管理工作

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

要想真正創(chuàng)新檔案管理工作，就首先要轉(zhuǎn)變思想觀念。任何創(chuàng)新都是打破舊有的藩籬，是觀念上的革新。所以，創(chuàng)新檔案管理工作也要從思想觀念上做起，要破除一切阻礙創(chuàng)新的束縛，把檔案管理觀念上的破舊立新作為創(chuàng)新的動力，以推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的要求，追蹤新技術(shù)發(fā)展趨勢，積極更新新理念，研發(fā)新技術(shù)，通過技術(shù)手段的革新改變我們檔案管理工作的落后面貌和不足之處，提高我們檔案管理的水平，建立開放、與時俱進(jìn)的新的檔案管理理念。要善于利用技術(shù)手段，利用網(wǎng)絡(luò)等新興平臺，充分發(fā)揮出信息化的檔案管理的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案等的信息資源共享，提高檔案資源的利用效率。

2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

信息時代下的檔案管理，是在檔案管理的傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上加以改革創(chuàng)新后逐步建立形成的。在新的技術(shù)手段的參與下，其服務(wù)方式也有必要加以改革創(chuàng)新。以更加方便快捷的服務(wù)方式，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的效率低下的服務(wù)方式，用系統(tǒng)自動化智能化的電子文件運行程序代替?zhèn)鹘y(tǒng)的工作流程，提高檔案的收集、管理、整理和使用的效率。

2.3 服務(wù)領(lǐng)域的拓展

隨著我國社會生活的日益變化，信息化程度的不斷提高，檔案對人們的重要性也在日益提升，檔案查詢的頻率越來越高，需要查詢相關(guān)信息的范圍也在不斷擴展，這就要求檔案管理工作要要有新內(nèi)容。在滿足公民查詢檔案的同時，也要維護(hù)公民的合法權(quán)益。要準(zhǔn)確把握當(dāng)前社會的需要，學(xué)習(xí)領(lǐng)會相關(guān)政策信息，更好地服務(wù)大眾，要不斷拓展檔案管理的內(nèi)容和服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)方式方法，跟上社會發(fā)展的步伐，適應(yīng)新時期社會發(fā)展的要求。

三、信息時代下具體的檔案管理方法

3.1 檔案管理現(xiàn)代化

在科技發(fā)展越來越快的今天，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對我國人們生活和工作的影響越來越深，也越來越普及。信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的方向。在這個大的環(huán)境背景下，為了適應(yīng)信息化技術(shù)的要求，檔案管理工作也必須有所轉(zhuǎn)變，要加快檔案信息的電子化，并對這些電子文檔進(jìn)行科學(xué)保存，要積極引入科學(xué)快捷方便的辦公系統(tǒng)軟件，如CAM、ERP和信息管理系統(tǒng)等，以更好地加強檔案管理和提高信息化水平，適應(yīng)管理的現(xiàn)代化要求。

3.2 推進(jìn)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化

建設(shè)一個完善的適應(yīng)時代要求的檔案管理體制，就要緊密結(jié)合時代的基本特征。當(dāng)前，我們這個時代最突出的特征就是信息化和網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。因此，我們要積極利用先進(jìn)的技術(shù)手段，在檔案管理工作中大力推廣數(shù)字技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫以便更好地保存電子文檔。要創(chuàng)新管理方式和服務(wù)理念，把檔案管理系統(tǒng)和其他的社會公共服務(wù)系統(tǒng)結(jié)合在一起，形成一個大的綜合性的社會服務(wù)體系和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，簡化服務(wù)流程和環(huán)節(jié)，推廣網(wǎng)上服務(wù)，提高檔案的利用效率。要提高服務(wù)意識，積極利用數(shù)字技術(shù)，更好的滿足信息化時代人們的要求。

3.3 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，我國檔案管理工作還沒有實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化體系化，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不健全，規(guī)范不一致，在信息化建設(shè)過程中也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，操作軟件較為混亂，發(fā)揮不出硬件上的優(yōu)勢，造成了檔案管理上各部門、各區(qū)域的條塊分割，出現(xiàn)一個個信息孤島。為此，要首先建立一個全行業(yè)性的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案的管理軟件也要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，方便大范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)對接和資源共享，

結(jié)語

總而言之，隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展進(jìn)步，信息化水平和網(wǎng)絡(luò)水平的發(fā)展提高，檔案管理得到社會各界的高度重視，人們的生活也更加依賴檔案管理工作。為了滿足人們的需要，我們應(yīng)積極利用一切的先進(jìn)技術(shù)手段，提高檔案管理的信息化水平，創(chuàng)新檔案的管理方式和管理流程，讓信息時代下的檔案管理工作更好的服務(wù)于人民群眾。

參考文獻(xiàn)

[1]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化.2018（12）