試論信息化背景下如何加強數字檔案管理

摘要：進入二十一世紀之后，我國經濟發展水平以及科技發展水平得到了極大的提升，隨著互聯網信息技術的發展，目前信息技術已經應用到各行各業中，有效促進了各行各業的快速發展。在檔案管理工作中，僅僅依靠傳統的檔案管理模式很難使得其滿足現代化社會發展需求。基于此，本文主要就對數字檔案的特點以及其存在的問題進行探討，并且分析信息化背景下信息技術給予數字檔案管理的幫助和改進，積極應用信息化技術來促進數字檔案管理工作的有效開展。

關鍵詞：信息化背景；數字檔案管理；管理制度；問題

就目前而言，數字檔案管理以及成為檔案管理工作的必然發展趨勢，信息檔案管理工作的有效開展可以使得檔案信息以新型的信息技術被儲存起來，并且能夠借助信息技術對檔案信息進行傳輸，這樣不僅能夠給檔案管理工作者提供很大的便利，而且還可以使得人們查閱檔案信息的效率得到有效的增加。但是目前我國的數字檔案管理過程中依舊存在一系列問題，比如一些安全性問題等，這些問題的存在限制了數字檔案管理工作的開展。因此，需要對這些問題進行探討，并且針對性提出改進對策，幫助我國數字檔案管理工作做得更加到位。

一、數字檔案的特點

就傳統的檔案管理工作中，其復雜程度相對于數字檔案管理工作而言是比較復雜的。在傳統的紙質檔案管理工作中，對檔案室的環境要求是比較好的，一旦檔案室出現潮濕等情況，會導致很多紙質檔案發霉、腐爛，導致一些重要信息的丟失。但是使用現代化的數字檔案就可以有效的避免這些問題，主要就是因為數字化檔案可以使用體積很小的硬盤來儲存檔案信息，體積如同指甲大小的硬盤就可以儲存幾百G甚至幾個T的數據容量，這遠遠超過了一個檔案室能夠儲存的檔案信息量，這在極大程度上降低了檔案管理的成本，而且對檔案信息進行搜尋時也比較方便。更為重要的就是可以對這些檔案信息進行加密處理，使得檔案信息的安全性變得更高，減少數據丟失的可能。由此可見，數字檔案的特點相對比較突出，其快捷性、安全性等特點促進了數字檔案的快速發展。

二、數學檔案管理存在的問題

雖然信息技術在數字檔案中的應用是比較重要的，帶動了數字檔案管理工作效率的提高，但是數字檔案在管理過程中也不乏會存在一系列問題，這些問題的存在導致數字檔案管理工作存在偏差。首先，數字檔案管理工作的安全性問題，因為檔案信息存儲的介質往往是會受到外界磁場等介質的影響和干擾，如果外界因素干擾較為嚴重，就會導致很多檔案信息丟失，這無疑會給數字檔案管理工作帶來毀滅性打擊。與此同時，數字檔案本身就是與互聯網結合在一起的，互聯網本身也存在一些不安全性，因此接入互聯網的檔案管理就有可能會受到黑客的攻擊，這屬于其安全性問題。其次，數字檔案在使用過程中也會存在一些人為危害問題，如果人為危害發生，就可能會導致檔案信息大量損失，人為危害主要分為兩類，第一類就是不法分子的網絡攻擊，不法分子往往會攻擊一些重要數據信息，一旦檔案信息被攻破，那么這些信息流露在市場上，就會給社會帶來不良影響；第二類就是檔案管理工作人員自身操作問題，有些檔案管理人員專業技能不是很好，對信息互聯網技術使用技能不是很好，導致其工作過程中出現一些檔案誤刪、損失等問題。基于此，就需要對這些問題進行針對性解決，從而使得數字檔案管理工作能夠做的更加到位。

三、信息化背景下數字檔案管理的改進

（一）加強硬件設施的管理

在數字檔案管理工作中，最基本的就是要做好硬件設施管理工作，否則無法發揮出信息化背景下數字檔案管理的高效性。在信息化背景下，數字檔案管理人員要嚴格按照信息化技術做好檔案信息管理工作，定期對硬件設施等進行維護管理，避免硬件設施出現不穩定情況，從而避免各種重要檔案信息的丟失和破壞。為了更好的改進數字檔案管理工作，首先政府和檔案部門應該投入大量資金來采購高質量、高性能的硬件設施，對硬件設施進行系統化檢驗；其次要做好數字檔案硬件設施的維護工作，確保硬件設施時刻處于高效工作狀態，從而使得信息化背景下數字檔案管理工作得到有效改進。

（二）建立完善的管理制度

想要確保數字檔案管理工作的順利開展，需要在檔案管理部門建立完善的管理制度。首先要嚴格按照管理制度要求規范每一個檔案管理工作人員的工作內容和工作模式，要求數字檔案管理人員熟悉工作流程，從而確保數字檔案管理的網絡安全。其次，為了進一步提高數字檔案管理信息的安全性，檔案管理部門應該引進先進殺毒軟件和防護軟件，對可能存在的計算機病毒進行高效處理，從而避免檔案信息丟失后果發生。最后，檔案管理部門應該恪盡職守的做好檔案管理工作，嚴格按照制度要求利用信息化技術強化數字檔案信息的安全管理，使得數字檔案管理工作做得更加到位。

（三）滿足用戶的多元化需求

數字檔案管理人員應該秉承著“為人民服務”的態度和理念做好檔案管理工作。就目前而言，人們對檔案管理工作的要求變得越來越高，檔案管理部門承擔著檔案多元化管理的責任，為了能夠服務更多個人、企業以及政府等，檔案管理部門應該具備滿足用戶多元化需求的特征。因此，檔案管理工作人員應該積極學習先進的計算機知識，根據用戶的實際需求針對性的開發出新型的檔案管理技術和檔案管理模式，為用戶提供更加針對性、人性化的服務。另外，數字檔案管理人員與用戶之間還應該建立良好的溝通渠道，了解用戶需求，聆聽用戶意見，不斷改進、提升數字檔案管理工作水平。

四、結語

綜上所述，數字檔案管理工作的開展對檔案信息的安全性儲存意義重大。信息化背景下的數字檔案管理工作變得越來越好，檔案管理效率越來越高，成本開支也變得越來越小。因此，在接下來，檔案管理部門應該利用更為先進的信息化技術和數字化技術對檔案信息進行管理，促進數字檔案館事業的可持續發展。

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